Новые правила удалённой работы в период пандемии

С 1 января 2021 года значительно изменяется правовое регулирование дистанционной работы. Соответствующие поправки внесены в главу 49.1 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ.

Удалённая работа стала привычной для большого количества компаний. И если в 2020 году при вынужденном переводе работников на «удалёнку» в связи с пандемией коронавируса организации фактически должны были самостоятельно «придумывать» документальное решение, то сейчас, наконец, появился правовой инструмент. И с 2021 года работодателям надо будет действовать по правилам, установленным гл.49.1 ТК РФ.

В первую очередь обратим внимание на терминологию. Дело в том, что в 2020 году представители Минтруда России и Роструда разделяли понятия дистанционной и удалённой работы. Для удалённой работы предусматривались специальные особенности, в частности, такие пояснения можно было найти на официальном информационном сайте Роструда Онлайнинспекция.рф. Но законодатель определил, что удалённая работа – это синоним дистанционного труда. Поэтому и используется понятие – дистанционная (удалённая) работа. 

Виды удаленной работы

Законодатель предусмотрел три способа организации дистанционной работы:

1. Дистанционная работа на постоянной основе.

2. Временная дистанционная работа. Здесь возможны варианты:

— на определенный период, который не будет превышать 6 месяцев;

— чередование периодов работы в офисе и дистанционной работы. В первоначальном варианте законопроекта такой вариант именовался комбинированным.

3. Временная дистанционная работа в исключительных случаях – при наличии объективных обстоятельств, которые являются основанием для перевода сотрудников на «удалёнку», в частности, это катастрофа, эпидемия.

Именно на последнем варианте и остановимся. 

Как перевести на «удалёнку» в исключительных ситуациях

Случаи, когда работодатель вправе воспользоваться упрощенным вариантом перевода сотрудников на «удалёнку», перечислены в ст. 312.9 ТК РФ (в редакции, действующей с 01.01.2021). Это исключительные ситуации, когда имеется угроза жизни или здоровью работников: катастрофы, производственные аварии, несчастные случаи на производстве и т. п.

Кроме того, основанием для введения временного удаленного режима может послужить решение госоргана или органа местного самоуправления. Например, Указом Мера Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ с учётом изменений, внесенных Указами от 01.10.2020 № 96-УМ и от 26.11.2020 № 114-УМ, работодателям предписано обеспечить перевод на дистанционную работу не менее 30 % работников; сотрудников, старше 65 лет и тех работников, у которых имеются заболевания, входящие в специальный перечень.

Важные особенности, которые характерны именно для таких исключительных случаев:

1. Не требуется получать согласие работников для временного перевода на дистанционную работу.

2. Не надо подписывать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. 

При этом работодателю необходимо будет издать локальный акт, в котором будут отражены вопросы временного перевода работников на «удалёнку». Если в организации имеется профсоюз, надо учесть его мнение в порядке, предусмотренном ст. 372 ТК РФ. При возможности работников с этим локальным актом надо ознакомить под подпись. Если такой возможности нет, надо направить работникам ЛНА способом, которым может достоверно подтвердить получение работником документа. Например, документ можно направить на корпоративный электронный адрес работника. Работник в ответном письме может подтвердить тот факт, что он с локальным актом ознакомился.

В локальном акте обязательно надо отразить следующие вопросы:

— обстоятельство, на основании которого сотрудников временно переводят на «удалёнку». В частности, здесь можно сделать ссылку на решение органа местного самоуправления;

— список работников, переводимых на «удалёнку». Следует назвать поименный список конкретных сотрудников, также целесообразно указать занимаемые ими должности;

— срок введения режима удалённой работы. Этот срок не может превышать период действия исключительных обстоятельств;

— порядок обеспечения работников необходимым оборудованием;

— порядок и размер выплаты компенсации, если работники используют собственное или арендованное оборудование;

— порядок возмещения других расходов. Здесь следует отметить, что законодатель не приводит перечень расходов, которые работодатель должен возмещать в период дистанционной работы. В первоначальном варианте законопроекта отдельно были отмечены расходы на электроэнергию, однако впоследствии от конкретизации было решено отказаться;

— режим рабочего времени сотрудников;

— порядок, способы и периоды взаимодействия с работником;

— порядок и срок представления работником отчета о проделанной работе.

Работодателям крайне целесообразно заранее разработать шаблон такого локального акта и при необходимости использовать уже продуманный и согласованный вариант.

Особо надо обратить внимание на описание порядка взаимодействия между работником и работодателем. Здесь важно отразить:

— каналы взаимодействия. Наиболее целесообразно использовать корпоративную электронную почту. Также возможны дополнительные альтернативные варианты, например, с использованием телефона или мессенджеров;

— время, когда сотрудник должен быть на связи с непосредственным руководителем;

— временной период, когда сотрудник должен отреагировать на электронное письмо непосредственного руководителя;

— порядок взаимодействия в нерабочее время. 

Заработная плата в период временной «удалёнки»

На практике многие работодатели при переводе работников на «удалёнку» принимают решение о снижении размера заработной платы. В отношении таких ситуаций ст. 312.5 ТК РФ (в редакции, действующей с 01.01.2021) устанавливает следующее правило: перевод на удалённый режим работы не является основанием для снижения зарплаты.

Иными словами, если сотрудник дистанционно выполняет работу в объёме, предусмотренном трудовым договором, работодатель снизить размер оплаты не вправе.

Но если, например, объем работы снижается, снизить размер оплаты возможно, но только по общим правилам, установленным трудовым законодательством. Так, в силу ст. 72 ТК РФ, изменение условий трудового договора возможно по соглашению сторон. Иными словами, потребуется заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будет указан иной размер заработной платы, а также иные изменившиеся условия. Разумеется, подписание такого документа возможно только с согласия работника. Или потребуется действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. Но в этом случае работника надо будет предупредить об изменении условий трудового договора как минимум за два месяца. 

Кадровому специалисту – рабочее место 

В сервисах электронной отчётности Такском можно подключить дополнительное рабочее место для кадровика. 

В тарифе «Кадровый» реализован функционал по работе с электронными трудовыми книжками (отчётность в ПФР), с электронными больничными листами (отчётность в ФСС) и с реестрами больничных листов в ходе реализации проекта ФСС «Прямые выплаты».