Внедрение ЭДО по маркированным товарам с нуля. Кейс парфюмерного дистрибьютора

Тандем оператора ЭДО «Такском» и интегратора IT-решений для бизнеса «ИСТ», помог компании «Ноктюрн», крупному дистрибьютору парфюмерно-косметической продукции, настроить обмен электронными документами по маркированным товарам с нуля. Как это удалось сделать за короткий для крупного бизнеса срок – рассказывают участники проекта. 

Обязательная маркировка парфюмерной продукции началась в России 1 октября 2020 года. Помимо обязательного нанесения на товары средств идентификации (кодов Data Matrix), производители, дистрибьюторы и продавцы должны также передавать в систему маркировки сведения о смене прав собственности на товар. Для такой товарной группы, как парфюмерия, оператор маркировки «Честный ЗНАК» предоставляет несколько вариантов, как это можно делать. Один из них – при помощи электронных универсальных передаточных документов (УПД), в которых указываются коды товара. Этот вариант подразумевает использование систем электронного документооборота (ЭДО). 

Заказчик: исходные данные

С необходимостью внедрения маркировки на продукцию столкнулось ООО «Ноктюрн». Компания является одним из крупнейших дистрибьюторов парфюмерно-косметической продукции в Нижнем Новгороде, имеет складской комплекс и собственную службу доставки, интернет-магазин, широкую клиентскую базу. В нижегородском регионе «Ноктюрн» представляет более 200 российских и зарубежных производителей и поставляет их продукцию в более чем 2000 магазинов и аптек.

До необходимости маркировать парфюмерную продукцию и передавать сведения о ней в «Честный ЗНАК» компания не использовала ЭДО. Сотрудники работали в биллинговой системе, через которую проводились все расчеты с контрагентами. Развитием и обслуживанием этой системы занималась IT-компания «ИСТ».

Ввиду масштабов бизнеса ООО «Ноктюрн» стало ясно, что проект внедрения маркировки потребует комплексной проработки по выбору наиболее оптимального варианта передачи сведений о смене собственника на продукцию. 

Постановка задачи

ООО «Ноктюрн» поставил перед «ИСТ» задачу – расширить функционал используемой системы для перехода на ЭДО в части реализации маркируемой продукции. Внедрение ЭДО не должно было никаким образом нарушить текущие бизнес-процессы компании или серьезно перестроить их. Необходимо было встроить функционал ЭДО в систему заказчика, с сохранением ее интерфейса.

Для передачи сведений о маркированной продукции заказчик выбрал вариант использования решения для ЭДО от оператора, как самый оптимальный и стратегически выгодный. ЭДО от оператора имеет ряд преимуществ.

Во-первых, ООО «Ноктюрн» работает с большим количеством поставщиков и покупателей, которые пользуются услугами разных операторов ЭДО. Чтобы беспрепятственно передавать электронные документы контрагентам на другом операторе, нужен роуминг. Такую услугу могут предоставить только операторы ЭДО.

Во-вторых, используя другие варианты для передачи сведений о товаре, которые предлагает оператор маркировки (работа через личный кабинет «Честного ЗНАКА» и прямая интеграция с ним), заказчик смог бы работать только с ограниченными типами документов: УПД и УКД. Он не смог бы обмениваться неформализованными документами, документами по электронным торгам и другими типами документов. Это накладывает определенные ограничения, и если для малого бизнеса они приемлемы, то для крупного предприятия – критичны. 

Выбор оператора ЭДО

Нужно было выбрать оператора ЭДО, который подходил бы под требования крупного бизнеса. В первую очередь, оператор должен был обладать соответствующим опытом по реализации и выводу в промышленную эксплуатацию проектов с другими производителями и дистрибьюторами.

Также было важно, чтобы оператор предоставлял несколько решений по внедрению ЭДО в систему заказчика, а предлагаемое решение должно было быть гибким и простым для внедрения, обеспечивающим возможность настройки роуминга со всеми операторами ЭДО, с которыми работают поставщики и покупатели компании.

Третий критерий – это готовность предоставления консультационных услуг на каждом этапе проекта. Внедрение ЭДО требовало от специалистов «ИСТ» использования непрофильных компетенций, касающихся формата УПД, электронного документооборота, требований ЦРПТ, криптографии. В связи с этим нужно было либо собирать и изучать подобную экспертизу самостоятельно, либо расширять проектную команду, включив в нее специалистов со стороны.

Необходима была тандемная работа разработчиков, глубоко погруженных в систему заказчика, и специалистов оператора, которые знакомы со спецификой ЭДО.

В результате был выбран оператор ЭДО «Такском», имеющий опыт реализации аналогичных проектов для крупного бизнеса и при этом готовый оказывать консультационно-методологическую поддержку специалистам «ИСТ».

«ООО «Ноктюрн» использует наше уникальное программное обеспечение в сфере товарооборота, складской и транспортной логистики, финансового учёта. По заказу «Ноктюрн» мы провели тендер по выбору поставщика решения для ЭДО. Основными критериями выбора были простота реализации решения, совместимость с используемым ПО и, безусловно, цена такого решения. Наиболее оптимальным вариантом от компании «Такском» было признано SDK на базе технологии .NET», – комментирует директор ООО «ИСТ» Александр Лещев.

Реализация проекта

Такском предоставляет несколько вариантов интеграции ЭДО в учетные системы клиентов. Как наиболее простой был выбран перенос функционала ЭДО на базе набора готовых библиотек SDK.

Решение значительно сэкономило время проектной команды «ИСТ». Вместо изучения с нуля устройства электронного документооборота, оно позволило оперировать сервисом ЭДО на уровне команд. Отпала необходимость изучения принципов формирования специализированных контейнеров, служебных сообщений и других особенностей ЭДО. Выбранную библиотеку нужно было только адаптировать под используемую систему.

Удобство тестирования – еще одна из причин, почему было выбрано решение на базе SDK. Готовые наработки в виде тестовых приложений, содержащих открытый и прокомментированный программный код, которые дал оператор, существенно упростили работу программистам.

Помимо прочего, «Такском» предоставил интегратору в помощь индивидуальную проектную команду, включающую квалифицированных специалистов различного профиля. Они проводили регулярные экспертные консультации по вопросам форматов документов и криптографии, требований ЦРПТ и другим специализированным вопросам из сферы ЭДО. Благодаря этому все проектные вопросы решались оперативно.

«При этом для реализации ЭДО по маркированным товарам нами был разработан универсальный сервис, который позволяет работать как с API от оператора ЭДО «Такском», так и с API от оператора маркировки «ЦРПТ». Сервис принимает и отправляет универсальные передаточные и универсальные корректировочные документы (УПД и УКД), разагрегирует коды маркировки, отправляет оператору ответы о принятии или непринятии документа, проверяет клиентов на регистрацию в ЦРПТ. Данное решение подходит как для оптовых, так и розничных компаний, и может интегрироваться как с ПО компании «Ноктюрн», так и с другим сторонним ПО благодаря использованию собственной базы данных (БД). Такая интеграция позволила ООО «Ноктюрн» автоматизировать взаимодействие с «Честным ЗНАКОМ» и упростить работу своих сотрудников», – рассказывает о созданном решении директор «ИСТ».

Сложности

Как и в любом проекте, всегда имеющем нюансы по части практической реализации сценариев работы пользователей с новым функционалом, в нем возникают сложности. Нужно было учитывать требования форматов, методические рекомендации ЦРПТ.

«Сложности возникали как на этапе тендера по выбору поставщика решения для ЭДО, так и на этапе реализации проекта. На этапе выбора оператора мы столкнулись с тем, что некоторые операторы были не готовы полноценно работать с маркированным товаром, работать в роуминге. На этапе реализации были сложности с использованием API, так как не все функции были реализованы, и не все было документировано. Но с помощью специалистов «Такском» нам удалось получить недостающую информацию и реализовать почти весь задуманный функционал, либо – в каких-то случаях найти альтернативное решение», – пояснил Александр Лещев.

При этом те сложности, которые касались именно технологий ЭДО, были скрыты «внутри» самого решения от оператора, не создавая никаких дополнительных препятствий для работы пользователей.

Эффективная работа проектной команды также помогла быстро решать все возникающие вопросы по мере поступления. Все проблемы сотрудниками «ИСТ» были проработаны тщательно и своевременно, что и позволило запустить проект в сжатые сроки. 

Результаты

Работая в тандеме, проектной команде «ИСТ» и «Такском» удалось полностью внедрить электронный документооборот в используемые учетные системы заказчика за 8 месяцев (с июня по январь), что для крупного игрока рынка, имеющего сотни контрагентов, достаточно короткий срок.

Сейчас обмен электронными документами с контрагентами в компании «Ноктюрн» растет с геометрической прогрессией. Так, если в феврале, в начале вывода проекта в промышленную эксплуатацию, было передано более 500 электронных документов, в марте это число превысило 2000.

Через два месяца «Ноктюрн» уже обменивался электронными документами более чем с сотней контрагентов – причем не только с теми, кто использует ЭДО «Такском», но и с контрагентами других операторов через роуминг. Сейчас обмен настроен уже с 6 операторами ЭДО, и ни с одним не было получено отказа в соединении.

Для сотрудников, работающих с документами, роуминг незаметен. Обмен документами с контрагентами других операторов ЭДО ничем не отличается от обмена с контрагентами на операторе «Такском».

«Запуск проекта осуществлен в намеченный срок. Созданный механизм позволяет вести закупки и дистрибуцию маркированного товара. В наших планах – расширить функциональность сервиса, в частности, автоматизировать процесс эмиссии кодов маркировки для производства и товарных остатков. В перспективе планируется внедрить данное решение и для наших клиентов – как крупных, так и не больших фирм и ИП, которые осуществляют розничную торговлю маркированным товаром», – комментирует текущие результаты от проекта и дальнейшие перспективы генеральный директор ООО «Ноктюрн» Алексей Зудилов.

Выводы

Реализовать и вывести в промышленную эксплуатацию проект удалось в короткие сроки благодаря грамотному разделению функций между компанией-интегратором и оператором ЭДО. Сыграло роль и то, что «Такском» не только предоставил простое решение на базе готовых библиотек, но и обеспечил компетентной поддержкой своих специалистов. Безусловно, на успешность проекта повлияла и качественная и оперативная работа специалистов «ИСТ», от а до я знающих внутреннюю систему заказчика.

«Уже сейчас мы видим, что обмен настроен более чем с сотней контрагентов, передано несколько тысяч электронных документов. Это хороший результат на старте, который показывает, что дальнейшее развитие проекта ЭДО в компании идет как по накатанной, если понятен принцип работы, а основные вопросы и проблемы уже решены», – заключил Роман Шибанов, руководитель службы проектных и интеграционных решений компании «Такском».

Узнать больше о быстром и надежном переходе на ЭДО можно на сайте «Такском».