Форма СТД-Р: основные вопросы работодателей

Переход на электронные трудовые книжки повлёк за собой введение ряда новых документов. Так, появилась новая форма СТД-Р, оформление которой в зоне ответственности работодателя. 

Организации выдают работникам эту форму с 2020 года, но по-прежнему на практике возникают многочисленные вопросы. 

Самые актуальные разберём в данной статье. 

Каким работникам компания обязана выдавать СТД-Р 

Работодатель обязан выдавать форму СТД-Р только тем работникам, на которых бумажная трудовая книжка не ведётся (ч.5 ст.66 ТК РФ). 

Это две категории: 

— Те, кто отказались от бумажной трудовой книжки, написали работодателю соответствующее заявление и получили документ на руки. 

— Те, кто впервые устроился на работу с 1 января 2021 года. У таких сотрудников нет права выбора формы ведения трудовой книжки, для них предусмотрено формирование сведений о трудовой деятельности только в электронном виде (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). 

Если на работника ведётся бумажная трудовая книжка, выдавать ему форму СТД-Р работодатель не обязан. 

Здесь надо отметить, что многие кадровики и бухгалтеры перестраховываются и выдают СТД-Р всем работникам. Конечно, в такой ситуации нарушения не будет, никакая ответственность для работодателя не наступает, но вы сами себе усложняете документооборот. 

Основные правила такие: 

— Если работник не отказался от бумажной трудовой книжки, вы ведёте его трудовую книжку по общим правилам. Помимо этого, сдаёте в Пенсионный фонд форму СЗВ-ТД. 

— Если у работника бумажной трудовой книжки нет (он отказался от документа или первый раз устроился на работу после 1 января 2021 года) ему надо по запросу или при увольнении выдать СТД-Р. На работника в Пенсионный фонд надо представлять СЗВ-ТД. 

В каких случаях надо выдавать СТД-Р 

Этот вопрос также урегулирован статьёй 66.1 ТК РФ. Выдать форму надо: 

— По заявлению работника 

Для получения СТД-Р работник должен представить вам письменное заявление или направить заявление на электронную почту работодателя. Обратите внимание, что в заявлении работник указывает, в какой форме он хочет получить документ (бумажной или электронной). Вы должны составить СТД-Р именно по той форме, которая указана в заявлении работника. На подготовку заявления работодателя даётся три рабочих дня. 

— При увольнении 

Форму надо выдать работнику в день увольнения. При этом он не должен писать заявление на получение СТД-Р. За невыдачу формы предусмотрена материальная ответственность работодателя (ст.234 ТК РФ). 

Ещё раз обратите внимание: данная обязанность возникает у работодателя только в отношении работников, у которых нет бумажной трудовой книжки. 

Основные вопросы, возникающие на практике 

Сколько раз работник может обращаться с заявлением о выдаче СТД-Р? 

Трудовое законодательство не ограничивает работника, поэтому запрашивать форму он может неоднократно, по необходимости. Отказать в предоставлении СТД-Р работодатель не вправе. 

Если заявление о выдаче СТД-Р подал работник, у которого есть бумажная трудовая книжка, можно ли ему отказать? 

Да, вы вправе отказать в выдаче формы такому работнику. У работодателя нет обязанности выдавать СТД-Р в такой ситуации. 

При приёме на работу сотрудник предъявил СТД-Р: забирать или возвращать 

Один из самых частых вопросов кадровиков связан с порядком хранения СТД-Р. Предположим, работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки. При трудоустройстве в вашу организацию он предъявляет форму СТД-Р и трудовую книжку с закрывающей записью (для ознакомления). 

На основании этих документов кадровик заполняет личную карточку Т-2, вносит информацию об общем стаже работника. Трудовую книжку работнику надо вернуть. Оставлять её в организации вы не вправе. Этот документ работник предъявляет исключительно для ознакомления. 

А как быть с формой СТД-Р? К сожалению, порядок действий кадровика законодатель не предусмотрел. В этой связи представители Роструда поясняют, что работодатель вправе оставить документ у себя на хранение или же после заполнения личной карточки, вернуть его работнику. 

Целесообразно СТД-Р оставить в организации, этот документ подтвердит стаж работника при необходимости. А при увольнении, вернуть форму владельцу. 

Забыли выдать СТД-Р при увольнении: какие последствия 

В вопросе выдачи СТД-Р при увольнении надо проявлять внимательность. Законодатель за невыдачу документа предусмотрел такие же последствия, как и за задержку трудовой книжки (ч.1 ст.234 ТК РФ). 

Так, компания должна возместить работнику не полученный им заработок, во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. 

В частности, такие последствия возникают при задержке предоставления сведения о трудовой деятельности (СТД-Р). 

Но здесь встаёт вполне закономерный вопрос: каким образом отсутствие у работника формы СТД-Р может помешать дальнейшему трудоустройству? 

Дело в том, что в любой момент каждый может получить аналогичную форму СТД-ПФР в Пенсионном фонде, например, оформив запрос через портал Госуслуги. 

Тем не менее в день увольнения работнику, который перешёл на электронную форму ведения сведений о трудовой деятельности, надо выдать СТД-Р. 

Причём, если в день увольнения сотрудник на работе отсутствует, форму СТД-Р на бумажном носителе ему надо направить по почте с уведомлением о вручении. Запрашивать согласие работника на пересылку документа по почте не надо (ч. 6 ст.84.1 ТК РФ).