Какие электронные подписи применяются для ведения электронного кадрового документооборота

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

С ноября 2021 года работодатели могут применять электронный кадровый документооборот (ЭКДО). Соответствующие положения были введены в Трудовой кодекс РФ. При ведении ЭКДО работодатель и работники используют электронные подписи нескольких видов. В статье рассмотрим виды подписей, а также их принципиальные различия.

Виды электронных подписей

Прежде всего, остановимся на том, какие в принципе виды электронных подписей предусмотрены законодательством, в том числе, в целях ведения ЭКДО.

Итак, виды подписей установлены Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Данный закон предусматривает следующие виды подписей:

• простая электронная подпись (далее также ПЭП);
• усиленная электронная подпись. Она подразделяется на два подвида: квалифицированная (УКЭП) и неквалифицированная (УНЭП).

Для понимания поясним основные характеристики данных видов электронных подписей.

Простая электронная подпись

Это самый доступный, но в то же время самый уязвимый вид подписи. Она формируется с использованием определенных кодов, паролей и иных средств, которые подтверждают, что подпись сформирована определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Например, с помощью логина и пароля вы входите в электронную почту, электронную систему работодателя, или в онлайн приложение банка. В отдельных случаях также требуется вводить номер из SMS. Такая комбинация и признается простой электронной подписью, она является подтверждением, что определенное сообщение направлено конкретным лицом.

При формировании ПЭП не используются средства криптографии, именно поэтому данная подпись самая компрометируемая. Кроме того, данная подпись не дает возможности проверить были ли внесены изменения в документ после подписания.

В ЭКДО использовать ПЭП могут только работники или соискатели и в ограниченных случаях.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись

Усиленная неквалифицированная подпись имеет значительно более высокую степень защиты и считается, что подделать или взломать такую подпись крайне сложно.

Основные признаки данной подписи:

• при формировании УНЭП используются средства криптографии;
• с ее помощью можно определить лицо, подписавшее документ;
• позволяет определить факт внесения изменений в документ после подписания.

В том случае, если для ведения ЭКДО компания самостоятельно разрабатывает информационную систему или приобретает готовую систему, работодатель может самостоятельно выдавать работникам УНЭП.

УНЭП может быть записана на специальный носитель – токен. Токен представляет собой флеш-накопитель со специальной защитой. Или же УКЭП может быть записана в облачный накопитель. В этом случае для подписания документа не требуется физический носитель, а используется специальная программа.

Также УНЭП может быть сформирована в системе Федеральной государственная информационная система «Единая система идентификации и авторизации» (ЕСИА), а именно – с использованием приложения Госключ. В настоящее время проводится эксперимент, определяющий правила формирования такой подписи в системе ЕСИА (Постановление Правительства РФ от 15.07.2021 г. № 1207 «О проведении эксперимента по использованию усиленной электронной подписи при предоставлении услуг»).

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Это самый надежный вид электронной подписи. Считается, что взломать УКЭП практически невозможно. Получить УКЭП можно только в специальном удостоверяющем центре. Это правило распространяется и на работника, и на работодателя. При этом выдача УКЭП платная, конкретную стоимость необходимо уточнять в удостоверяющем центре. В настоящее время стоимость УКЭП для физических лиц – 1000 – 3000 руб.

Также как и УНЭП усиленная квалифицированная электронная подпись может быть записана на токен или в облачный сервис. На практике в настоящее время более распространены УКЭП на токене, но все же тенденция – отказ от физических носителей.

Подписывать УКЭП и работник, и работодатель могут любые виды документов.

Какие подписи могут использовать работники и работодатели

Выбор подписи зависит от следующих факторов:

• кто подписывает документ: работник или работодатель;
• какой конкретно документ подписывается;
• какая система используется для ЭКДО: портал «Работа в России» или информационная система работодателя.

Здесь отметим, что для ведения электронного кадрового документооборота работодатель может выбрать один из двух предлагаемых вариантов: портал «Работа в России» или разработать собственную информационную систему (приобрести систему у разработчика).

При этом к работодателям законодатель предъявляет более жесткие требования в отношении подписания документов.

Так, например, наиболее значимые документы (трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор и ряд других документов, перечисленных в ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ) работодатель может подписать только УКЭП.

Все остальные документы работодатель может подписывать УКЭП или УНЭП. Использовать ПЭП при подписании документов в целях ведения электронного кадрового документооборота работодатель не может.

Работник вправе использовать все три вида электронных подписей, но не все документы можно подписать ПЭП. Так, в информационной системе работодателя наиболее значимые документы работник подписывает только УКЭП или УНЭП. А иные документы могут быть подписаны и ПЭП. Но для этого между работником и работодателем должно быть заключено специальное соглашение, которое будет определять правила определения подписанта и требования к конфиденциальности.

Ускорьте коммуникацию работодателя и сотрудников –
подключите сервис кадрового ЭДО компании Такском

✔ Удобно
Без бумажной волокиты

✔ Быстро
Моментальный обмен документами

✔ Экономно
Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение

✔ Универсально
Интеграция с вашей учётной системой