Как оформить направление работника в командировку на личном автомобиле

Вопрос о поездке в командировку на личном автомобиле стал особенно актуален в период коронавируса, поскольку личный транспорт позволяет дистанцироваться и снизить возможность заражения. Поэтому и работодатели, и работники стали активнее рассматривать именно такой порядок организации проезда к месту командировки и обратно. Рассмотрим основные моменты, на которые надо обратить внимание, если достигнута договоренность о том, что сотрудник поедет в командировку на своей машине.

Оформление использования личного автомобиля работника в интересах работодателя

Сразу отметим, что законодательство не ограничивает перечень видов транспорта, на котором работник может поехать в командировку. В соответствии с пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, предусматривается возможность проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности).

Таким образом, использование работником личного автомобиля для проезда к месту командировки и обратно законодательству не противоречит. Вместе с тем, необходимо документально оформить факт использования личного автомобиля работника в интересах работодателя.

В силу ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. При этом размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В этой связи с работником надо подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором определить:

• порядок использования личного автомобиля работника в интересах работодателя;

• размер компенсации за использование, износ (амортизацию);

• порядок и размер возмещения расходов.

Помимо этого, при оформлении приказа о направлении работника в командировку, в нем надо указать, что для проезда к месту командировки и обратно используется личный автомобиль работника.

Возмещение расходов работника

Также как и в любом другом случае, работодатель должен возместить работнику расходы на проезд к месту командировки и обратно. Это требование предусмотрено ст. 168 ТК РФ.

При этом надо учитывать, что сотрудник использует личный транспорт и проездные документы он не представит. В такой ситуации для подтверждения произведенных расходов работник должен передать в бухгалтерию следующие документы:

• маршрутные листы (в них указывается маршрут поездки) или иные документы, которые могут подтвердить маршрут следования автомобиля;

• кассовые чеки, подтверждающие расходы на бензин.

В отношении возмещения расходов надо учитывать следующий нюанс. По мнению ФНС России, если личный автомобиль используется в служебных целях, то согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть учтены в пределах норм, установленных Постановленном Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШC-37-3/2199 «О порядке учета в целях налогообложения прибыли стоимости проезда работника в командировку»).

Указанным постановлением установлены следующие нормы расходов:

• 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;

• 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

Иными словами, возместить работнику расходы на проезд надо будет в полном объеме, между тем, учесть затраты в расходах при исчислении налога на прибыль можно будет только в указанных размерах.

Но если вы готовы к спорам, право учесть в составе расходов при определении размера налога на прибыль полной суммы выплаченной работнику по проезд, можно попробовать отстаивать в суде.

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ при налогообложении прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы компании на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Никаких ограничений на виды транспорта налоговое законодательство не устанавливает. При этом расходы на проезд работника к месту командировки и обратно личным транспортом можно рассматривать как экономически обоснованные (ст. 252 НК РФ). Отметим, что нередко суды в подобных спорах встают на сторону организаций (например, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 28.08.2006 по делу N А29-8205/2005А).

Ответственность перед третьими лицами

При принятии решения о направлении работника в командировку на личном транспорте работодателей также волнует вопрос ответственности перед третьими лицами, если работник станет виновником ДТП.

По общему правилу, установленному ст. 931, 935 Гражданского кодекса РФ, ущерб пострадавшему в ДТП лицу возмещается за счет ОСАГО. Но если суммы страхового возмещения недостаточно, виновник за счет собственных средств выплачивает потерпевшему в ДТП лицу разницу между страховым возмещением и фактическим размером ущерба.

При этом следует учитывать, что в силу п. 1 ст. 1068 ГК РФ юридическое лицо возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей. Поэтому, если сумма ущерба будет значительна, имеется риск взыскания ущерба с работодателя (например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 01.12.2015 по делу № 33-21123/2015, Апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия oт 29 сентября 2015 г. по делу № 33-3693/2015).