Покупка прослеживаемых товаров через подотчетное лицо: оформляем сделку

Минфин в письме от 23.08.2021 № 27-01-22/67650 рассказал о правильном оформлении покупки прослеживаемых товаров через подотчетников в розничном магазине.

Как пояснили в ведомстве, выбор способа оформления зависит от наличия у сотрудника доверенности на покупку товара от лица организации. Разберем оба случая.

Доверенность есть

Если у подотчетного лица есть доверенность, то продавец прослеживаемых товаров должен оформить и направить покупателю:

— электронный счет-фактуру — если работает на общей системе налогообложения (ОСН);

— универсальный передаточный документ (УПД) — если работает на спецрежиме (п. 3 ст. 168, п. 1.1 ст. 169 НК).

В этих документах продавец отображает реквизиты прослеживаемости, в том числе сведения о регистрационном номере партии товаров (РНПТ).

Покупатель, в свою очередь, затем укажет РНПТ:

— в декларации по НДС — если находится на ОСН;

— в отчете об операциях с прослеживаемым товаром — если находится на спецрежиме.

Доверенности нет

Сотрудник купил товар как физлицо для личных нужд. В этом случае у продавца нет обязанности оформлять счет-фактуру или УПД. Нужно лишь выдать подотчетнику кассовый чек, в котором нет РНПТ (п. 7 ст. 168 НК).

Согласно подп. «в» п. 4 постановления Правительства от 01.07.2021 № 1108 прослеживаемость товара прекращается при продаже товара физлицу для личных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.

Поэтому покупатель не будет указывать РНПТ в декларации по НДС или в отчете об операциях по прослеживаемым товарам. Но он должен возобновить прослеживаемость товара. Для этого надо подать в ФНС уведомление об остатках, в строке 4 документа проставив признак 1.

Получив уведомление, ФНС присвоит товару новый РНПТ, который покупатель отразит в отчете об операциях по прослеживаемым товарам.

Что нужно для работы с прослеживаемостью

Такском как оператор электронного документооборота и аккредитованный удостоверяющий центр предлагает решения для работы с прослеживаемостью:

— Электронные подписи — для подписания отчетности, счетов-фактур и УПД;

— Сервисы для ЭДО с контрагентами — для получения и отправки счетов-фактур и УПД;

— Сервисы для электронной отчетности в ФНС — для отправки деклараций по НДС и отчетов по прослеживаемым товарам.