На что обращать внимание при сотрудничестве с самозанятыми

Елена Карсетская — юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

• Какие налоги платят самозанятые и компании, которые с ними сотрудничают
• Какие документы надо получить от самозанятого
• Как оформить договор с самозанятым

Компании активно сотрудничают с самозанятыми гражданами. Это, с одной стороны, удобно и для компаний, и для самих физических лиц. Но, с другой стороны, имеются риски признания отношений трудовыми. Во избежание рисков организациям необходимо внимательно отнестись к формулировкам договора.

Какие налоги платят самозанятые и компании, которые с ними сотрудничают

Самозанятые – это граждане, которые являются плательщиками налога на профессиональный доход (НПД). Причём налог граждане с самозанятостью уплачивают самостоятельно. Организация в этом процессе не принимает участие, никакие налоги не удерживает. Самозанятые не являются налогоплательщиками НДФЛ. Соответственно, у организации-заказчика нет обязанности по удержанию этого налога.

Ещё одно правило. На сумму вознаграждения самозанятого лица не начисляются страховые взносы (п. 1, 2 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Но здесь важно следующее. Правило об освобождении доходов самозанятых от страховых взносов действует только при условии, что самозанятый сформировал чек.

Поэтому организация должна всегда получать от самозанятого исполнителя чек. И для подтверждения правомерности неуплаты страховых взносов чеки надо хранить. Хранение возможно как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 письма ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).

Как только самозанятый утратит этот статус, его доход будет облагаться НДФЛ и заказчик должен будет на сумму выплаты начислить страховые взносы. В качестве даты утраты статуса самозанятого понимается (п. 10 письма ФНС России от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@):

• дата снятия с регистрации в качестве самозанятого;
• дата превышения максимального дохода.

Напомним, что лимит годового дохода лица для применения статуса самозанятого составляет 2,4 млн руб. Данный лимит был установлен ещё при принятии Закона № 422-ФЗ и пока ни разу не повышался.

Надо учитывать, что утратить статус самозанятого, например, в связи с превышением лимита по доходам, исполнитель может и в период исполнения договора. Это означает, что с даты, когда произошло превышение лимита, на выплаты потребуется начислить страховые взносы и удержать с выплачиваемого дохода НДФЛ. Именно поэтому важно проверять статус самозанятого на момент выплаты ему денежных средств.

Компании-заказчики учитывают выплаты самозанятым в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо Минфина России от 22.07.2020 № 03-03-06/1/63730).

Но, чтобы учесть выплату самозанятому в составе расходов, также потребуется чек. Без чека учесть затраты в составе расходов при исчислении налога на прибыль не получится (п. 8 ст. 15 закона № 422-ФЗ).

Поэтому не забывайте получать чеки от самозанятых исполнителей.

Если вы рассчитываетесь наличными или с использованием электронных средств платежа, самозанятый должен сформировать и передать чек в момент расчёта.

Если расчёт идёт в безналичном порядке, самозанятый формирует чек и передаёт его заказчику не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом (месяцем), в котором произведены расчёты (п. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ).

Какие документы надо получить от самозанятого

Для подтверждения налогового статуса физического лица можно попросить его представить справку о регистрации в качестве плательщика НПД.

Такую справку самозанятый представляет в электронном виде или на бумажном носителе. Для самозанятых граждан разработано специальное мобильное приложение «Мой налог». Через него можно зарегистрироваться в качестве самозанятого, формировать чеки, уплачивать налоги, формировать справки.

Организация-заказчик также может самостоятельно проверить налоговый статус физлица. Для этого можно воспользоваться сервисом ФНС «Проверить статус налогоплательщика налога на профессиональный доход (самозанятого) на официальном сайте налоговой службы. Потребуется указать ИНН и дату, на которую нужно проверить налоговый статус контрагента.

Процедуры регистрации и снятия с регистрации в качестве самозанятого предельно просты – физлицо в любой момент может поменять налоговый статус. Поэтому, если вы сотрудничаете с таким лицами, целесообразно уточнять статус на каждую дату выплаты физлицу дохода.

Как оформить договор с самозанятым

Если самозанятый оказывает организации услуги или выполняет работы, с ним следует заключить гражданско-правовой договор по общим правилам (договор подряда или договор возмездного оказания услуг).

По общему правилу договор между организацией и гражданином заключается в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Но здесь важно, чтобы гражданско-правовой договор не имел признаков трудового договора.

В последнее время налоговые органы и Роструд уделяют особое внимание вопросам взаимодействия с самозанятыми гражданами и проверяют, не подменяет ли гражданско-правовой договор трудовые отношения.

В случае, если налоговая инспекция квалифицирует отношения между компанией и самозанятым гражданином как трудовые, она доначислит НДФЛ, страховые взносы, а также пени и штрафы. Имейте в виду, что для такой переквалификации не требуются какие-либо жалобы от самозанятого в Роструд или налоговую инспекцию.

Ещё одно негативное последствие – компания-заказчик может быть привлечена к административной ответственности на основании ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ за заключение гражданско-правового договора вместо трудового.

ФНС России рекомендует организациям при взаимодействии с самозанятыми проявлять должную осмотрительность и самостоятельно исследовать возможные риски.

Налоговая служба неоднократно информировала компании о том, какие факторы она квалифицирует как признак трудовых отношений (например, в письме ФНС России от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674):

• В договоре ГПХ указана трудовая функция, а не выполнение заказчиком разового конкретного задания. Поэтому в договоре не используйте такие, например, выражения: «выполняет работу юриста». Напишите конкретное задание (работу), который должен выполнить самозанятый, например, «разработка типовой формы договора купли-продажи нежилого помещения».
• В договоре отсутствует конкретный перечень и объём работ. Это говорит о том, что для сторон имеет значение сам процесс труда, а не достигнутый результат.
• Договор предусматривает определённую ежемесячную оплату. И эта оплата всегда одинакова, не меняется в течение определённого времени, например, года. Ещё хуже, когда оплата производится в даты выплаты заработной платы работникам компании или за отработанные дни.
• Договор предусматривает подчинение внутреннему трудовому распорядку. Ещё может быть предусмотрено выполнение отдельных распоряжений представителя компании. Все это трактуется как соблюдение трудовой дисциплины, характерной для трудовых отношений.
• Компания постоянно заключает одинаковые договоры с гражданином. Это свидетельствует не о разовой услуге, а о систематической работе.
• Договор предусматривает материальную ответственность по правилам трудового законодательства.
• Направление в командировку с выплатой суточных и компенсацией расходов также рассматривается как признак трудовых отношений (письмо Минфина России от 10.03.2022 № 03-11-11/17314).

Отдельно отметим, что приём на работу (заключение трудового договора) с самозанятым гражданином, с которым компания ранее сотрудничала по договору ГПХ, не является риском налоговой оптимизации и подмены трудовых отношений гражданско-правовыми (по информации ФНС России об оценке рисков при найме бывшего самозанятого»). Многие компании опасаются, что налоговая инспекция будет рассматривать отношения ретроспективно и посчитает договор ГПХ трудовым.