Кадровая отчётность в госорганы: что и куда сдавать

• Что такое кадровая отчётность и зачем она нужна
• Какие виды кадровой отчётности бывают
• Внешняя и внутренняя отчётности
• Регулярная и нерегулярная отчётность
• В какие госорганы отправляют кадровую отчётность
• Какие формы входят в состав кадровой отчётности
• Росстат
• СФР
• ИФНС
• Военкоматы
• ЦЗН
• МВД РФ
• Когда составляют и сдают кадровую отчётность
• Росстат
• СФР
• ИФНС
• Военкоматы
• ЦЗН
• МВД РФ
• Какие штрафы предусмотрены за отсутствие кадровой отчётности
• Подготовка кадровой отчётности с «Такском»

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых есть наёмные работники, должны сдавать кадровую отчётность. В 2025 году обновились некоторые формы сдачи отчётности. Что входит в понятие кадровый учёт и куда необходимо отчитываться, — рассказываем в нашей статье.

Что такое кадровая отчётность и зачем она нужна

Кадровый учёт ведут все юридические лица и предприниматели, у которых есть наёмные работники — те, которые заключили трудовой договор или ГПХ с работодателем. Ведение кадрового учёта необходимо как для деятельности самих компаний или ИП, так и для контролирующих эту деятельность государственных органов.

Одна из важных функций кадровой отчётности — получение СФР сведений о сотрудниках от юридических лиц и ИП для учёта страховых взносов и последующего расчёта пенсии. Помимо этого, кадровый учёт необходим для военкоматов (например, для вызова сотрудника через работодателя). Без него не обойтись при учёте отпусков и больничных.

Вопросы ведения кадрового учёта и отчётности содержатся в Трудовом кодексе РФ и ряде других нормативных актах профильных министерств и служб.

Стоит отметить, что кадровая отчётность — самая многочисленная. Уточнить, какие именно отчёты нужно сдавать вашей компании или ИП, можно на официальном сайте Росстата. Сделать это можно по ИНН на странице получения данных о кодах статистики и перечня форм.

Какие виды кадровой отчётности бывают

Кадровую отчётность можно классифицировать по нескольким критериям, например, по назначению (внутренняя и внешняя), по периодичности (регулярная и нерегулярная), по видам государственных органов, в которые отчёты предоставляются работодателем.

Внешняя и внутренняя отчётности

Всю отчётность по кадрам можно разделить на внутреннюю и внешнюю.

• Внутренняя
  Кадры ведут внутреннюю документацию для руководства юридического лица или ИП для анализа деятельности, а также бухгалтерского учёта. Внутренние отчёты представляет собой оперативную информацию о принятых на работу и уволенных сотрудниках, расчёты текучести кадров, показатели заболеваемости, возраста и квалификации и т.д. Во многих случаях в этих отчётах используется не стандартизированный формат, а принятый в организации (таблица или текст).
• Внешняя
  Этот вид кадровой отчётности направляется в различные государственные органы, и специфика их деятельности определяет форматы подачи отчётов для организаций и ИП. Виды экономической деятельности самой компании влияет на перечень отчётов, которые потребуется сдавать в госорганы.

Регулярная и нерегулярная отчётность

К нерегулярной отчётности можно отнести ту, которая сдаётся не каждый месяц, квартал или год. Например, это отчёт, который нужно направить в государственный орган раз в два или три года и др. С введением ЕФС-1 и проактивных выплат отчётность организации подается не только в отведённые даты, но и постоянно, ведь сроки подачи отсчитываются от момента каждого трудового события или поступления документа от госоргана.

Всё остальное относится к регулярной кадровой отчётности.

В какие госорганы отправляют кадровую отчётность

Организации и ИП должны сдавать кадровую отчётность по своим сотрудникам в:

• Росстат — форму № 1 (кадры), П-4, П-4 (НЗ), № 1-Т (проф) и др.;
• СФР — ЕФС-1 и ответы на запросы по электронным листкам нетрудоспособности, а также заявление и справка, подтверждающие основной вид экономической деятельности;
• ИФНС — расчёт по страховым взносам, отчёт по форме 6-НДФЛ, персонифицированные сведения о физлицах;
• Военкоматы — форму № 6, форма №18 (карточка учёта организации) и пр.;
• Центр занятости населения — уведомление о предстоящей ликвидации предприятия или введении режима неполного рабочего дня и/или неполной рабочей недели, отчёт о свободных вакансиях и др.;
• МВД России — уведомления о принятых или уволенных иностранных сотрудниках и др.

В некоторых случаях кадровая отчётность может понадобится и другим отраслевым ведомствам, однако в данной статье мы их не рассматриваем.

Какие формы входят в состав кадровой отчётности

Теперь рассмотрим более подробно формы кадровой отчётности для государственных органов.

Росстат

Кадровую отчётность в Росстат сдают по формам статистического наблюдения в зависимости от вида экономической деятельности. С 1 января 2025 года действуют новые формы и указания по их заполнению согласно приказу Росстата от 31.07.2024 № 338.

Так, организации науки, образования и инноваций сдают формы, например, 3-Информ или 1-НК. А большинство субъектов бизнеса направляют в службу статистики:

• Форму 7-травматизм (приказ Росстата от 31.07.2023 № 361).
• Форму 1-Т (условия труда). Сдаётся субъектами бизнеса, деятельность которых указывается в самой форме, например, сельское хозяйство, охота или рыболовство, добыча полезных ископаемых, строительство, водоснабжение или утилизация отходов. Субъектам МСП такую форму сдавать не нужно.

Кстати, если в течение нескольких месяцев компания или ИП не вели деятельность, то отчётность все равно необходимо подать и указать те месяцы, в которых организация или ИП не работали.

• Форму 1-Т (данные о численности и заработной плате работников) представляют работодатели, у которых менее 15 работников и годовой оборот не больше 800 млн рублей при условии, что от них не требуется форма П-4 с таким же названием.
• Форму П-4 (о численности и заработной плате работников) сдают компании, в деятельности которых участвуют более 15 работников, и которые, соответственно, не сдают форму 1-Т с одноименным названием.

Дополнительно может сдаваться форма 3-Ф (данные о просроченном долге по заработной плате работников) теми юридическими лицами или ИП, у которых есть соответствующие задолженности перед своими сотрудниками. Форма 1-Т (проф) представляется работодателями, попавшими в выборку статистического наблюдения за чётные годы.

СФР

В Социальный фонд России работодатели направляют форму ЕФС-1, которая утверждена приказом ведомства от 17.11.2023 № 2281. Особенность данной отчётности — большое количество подразделов, которые заполняются и сдаются при различных условиях деятельности субъекта бизнеса и в разное время.

ЕФС-1 содержит сведения о:

• трудовой деятельности;
• стаже;
• основаниях для отражения данных о периодах работы для назначения пенсии.

Форма ЕФС-1 отражает каждое трудовое событие в деятельности организации, например, приём и увольнение о собственному желанию, перевод на другую должность, заключение и расторжение договора ГПХ, присвоение разряда или категории, перевод на «удалёнку» или на неполное время и др.

Заявление и справка, подтверждающие основной вид деятельности, необходимы для установления тарифов на взносы по травматизму.

ИФНС

В налоговую инспекцию представляются работодателем:

• РСВ. Сдают все, кто имеет наёмных работников. Отчёт отражает сведения о начисленных и уплаченных за сотрудника взносах на медицинское, социальное и пенсионное страхование.
• Форма 6-НДФЛ в своём составе содержит, в том числе, сведения о доходах и суммах налога физлиц.
• Персонифицированные сведения о физлицах. Сдают все, за исключением: ИП, нотариусов, адвокатов и лиц с частной практикой, глав крестьянских-фермерских хозяйств и страхователей на АУСН, если их деятельность осуществляется без сотрудников.

Обратите внимание, что сведения в налоговый орган представляются работодателем по всем работникам, которые числились у него в отчётном периоде (даже по тем, кто уволился в это время и у кого вообще не было выплат).

Военкоматы

Каждый субъект бизнеса, независимо от вида экономической деятельности, сдаёт отчёты в военкомат. Среди основных:

• Форма № 18 (карточка учёта организации в военкомате);
• Форма № 6 (отчёт о численности работающих и забронированных граждан в запасе);
• План работы по ведению ВУ и бронированию граждан в запасе.

Если юридическое лицо ведёт бронирование сотрудников, тогда будет необходима и Форма № 19 (сведения об обеспеченности трудовыми ресурсами из числа граждан запаса).

Кроме того, в военкоматы представляются работодателями сведения:

• о принятых и уволенных работниках;
• тех из числа работников, кто не встал на ВУ;
• любых изменениях в сведениях сотрудников, состоящих на ВУ.

Указанные формы и порядок заполнения установлены разными государственными органами. Актуальные — доступны в информационно-справочных системах в сети интернет. Обратите внимание, что Форма № 18 может отличаться в зависимости от региона. Чтобы не ошибиться, уточните её вид и состав в военкомате вашего региона.

ЦЗН

В Центр занятости населения работодатели сдают формы отчётности через интернет-портал «Работа в России».

Так, в ЦЗН представляются работодателем следующие сведения:

• о вакансиях и потребности в их замещении (форма № 6);
• квотах на инвалидов;
• банкротстве;
• сокращении или ликвидации;
• неполном времени;
• о том, что деятельность не ведётся;
• переводе сотрудников на дистанционную работу.

Формы утверждены приказом Минтруда России от 16.04.2024 № 195н.

МВД РФ

В данное ведомство направляют отчётность только те компании и ИП, у кого в штате трудятся работники-иностранцы. Отчитываться нужно по формам № 7 (принятие на работу) и № 8 (увольнение), которые утверждены приказом МВД России от 30.07.2020 № 536.

Обратите внимание, что работодателю нужно регулярно уведомлять ведомство о фактических выплатах иностранцам – высококвалифицированным специалистам. Такая форма и порядок её заполнения также определены упомянутым приказом МВД России от 30.07.2020 № 536.

Когда составляют и сдают кадровую отчётность

Теперь рассмотрим сроки сдачи соответствующих кадровых отчётов.

Росстат

В ведомство статистики работодатели должны направлять отчётность в следующие сроки:

• Форму 7 (травматизм) — ежегодно с 20 февраля по 1 марта.
• Форму 1-Т (условия труда) — до 21 января года, следующего за отчётным.
• Форму 1-Т (данные о численности и заработной плате работников) — новая редакция действует с 1 января 2025 года — 1 раз в год до 31 января года, следующего за отчётным.
• Форму П-4 (о численности и заработной плате работников) — новый вариант действует с 1 февраля 2025 года — ежемесячно 15-го числа месяца, следующего за отчётным (для бизнеса с более чем 15 сотрудниками и оборотом более 800 млн рублей), ежеквартально 15-го числа месяца, следующего за отчётным (для тех, у кого менее 15 сотрудников и оборотом менее 800 млн рублей).

Если у работодателя есть сотрудники с неполной занятостью, то в Росстат нужно ежеквартально направлять форму П-4 (НЗ).

СФР

Сроки сдачи формы ЕФС-1 зависят от того, какое событие повлекло необходимость её заполнения. Так, сведения о начисленных страховых взносах на травматизм представляются работодателем поквартально 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Если сотрудник в отчётном году ушёл на пенсию, ЕФС-1 работодатель должен будет сдать дважды: сначала не позднее 3-х дней после получения заявления от будущего пенсионера, а потом — по итогам года. Те же сроки при оформлении отпусков по беременности и родам или по уходу за ребёнком.

Сроки сдачи ЕФС-1 по кадровым изменениям: приём или увольнение — данные подаются на следующий рабочий день, перевод — сведения сдают в последний день месяца.

Полная информация о порядке и сроках представления разделов ЕФС-1 в 2025 году доступна на сайте Социального фонда России.

Заявление и справка, подтверждающие основной вид деятельности, сдаётся один раз в год до 15 апреля.

ИФНС

Сроки сдачи в налоговый орган РСВ — за 3, 6, 9 и 12 месяцев до 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Форма 6-НДФЛ представляется работодателем за 3, 6, 9 месяцев (до 25 числа месяца, следующего за отчётным) и за год (до 25 февраля года, следующего за отчётным).

Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно до 25 числа месяца, следующего за отчётным.

Военкоматы

Форма № 6 (о численности работающих и забронированных граждан, пребывающих в запасе) вместе с планом работы по воинскому учёту, как и форма № 18 (сведения о воинском учёте в организации) предоставляются работодателем не позднее 31 декабря текущего года.

ЦЗН

Отчётность в Центр занятости населения направляется каждый месяц. Прежде всего, информируют о выполнении квоты для инвалидов — отчёт сдают не позднее 10 числа месяца, следующего за отчётным.

Отчёт по форме № 6 (о вакансиях) нужно подавать в течение 5-ти рабочих дней со дня появления вакансии. При этом, если на вакантную позицию юридическое лицо пока не намерено брать нового сотрудника, то в форме № 6 можно отметить отказ от замещения свободного места.

МВД РФ

Формы № 7 и № 8 работодатель направляет в ведомство не позднее 3-х рабочих дней с даты заключения или, соответственно, прекращения договора (как трудового, так и ГПХ) с иностранным работником.

Уведомление о выплате иностранцам-ВКС работодатель должен направить один раз в квартал не позднее последнего рабочего для месяца, следующего за отчётным периодом.

Какие штрафы предусмотрены за отсутствие кадровой отчётности

Несвоевременная сдача кадровой отчётности или её отсутствие в деятельности субъекта бизнеса обернётся для него привлечением к административной ответственности.

Так, статья 13.19 КоАП РФ предусматривает наказание за непредоставление первичных данных в Росстат. Должностному лицу грозит штраф в размере от 10 тыс. до 20 тыс. рублей за первичное нарушение и от 30 тыс. до 50 тыс. за повторное. Для юридических лиц – от 20 тыс. до 70 тыс. рублей в первый раз, от 100 тыс. до 150 тыс. рублей при последующих нарушениях.

Наказание за нарушение порядка направления данных ЕФС-1 в СФР закреплены в статье 15.33.2 КоАП РФ. Должностное лицо накажут штрафом от 300 до 500 рублей.

На нарушение по представлению РСВ в налоговый орган предусмотрена ответственность по статье 15.5 КоАП РФ: для должностных лиц предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей. Кроме того, по статье 15.6 КоАП РФ должностное лицо организации будет отвечать за непредоставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. За это грозит штраф также от 300 до 500 рублей.

Санкции за нарушения подачи кадровой отчётности в военкомат регулируются главой 21 КоАП РФ. В частности, если не представить списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт, штраф составит от 40 тыс. до 50 тыс. рублей для должностных лиц и от 350 тыс. до 400 тыс. рублей для организаций.

Подготовка кадровой отчётности с «Такском»

Компания «Такском» предлагает сервис «Онлайн-Спринтер» — удобное IT-решение для сдачи кадровой отчётности в СФР (ПФР и ФСС), Росстат.

Преимущества:

• Всегда актуальные и новые формы кадровой отчётности в электронном виде.
• Автоматическая проверка заполненных документов непосредственно перед отправкой.
• Простота использования привычного интерфейса.
• Наличие умного календаря отчётности, который не позволит пропустить сроки.
• Отсутствует необходимость дублировать отчётность в бумажном виде.
• Электронная подпись входит в тарифы.
• Возможность персонализации сервиса для максимального удобства пользования.

Помимо сдачи кадровой отчётности работодатели в программе «Онлайн-Спринтер» могут вести формализованную (отчёты, декларации, ответы на требования, информацию о заработной плате работников и многое другое) и неформализованную (письмо в произвольной форме) переписку в ЭДО с контролирующими органами.