Марина Климова - налоговый консультант, преподаватель ИПБ России, Палаты налоговых консультантов. Опыт консультирования более 20 лет. Автор более 70 книг и более 200 публикаций по проблемам налогообложения, бухучета и трудового права, включенных в различные правовые базы. к.э.н.
Ст. 168 ТК РФ позиционирует суточные, причитающиеся командированным работникам, как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства.
Как понимать оборот «вне места постоянного жительства»? Допустим, работник прописан в Ростове-на-Дону, но обосновался и работает в Казани. Его отправляют в командировку в Ростов-на-Дону. Полагаются ли ему суточные? Да. Минздравсоцразвития РФ своим письмом от 30.03.2009 № 22-2-1100 разъяснил, что под местом постоянного жительства в данном контексте подразумевается населённый пункт в той местности, где сотрудник работает вне зависимости от статуса регистрации работника.
Выплата суточных обязательна в силу положений этой же статьи, и придерживаться данного правила должны все работодатели – будь то организации или ИП – в отношении всех своих сотрудников, даже если те сами по каким-то причинам норовят от них отказаться.
Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, дни временной нетрудоспособности, постигшей работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11, 17, 25 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Невыплата суточных образует состав административного правонарушения, за которое привлечь к ответственности может инспекция труда. Санкция, предусмотренная ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предполагает вынесение предупреждения или наложение административного штрафа на должностных лиц или ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей.
Нарушением станет именно лишение работника суточных как таковых. Размер же этой выплаты может устанавливаться работодателем чаще всего на его усмотрение (за исключением организаций госсектора) и даже быть дифференцированным по какому-то принципу: в зависимости от места командирования (например, даже в пределах России суточные при поездке в одни города могут быть выше, чем при командировании в другие); в зависимости от категории персонала; в зависимости от длительности поездки и т.д.
Минтруд России признает, что в настоящее время на законодательном уровне для подавляющего большинства работодателей не определены ни максимальные, ни минимальные размеры суточных, при этом трудовое законодательство не устанавливает обязанности оплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере (п. 3 Письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291, см. также п. 3 Письма Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1).
Формулировка локального нормативного акта относительно величины суточных может как устанавливать их размер как в фиксированной сумме, так и быть более витиеватой (например, «N руб. сверх стоимости питания, включённого в стоимость проезда и проживания»).
Всё в наших руках.
Правилами перевозки на железнодорожном транспорте предусмотрено, что в ва-гонах повышенной комфортности пассажиру предоставляется платное сервисное обслуживание, стоимость которого включается в стоимость проезда (п. 31 Правил, утв. Постановление Правительства РФ от 27.05.2021 № 810).
В самолётах тоже зачастую кормят, но отдельную плату за это берут преимущественно лоукостеры.
В поезде же питание входит в состав сервисных услуг и его стоимость даже вполне можно уточнить на сайте РЖД (https://www.rzd.ru/ru/10075), но отказаться от него никак не получится, если хочешь ехать с комфортом. Получается, что даже если пассажир «не ел ваш мерзкий борщ», он всё равно за него заплатил. И что же, эту сумму следует минусовать из суточных?
Нет, это было бы лишним.
Относительно налогов Минфин России объясняет: поскольку стоимость питания неизбежно включается в стоимость проезда поездом, то соответствующие расхо-ды не нужно выделять из стоимости билета – это часть затрат на проезд к месту командирования, а не суточные – и не нужно отдельно включать в доход работника, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами (см., например, Письма Минфина России от 07.08.2017 № 03-04-06/50386, от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945, от 16.06.2017 № 03-03-РЗ/37488).
Если же питание в пути оплачивается отдельно (в вагоне-ресторане, на борту самолета у лоукостеров или меню на заказ, предлагаемое за плату авиакомпанией), то это уже идёт в счёт суточных и учитывается при определении необлагаемого НДФЛ и страховыми взносами норматива.
Такой же подход напрашивается и в случае, если стоимость питания включена в стоимость проживания командированного работника в отеле, но при этом в счёте отдельно не выделена (просто видно, что тариф с питанием). Но тут, к сожалению, дело обстоит сложнее. Проверяющие обычно против такого подхода. Они настаивают на том, чтобы работники выбирали тариф без питания или чтобы работодатель озаботился сбором информации о стоимости завтраков (других приемов пищи, входящих в тариф) и зачёл эту сумму в счёт суточных. Примером может служить спор, который разрешил в пользу налогоплательщика Арбитражный суд Северо-Западного округа (Постановление от 31.01.2019 № Ф07-16272/2018 по делу № А44-12050/2017). Тогда суды пришли к выводу, что работодатель не обя-зан был запрашивать у отеля калькуляцию стоимости питания и он ничего не нарушил, включив сумму счёта за проживание в полном объеме (с входящим в него питанием) в расходы на командировку, но не включив её часть в состав суточных работников для целей налогообложения. Спор единичный, никто не даст гарантий, что и в других случаях при подобных обстоятельствах исход дела будет тем же.
Звучат также советы применить к себе правила, установленные для организаций госсектора: если принимающая сторона предоставляет за свой счёт питание, направляющая сторона выплачивает работникам суточные в размере 30% нормы (п. 7 Постановления Правительства от 26.12.2005 № 812, п. 30 Указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813). Раньше такой подход был актуален и для других работодателей, но те времена давно прошли (Постановление Правительства РФ от 01.12.1993 № 1261 не применяется с 2026 г.). Минфин России тогда даже делал вывод на основании этих выкладок, что в структуре норм суточных расходы на питание составляют примерно 70% (Письмо от 04.03.2005 № 03-05-01-04/51).
Если такая логика работодателю близка, ничто не мешает пойти по этому пути. Возможно, это даже будет приветствоваться при налоговой проверке, но считать такой подход обязательным точно нельзя. Помните о вышеописанных рисках и принимайте собственное решение.
Когда же стоимость питания всё же ярко выражена в счёте за проживание, от это-го уже не спрятаться – сумму придётся считать частью суточных и учитывать в таком статусе при налогообложении дохода работника.
Вообще, вопрос довольно странный. Личные нужды есть у работника как в однодневной, так и в длительной поездке.
Но ответ на этот вопрос будет, поверьте, ещё более странным.
Помните с чего мы начинали этот разговор? Что суточные – это сумма на расходы, связанная с проживанием вне места постоянного жительства. Минтруд России и Минфин России единодушны – успел обернуться туда-обратно в течение одних суток, значит не жил вне места постоянного жительства и останешься без суточных, а если работодатель их выплатит, то это будут не истинные суточные и их нельзя будет отнести к расходам, а также применить льготы по НДФЛ и страховым взносам (Письмо Минтруда России от 28.11.2013 № 14-2-242, Письма Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.09.2015 № 03-04-06/50607, от 26.05.2015 № 03-03-06/30062, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, от 01.12.2017 № 03-03-06/1/79985, от 29.05.2017 № 03-03-06/1/32692, от 03.11.2020 № 03-03-06/1/95840).
Президиум ВАС РФ (Постановление от 11.09.2012 № 4357/12 по делу № А27-2997/2011) в своё время взглянул на дело так: суточных при однодневных командировках быть не может, но работники могут с согласия или ведома работодателя нести какие-то дополнительные расходы по месту выполнения служебного задания, с этим заданием связанные. Такие затраты возмещать нужно, их можно включать в расходы, а НДФЛ и страховыми взносами облагать нет оснований, поскольку тут нет выгоды у работника.
В принципе, этой версии придерживается и Минфин России, только он делает особый акцент на то, что оговорённые расходы работник несёт именно в интересах работодателя, а вот питание ему работодатель оплачивать при однодневной командировке вовсе не должен; все же деловые допрасходы должны быть строго документированы (Письма Минфина России от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 09.09.2021 № 03-04-05/73114).
Ну хорошо, посыл понятен. Тем более, что эти рассуждения перекликаются с п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Но тогда почему при однодневной командировке за границу суточные выплачиваются, пусть и в размере 50% от нормы (п. 20 этого же Положения)?
Работник отправился в командировку за границу. Суточные установлены в иностранной валюте. Под отчёт средства ему выплачены авансом в рублях или в валюте. По возвращении из командировки при обработке информации о расходах нам следует в части суточных установить:
Казалось бы, одна задача – одно решение, но решений как раз будет четыре раз-ных:
| цель пересчёта | применимый курс иностранной валюты, в ко-торой выражены суточные | основание в НПА, разъяснения |
|---|---|---|
| для бухучёта | вся сумма суточных пересчитывается по документально подтверждённому работником курсу (выпиской банка, справкой из пункта обмена валюты и т.п.), а при отсутствии документального подтверждения – по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчёта | п. 5, 6 ПБУ 3/2006 |
| для налгового учёта | авансированная сумма пересчитывается в рубли по курсу ЦБР на дату перечисления аванса. Сумма суточных, выплаченная после командировки, пересчитывается по документально подтверждённому работником курсу, а при отсутствии оного – по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчёта | п. 10 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.04.2021 № 03-03-07/28695 |
| для НДФЛ | курс ЦБР, установленный на дату фактического получения дохода. Дата получения дохода – последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт | п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ |
| для страховых взносов | курс ЦБР, установленный на дату начисления суммы суточных в пользу работника. Днём начисления следует считать день утверждения авансового отчёта | п. 1 ст. 424 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.05.2017 № 03-15-06/32796 |
В такой ситуации стоит задуматься, в какой валюте заполнять авансовый отчёт и как не запутаться в этих четырех вариантах пересчёта.
Казалось бы, тут нет никакого подвоха.
Уже третий год применяется Постановление Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915, определяющее, что за каждый день нахождения в такой командировке работнику полагаются суточные в размере 8480 рублей.
Но практика показала, что при применении данного документа бухгалтеры зачастую упускают некоторые ключевые моменты:
Лишь в случае, когда командировка вписывается в условия, обозначенные По-становлением № 1915, сработают и те налоговые льготы, которые предусмотрены п. 1 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ: вся сумма повышенных суточных не будет подлежать обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Практически в каждой организации есть сотрудники, чья работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Их поездки служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Тем не менее и им работодатель обязан возместить связанные с рабочими разъездами расходы и выплачивать суточные (ст. 168.1 ТК РФ). Нормы возмещения и величину суточных для таких работников нужно установить отдельно – ведь это не компенсации за командировки, а компенсации за служебные поездки. Пусть даже размеры суточных совпадают с командировочными, всё равно это другие суточные.
С начала 2024 г., как вы знаете, эти суточные стали нормироваться в целях налогообложения НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ) и могло сложиться впечатление, что все различия между служебными поездками разъездных работников и служебными командировками остальных стёрты, но это не так по целому ряду пунктов. Мы затронем здесь лишь вопрос суточных. Если величина выплаты выше необлагаемого предела (700 рублей за каждый день по-ездки по территории РФ и 2500 рублей за каждый день поездки за пределами РФ), то у работника возникает облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход. На какую дату этот доход считается полученным?
В целях страховых взносов все стандартно – на дату начисления, т.е. на дату утверждения авансового отчёта. Так же, как и в случае с командировками.
А вот в части НДФЛ будет различие:
и получайте новости первыми!