Как оформить перенос отпуска на другое время

Елена Карсетская — юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

• Перенос отпуска по инициативе работника
• Перенос отпуска по инициативе работодателя
• Перенос отпуска из-за болезни

В летний отпускной период постоянно возникают нештатные ситуации, когда требуется изменить даты отпуска, продлить его или перенести на другое время. Инициатором переноса времени отпуска может быть как работник, так и работодатель. Возможно также, что перенести отпуск надо по объективным причинам.

Перенос отпуска по инициативе работника

График отпусков компания составляет и утверждает в конце каждого календарного года. Но у работников не всегда получается точно спланировать даты использования отпуска. Поэтому, даже в том случае, если работодатель собрал все пожелания работников по периоду отпусков, внёс их в график отпусков, ознакомил с графиком работников, всё равно возникают ситуации, когда работники просят перенести отпуск на другое время.

По общему правилу, график отпусков обязателен и для работников, и для работодателей (ч.2 ст.123 ТК РФ). Поэтому работник должен использовать отпуск в период, предусмотренный графиком отпусков. Но здесь есть нюансы.

Во-первых, имеются категории работников, которые вправе использовать отпуск в удобное для них время. Например, на отпуск в удобное время имеют право один из родителей (опекунов, попечителей) ребенка-инвалида, несовершеннолетние работники, беременные женщины и другие категории работников. Соответственно, если работник относится к такой льготной категории, он вправе перенести свой отпуск, запланированный в графике отпусков на другое время. Работодатель не вправе отказать такому работнику в переносе времени использования отпуска (письмо Роструда от 20.06.2022 N ПГ/16003-6-1).

Во-вторых, работодатель может пойти навстречу работнику и перенести отпуск по просьбе работника. Трудовым законодательством не запрещено переносить отпуск по просьбе работника на иные даты, чем в графике отпусков, при согласии на это работодателя. Поэтому, если работодатель не возражает против использования работником отпуска в другое время, следует оформить перенос дат отпуска.

От работника в первом и во втором случае следует получить заявление, написанное в произвольной форме. В заявлении работнику следует указать даты отпуска, запланированные в графике отпусков, и новые даты отпуска.

Издавать приказ о переносе времени использования отпуска нет необходимости. Но в том случае, если компания уже успела издать приказ о предоставлении отпуска работника и только после этого получила от работника заявление о переносе времени использования отпуска, следует составить приказ о переносе дат отпуска в произвольной форме. Или ещё один вариант – отменить приказ о предоставлении работнику отпуска и впоследствии издать новый приказ (Письмо Роструда от 18.05.2022 N ПГ/11111-6-1).

Потребуется также внести изменения в график отпусков.

Перенос отпуска по инициативе работодателя

Инициатором переноса времени использования отпуска также может быть и работодатель. Но здесь важно соблюдать следующие требования:

• перенос отпуска возможен только с согласия работника;
• использовать отпуск работник должен не позднее 12 месяцев после окончания того календарного года, за который он предоставляется (ч.3 ст.124 ТК РФ).

Поэтому принять решение о переносе отпуска работника в одностороннем порядке работодатель не может.

Порядок действий по переносу отпуска ТК РФ не устанавливает. Если возникла необходимость в переносе отпуска, рекомендуем действовать в следующем порядке:

1. Обратиться к работнику с письменным предложением перенести время использования отпуска. В уведомлении следует проинформировать работника, что он вправе отказаться от переноса отпуска.
2. Получить от работника письменное согласие на перенос отпуска. Следует отметить, что ст.124 ТК РФ предусматривает согласие работника, не уточняя, что оно должно быть оформлено в письменном виде. Вместе с тем, во избежание возможных споров, получить согласие работника необходимо именно в письменной форме.
3. Внести изменения в график отпусков.

Издать приказ о переносе отпуска следует только в том случае, если приказ о предоставлении отпуска уже был оформлен.

Перенос отпуска из-за болезни

Статья 124 ТК называет ситуации, когда ежегодный оплачиваемый отпуск надо продлить или перенести на другой срок. Это происходит в случаях:

• болезни работника;
• если работник во время ежегодного оплачиваемого отпуска исполнял государственные обязанности (например, в период отпуска сотрудник был призван на военные сборы).

При этом статья 124 ТК РФ не уточняет, в каких случаях надо продлить, а в каких перенести отпуск. Здесь можно воспользоваться Правилами об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169. Данный документ применяется в части, не противоречащей ТК РФ. Так, статье 18 Правил предусмотрено, что, если причина, мешающая работнику уйти в отпуск, наступила до его начала, то отпуск следует перенести на новое время с учётом пожелания работника.

Соответственно, если, например, работник заболел и ему был оформлен больничный лист до начала отпуска, отпуск следует перенести на новый срок. Для этого также следует издать приказ в произвольной форме, предварительно уточнив пожелания работника по датам использования перенесённого отпуска.