Электронные трудовые книжки: вопросы 2021 года

В течение всего прошлого года компании учились работать с, так называемыми, электронными трудовыми книжками. В принципе, правила работы понятны. Но на практике по-прежнему возникают вопросы. Наиболее актуальные рассмотрим в статье.

Может ли компания в 2021 году оформить дубликат трудовой книжки?

Вопрос возникает в связи с тем, что в силу положений п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, бумажные трудовые книжки на сотрудников, которые только начинают трудовую деятельность, не оформляются. Из этого правила многие делают вывод, что, начиная с 2021 года, работодатели вообще не вправе оформлять трудовые книжки на бумажных носителях.

Между тем, при введении правил формирования информации о трудовой деятельности в электронном виде, законодатель не изменил порядок оформления дубликатов трудовых книжек.

В 2021 году по-прежнему продолжает действовать правило, в соответствии с которым, работник, потерявший трудовую книжку, для ее восстановления должен обратиться к работодателю по последнему месту работы. Работодатель, в свою очередь, получив заявление бывшего работника, обязан оформить дубликат трудовой книжки в течение 15 дней. Этот порядок закреплен в п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Нововведения 2020 года в отношении электронных трудовых книжек не отменяют указанную обязанность компаний. Поэтому, если бывший работник обращается к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки и представляет необходимые документы, дубликат надо оформить по общим правилам. При этом следует учитывать, что оформить дубликат обязан именно последний работодатель. 

Новый работник заявляет, что он потерял трудовую книжку. Можно ли ему в 2021 году оформить новую?

Этот вопрос взаимосвязан с предыдущим. По правилам, у гражданина, потерявшего бумажную трудовую книжку, есть два варианта действий:

1. Обратиться к последнему работодателю для оформления дубликата. В этом случае в документе будет отражен весть стаж работника, подтвержденный документально.

2. При поступлении на новую работу обратиться к работодателю с заявлением с просьбой оформить новую трудовую книжку. В такой ситуации в новой трудовой книжке записи о прежних местах работы не будет, компания отражает в трудовой книжке информацию только «свой» стаж.

Именно второй вариант в 2021 году вызывает вопросы. Здесь также следует отметить, что часть 5 ст. 65 ТК РФ, устанавливающая данную обязанность работодателя, в 2021году действует в прежнем виде. Законодатель порядок выдачи новой трудовой книжки взамен утерянной не менял. Но это означает, что работодатель должен в 2021 году оформить сотруднику новую бумажную трудовую книжку. Вправе ли он это сделать? Ответ – да, вправе. Данный вывод подтверждает и Роструд (письмо Роструда от 31.03.2021 № ПГ/06237-6-1). Но здесь необходимо учитывать следующее.

В соответствии с п .8 ст. 2 Закона 439-ФЗ запрещается оформлять бумажные трудовые книжки только на тех работников, которые впервые трудоустраиваются в 2021 году. Соответственно, если для сотрудника это не первое место работы, указанный запрет не действует.

Но здесь возникают следующие вопросы. Как новому работодателю узнать, что сотрудник ранее уже работал? Не отказался ли он по прежнему месту работы от бумажной трудовой книжки?

Для того, чтобы иметь основания для оформления новой бумажной трудовой книжки в 2021 году от работника надо получить следующие документы:

1. Заявление.

В заявлении сотрудник должен описать причины, по которым он просит оформить новую трудовую книжку. Также в заявлении сотрудник должен отразить, что ранее он уже работал по трудовому договору и по прежнему месту работы не отказался от бумажной трудовой книжки. Заявление пишется в произвольной форме.

2. Форму СТД-ПФР

В форме СТД-ПФР фиксируется информация о трудовой деятельности каждого гражданина. Формирует данный документ Пенсионный фонд РФ. Легче всего запросить данную форму через портал Госуслуги.

Составляется СТД-ПФР по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. В данном документе фиксируется информация о трудовой деятельности, начиная с 2020 года, а также о более ранних периодах, если эти сведения отражены на лицевом счете гражданина в Пенсионном фонде.

Также из данной формы вы получите сведения, подавал ли ранее сотрудник заявления о выборе бумажной или электронной трудовой книжки.

Если из формы СТД-ПФР будет следовать, что сотрудник ранее работал и по прежнему месту работы заявление об отказе от бумажной трудовой книжки не подавал, ему при поступлении на работу можно будет оформить бумажную трудовую книжку. При этом информацию о прежних местах работы вносить в нее не надо.

Но работнику надо также объяснить, что в том случае, если он хочет, чтобы в трудовой книжке был отражен весь прежний трудовой стаж, ему необходимо обратиться по последнему месту работы и получить дубликат трудовой книжки. Оформить данный документ новый работодатель не вправе.

Кадровая отчетность – это легко

Быстро заполнить и сдать формы отчетности вы можете в электронном виде, используя сервисы для отчетности от Такском. Компания имеет более чем 20-летний опыт разработки сервисов для обмена электронными документами с госорганами и предлагает несколько решений на выбор: программное, встроенное в 1С и в формате онлайн-кабинета.

Электронная кадровая отчетность от Такском это:

— автоматическая проверка отчетов на ошибки перед отправкой;

— текстовые подсказки при заполнении форм;

— индивидуальный календарь бухгалтера, напоминающий о сроках сдачи;

— подтверждения о получении документов госорганом;

— широкий круг получателей отчетности – не только ПФР, но и ФНС, ФСС, Росстат, Центробанк, Росприроднадзор и другие.

Подобрать нужное решение и тарифный план можно здесь, а если возникли вопросы – оставьте свой телефон, и наши специалисты перезвонят вам для консультации.