Роуминг в ЭДО: что нужно знать о технологии

Как сложности обмена документами в роуминге влияют на поставщиков и заказчиков? Что надо учитывать, выбирая оператора ЭДО? Что выбрать – роуминг или несколько операторов? На эти вопросы эксперты TerraLink подробно отвечают в статье, а также разбирают важные аспекты: каким компаниям и для чего нужна данная технология, насколько высока доля роуминговых абонентов в сервисах операторов ЭДО, какие варианты выбора оператора и возможности подключения существуют и как будет развиваться и регулироваться роуминг.

По полочкам: как работает роуминг операторов ЭДО

По принципу работы роуминг в ЭДО практически ничем не отличается от того же понятия в мобильной связи: операторы объединяются и стремятся сделать процесс передачи данных максимально бесшовным, чтобы пользователи не заметили переключения. Операторов ЭДО на рынке достаточно много, около 80 компаний. Кто-то пользуется одним оператором, кто-то другим. В случае, когда компании-партнеры пользуются разными операторами, и возникает необходимость настройки роуминга документооборота. В этом случае документы будут храниться у обоих операторов, которые, в свою очередь, должны обеспечить синхронизацию процесса обработки документов в онлайн-режиме.

Особенно остро проблема встает перед крупными заказчиками, которым приходится взаимодействовать с несколькими операторами ЭДО, так как у них много контрагентов. Это приводит к росту затрат, а также к тому, что компания вынуждена и искать дополнительные пути передачи документов. Именно поэтому еще на этапе выбора оператора ЭДО важно проработать вопрос: выбрать нескольких операторов, обеспечивающих максимальное покрытие бизнес-контактов или же предпочесть роуминговую пару.

Подобрать роуминговую пару для организации комфортного обмена документами можно на сайте «Разработчиков и операторов систем электронных услуг» (НП РОСЭУ), где постоянно обновляется таблица роумингового соединения между операторами. При выборе оператора ЭДО можно найти в ней пару операторов, с которыми планируется обмен документами, и проверить наличие интеграции.

Еще одним вариантом отправить документы во внешние организации, которые используют другого оператора является прямое подключение нескольких операторов ЭДО к СЭД или ERP. Иными словами – выбрать мультиоператорность.

Роуминг или мультиоператорность

Приведем несколько критериев, чтобы взвесить все плюсы и минусы обоих вариантов.

Сколько стоит роуминг

В идеале, цена обмена в роуминге не должна превышать стоимости обмена в рамках одного сервиса. Но не всегда оператору удается этого достичь. Например, оплата за исходящий документ 2 рубля, а оператор контрагента хочет получать часть этой стоимости. Соответственно возникает ситуация вероятного увеличения стоимости передачи документов в роуминге. Не факт, что она повысится – это вопрос переговоров. Но и гарантировать, что документы в роуминге будут стоить столько же, сколько и документы в рамках одного оператора, никто не сможет.

Стоимость отправки документов при мультиоператорном подходе также формируется, исходя из стоимости отправки документа через каждого оператора, подключенного к системе ЭДО. Но в этом случае из-за гибкости выбора между операторами, а значит и между стоимость отправки документа, можно управлять стоимостью и ее прогнозировать в рамках проекта.

Какова сегодня доля документов в роуминге?

Текущий этап электронного выставления счетов в России можно охарактеризовать как динамично развивающийся. По данным Billentis, почти тремя миллиардами счетов-фактур ежегодно обмениваются компании из сегментов B2C и B2B в России. Около 95% документов от общего объема электронных документов в РФ отправляются с помощью прямого подключения к операторам ЭДО (по данным РОСЭУ объем роумингового трафика за последние несколько лет составляет 5-6% и ежегодно снижается).

Локдаун весной 2020 года, переход к обороту маркированной продукцией, изменения законодательства, подстегивают бизнес быстрее переходить к решениям, позволяющим вести бизнес непрерывно, эффективно и с большей прозрачностью, одним из которых и является ЭДО. Это приводит к росту объемов электронных документов, что может привести и к росту числа документов, отправляемых в роуминге, и, что немаловажно, появлению новых роуминговых пар и развитию отношений операторов ЭДО. Например, в начале 2020 года «Такском» и «Тензор» ввели автоматический роуминг электронного документооборота, что избавило компании от долгой и неудобной настройки соединения в ручном режиме.

Каким компаниям подходит роуминг

Организации из разных сфер деятельности выбирают для себя роуминговый путь. Здесь нет привязки к определенной отрасли и специфическим задачам бизнеса. Обмениваться электронными документами как в роуминге, так и через прямое подключение к нескольким операторам ЭДО удобно всем – и торговым компаниям, и производственным предприятиям, и финансовым организациям. Основным критерием здесь, пожалуй, является количество документов, которыми компаниями обменивается ежемесячно.

Команда экспертов TerraLink, например, выступает за разумный подход. Выбирает компания роуминг или мультиоператорность, важно чтобы сотрудникам было комфортно работать, а весь бизнес-процесс работы с электронным документом был эффективным, автоматизированным и прозрачным.

Перемен требует и ждет рынок ЭДО

Согласно недавним исследованиям среди 1 537 представителей российского бизнеса, почти 10% опрошенных отмечают неудобство работы в роуминге в числе проблем, с которыми столкнулись при переходе на ЭДО компании.

За последние несколько лет со стороны Федеральной налоговой службы уже был принят ряд приказов, обязывающих операторов предоставлять своим клиентам возможность работы в роуминге с контрагентами. Регулятор знает и продолжает заниматься проблемами обмена документами в роуминге и при его автонастройке. В ближайших планах регулятора есть инициатива по реализация документа, описывающего технологию взаимодействия операторов ЭДО и создающего единые правила роумингового обмена. Также для этого предполагаются правки текущего федерального законодательства, по которым операторы ЭДО вводятся в правовое поле и за органом исполнительной власти предусматривается возможность регулирования их деятельности. После этого, одним из требований к операторам станет безусловное соблюдение технологии взаимодействия между операторами, тем самым технологические средства операторов максимально приблизятся друг к другу, и в случае, когда оператор реализует обмен документами по утвержденным форматам он будет обязан в максимально короткие сроки устанавливать соединение с другим оператором.

Таким образом, утверждая максимальное число форматов документов, утверждая технологию взаимодействия операторов ЭДО, беря на себя функцию хранения адресов клиентов (т.е. у какого клиента ящик у какого оператора ЭДО) регулятор пытается снизить и максимально устранить все барьеры, возникающие при роуминге на данный момент, чтобы автоматическое установление связи между контрагентами, находящимися у разных операторов совершалось в максимально короткий промежуток времени.

Документ «Технология обмена электронными документами между операторами электронного документооборота», наряду с другими документами, обеспечивающими комфортные условия для электронного взаимодействия, в начале июня 2021 были опубликованы на официальном сайте ФНС России. Вышеуказанные документы размещены в базе знаний подраздела "Электронный документооборот" раздела "Иные функции ФНС России".