Опыт перехода на ЭДО в условиях обязательной маркировки

С 1 июля этого года все участники рынка табачных изделий обязаны использовать электронный документооборот для передачи сведений в систему маркировки. Накануне этой даты состоялась онлайн-сессия рабочей группы по вопросам электронного документооборота Торгово-Промышленной палаты РФ. Для обсуждения ситуации на рынке, обмена опытом и практическими кейсами на онлайн-площадке встретились специалисты ЦРПТ, ФНС, поставщики решений и представители бизнеса.

Модератором сессии выступил руководитель рабочей группы Василий Зудин – заместитель генерального директора компании Такском. Он отметил, что, несмотря на то, что последние несколько месяцев были сложные с точки зрения ведения бизнеса, сроки маркировки товаров не сдвинулись. Проект маркировки товаров имеет государственное значение, и его поэтапная реализация находится под контролем Минпромторга. На сегодняшний день в системе Честный ЗНАК зарегистрировано более 79 000 участников табачной отрасли, 64 000 участников рынка лекарственных препаратов, 55 000 участников рынка обуви. Для этих категорий товаров 1 июля остаётся важнейшей реперной точкой, за которой следует новый этап внедрения маркировки.

Маркировка табака

Алекандр Кривоносов, эксперт ЦРПТ товарной группы «Табак» проинформировал, что на данный момент в системе содержится информация о более чем 11 млрд пачек сигарет. Маркировка табака стартовала 1 марта 2019 года, параллельно ей маркируется и альтернативная табачная продукция (сигары, кальянный, трубочный табак и др.). Требования к маркировке двух родственных групп похожи, различаются лишь сроки. Для альтернативной табачной продукции они сдвинуты на год.

С 1 июля 2020 года поставка маркированных сигарет в розничную точку и субдистрибьютору должна сопровождаться электронными универсальными передаточными документами (УПД) с указанием кодов. Для этого розничной точке нужно заключить договор с оператором ЭДО и подписать дополнительное соглашение с поставщиками об использовании УПД при приёмке товара. Формат электронного УПД утверждён Федеральной налоговой службой и позволяет принимать в одном документе как маркируемые, так и немаркируемые товары, а также вносить корректировки при расхождениях.

Готовность рынка

О том, как выстроить эффективный обмен электронными документами и с производителями, и с ритейлом, рассказал Сергей Сидорович, менеджер по планированию и оптимизации бизнес-процессов группы компаний «Мегаполис».

В качестве дистрибьютора «Мегаполис» напрямую сотрудничает с производителями табака в России. И если с тремя из четырёх крупнейших производителей и крупным оптовым звеном внедрение ЭДО находится на финальной стадии, то с розницей возникают сложности. В отличие от производителей, у которых времени, чтобы освоить ЭДО было гораздо больше, крупные сетевые игроки ещё не успели поменять свои бизнес-процессы и зачастую компании приходится подстраиваться под каждую отдельную торговую сеть. Малая розница традиционно с недоверием относится к любым цифровым новшествам и предпочитает откладывать ЭДО до последнего. Но это не является глобальной проблемой, так как подключение небольшой торговой точки занимает минимум времени.

Для непрерывности процесса нужна готовность абсолютно всех участников торговой цепочки. В целом, по оценке спикера, полноценный переход на ЭДО – позитивное явление и со временем станет плюсом для всех.

Онлайн-кассы

Изменения, связанные с маркировкой, коснулись и правил использования контрольно-кассовой техники. Об особенностях отражения операций с маркированным товаром рассказал заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России Александр Сорокин. 

При расчёте за маркируемый товар в реквизите кассового чека «код товара» должен быть указан код идентификации товара. Это правило действует при продаже всех маркированных товаров, за исключением тех видов расчёта, которые не связаны с фактической передачи товара покупателю. Например, внесение аванса или погашение займа. От необходимости указывать в чеке при расчёте код товара также освобождены курьерские и почтовые службы. Последнее исключение временное и действует до апреля 2021 года.

С апреля этого года тег 1162 «код товара» также используется при реализации средств индивидуальной защиты (СИЗ). Они не входят в список маркируемых товаров, но их реализация находится под особым контролем.

Сейчас передача сведений от кассы в систему маркировки происходит в одностороннем порядке, но уже в ближайшем будущем эта ситуация изменится. Будут введены четыре новых фискальных документа, работающих параллельно кассовому чеку: запрос о коде маркировки, ответ на запрос, уведомление о реализации маркированного товара и квитанция о реализации. Например, с помощью уведомления о реализации маркированного товара владелец ККТ сможет направить в систему маркировки полную информацию о проданных товарах (код, цена, НДС, адрес магазина и др.) и получить ответ о приеме такой информации.

Изменения в форматы фискальных документов, связанные с появлением новых документов, будут внесены в ближайшее время. Для работы с новыми документами бизнесу потребуется обновить кассовое ПО и поменять фискальный накопитель на новый, поддерживающий формат. Сделать это можно будет не сразу, а после завершения срока службы текущего накопителя.

Электронный документооборот. Какую систему выбрать и как перейти

С внедрением маркировки всё больше и больше компаний будут переходить на электронный обмен документами. Специфика перехода на ЭДО мелкой розницы и больших предприятий, безусловно, отличается, но и там, и там важен комплексный подход. Об этом на онлайн-конференции рассказали эксперты компании Такском Иван Самородов и Роман Шибанов.

Для небольших компаний удобнее всего будет работать с электронными документами с помощью онлайн-кабинета или из привычной учётной системы. Для малого и среднего бизнеса компания Такском полностью доработала свои традиционные сервисы ЭДО Такском-Файлер и 1С-Такском для работы с маркированным товаром. У Такском-Файлера есть собственное мобильное приложение, которое позволяет просматривать документы и производить сверку кодов маркировки с помощью камеры телефона или планшета.

Для тех, кто привык вести учёт в 1С, существует решение 1С-Такском. Его преимущества в том, что пользователю не нужно переключаться между различными программами, сервис ЭДО Такскома уже встроен в коробочное решение 1С.

Кроме того, компания предлагает набор модулей для доработки уже готовых учётных систем под маркировку и отдельное решение для работы с маркированными товарами Стация Сканирования на базе 1С.

Такском участвует в проектах по маркировке с самого начала. За это время в компании накопили значительный опыт внедрения ЭДО в крупнейших компаниях. И этот опыт показывает, что развернуть систему ЭДО в короткие сроки с помощью инструментов Такском и системного подхода можно в любом холдинге, вне зависимости от количества и вида используемых в компании учётных систем. Например, одна из разработок компании – Такском-Ассистент – выполняет функции персонального конвертера и переводит документы, созданные учётными системами, в формализованный вид. Решение уже показало свою эффективность при внедрении ЭДО на предприятиях с несколькими учётными системами, в транснациональных корпорациях, в крупных компаниях, которым требовалось настроить документооборот в сжатые сроки и в других сложных случаях.

Что касается розницы, то у торговых точек есть несколько вариантов работы с ЭДО. Принимать электронные УПД можно с помощью личного кабинета ЦРПТ, с помощью сервисов оператора ЭДО или непосредственно через кассовое ПО. О последней возможности на сессии рассказал Максим Финогенов, продакт-менеджер ЦОР «Штрих-М».

Напоминаем, что с 1 июля 2020 года оборот немаркированных сигарет и папирос запрещен. Компаниям разрешат домаркировать остатки до 1 декабря 2020 года.

В активной фазе находятся и проекты по маркировке сразу нескольких других товарных групп. Следующая сессия рабочей группы, состоится 23 июля и будет посвящена особенностям маркировки обувной продукции.