Особенности оформления на работу в 2022 году

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

За последнее время было внесено несколько значимых изменений в Трудовой кодекс РФ, также во многом обновились правила ведения кадровой документации. Это, в частности, повлекло определенные изменения в порядок оформления приема на работу. О принципиальных изменениях расскажем в статье.

Трудовой договор может быть заключен в электронном виде

В конце 2021 года вступил в силу Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», которым определен порядок ведения электронного кадрового документооборота (ЭКДО). Трудовой кодекс дополнен статьями 22.1-22.3, предусматривающими порядок ведения ЭКДО.

Отметим, что для введения ЭКДО работодателю необходимо:

• выбрать информационную систему, с использованием которой будет вестись электронный документооборот. У работодателя есть выбор между использованием портала «Работа в России» или разработкой или приобретением собственной системы;
• утвердить локальный нормативный акт, который должен содержать сведения об информационной системе, перечне документов, переводимых в электронный формат и другие сведения, перечисленные в ст.22.2 ТК РФ;
• получить письменные согласия работников на электронное взаимодействие в отношении кадровых документов.

Работодатель должен известить о применении в компании ЭКДО и принимаемых на работу новых сотрудников. Будущий работник может:

• дать согласие на ЭКДО. В этом случае все кадровые документы, которые указаны в соответствующем локальном акте, оформляются в электронном виде;
• отказаться от ЭКДО. В этой ситуации от работодателя потребуется представлять работникам заверенные документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

Получать согласие не надо у сотрудников, которые впервые устраиваются на работу с 1 января 2022 года.

Если компания использует электронный документооборот, новый работник может представить все необходимые при трудоустройстве документы в электронном виде. А работодатель может в электронной форме ознакомить новичка и локальными нормативными актами, связанными с работой.

Приказ о приеме на работу стал необязательным

Федеральный закон № 377-ФЗ помимо введения электронного кадрового документооборота внес еще одно существенное изменение. С 22 ноября 2021 года стал необязательным приказ о приеме на работу. Соответствующие изменения были внесены в ч. 1 ст. 68 ТК РФ.

Теперь работодатель не обязан, а вправе издавать приказы о приеме на работу. Это общее правило, то есть для его применения не имеет значения перешел работодатель на ЭКДО или нет.

Следует отметить, что приказ о приеме на работу – это внутренний распорядительный документ и он удобен для кадрового учета. Поэтому на практике компании не спешат отказываться от данного приказа.

Необходимо учитывать, что если вы издаете приказ о приеме на работу, то документ должен соответствовать условиям заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ).

У компаний, которые отказываются от издания приказов о приеме на работу встает практический вопрос: какой документ надо указать в трудовой книжке или форме СЗВ-ТД в качестве основания трудоустройства. Ответ на этот вопрос дает Минтруд России: в качестве документа-основания в графе 4 трудовой книжки надо указать реквизиты трудового договора (номер и дату заключения трудового договора) (письма Минтруда от 28.01.2022 № 14-2/ООГ-499, от 13.12.2021 № 14-2/ООГ-11865, от 13.12.2021 № 14-6/ООГ-11862).

Также реквизиты трудового договора следует указать и при заполнении формы СЗВ-ТД.

При приеме на работу личную карточку Т-2 заводить необязательно

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н. Этот новый порядок не предусматривает обязанность работодателей по ведению личных карточек работников. Поэтому, в принципе, работодатели могут отказаться от ведения этого кадрового документа. Однако делать это нецелесообразно. Во-первых, это привычная и удобная кадровая форма, которая содержит сводную информацию о работнике.

Во-вторых, с учетом того, что законодательство не допускает хранение копий документов, содержащих персональные данные работников (копий паспортов, документов об образовании и т.д.), а информация об этих документах отражается в личной карточке, отказываться от данной формы нецелесообразно. При принятии решения об отказе от заполнения личной карточки потребуется разработать альтернативный документ, в котором будет отражаться необходимая информация о работнике.

В качестве удобного варианта работодатели могут выбрать для себя вариант ведения личной карточки в электронном виде.

Также отметим, что поскольку требование о ведении личной карточки в настоящее время не предусмотрено, у работодателя с 1 сентября 2021 года нет обязанности знакомить работника с записями, внесенными в трудовую книжку под подпись в личной карточке. Поэтому, даже если вы продолжаете вести личные карточки работников, в 2022 году вы можете не получать их подписи, подтверждающие ознакомление с записями, внесенными в трудовую книжку, например, с записью о приеме на работу.