Электронные чеки вместо бумажных: новые реалии. Что нужно знать продавцу и покупателю

Автор: Марина Климова, профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Санкции привели к дефициту и резкому подорожанию чековой ленты. Сейчас рынок пришел в равновесие, но эти события заставили бизнес задуматься о смене стратегии и переходе к выдаче покупателям электронных чеков вместо бумажных.

Это не запрещено и широко практиковалось после перехода на онлайн-кассы в сфере осуществления расчетов, не предусматривающих прямого контакта продавца с покупателем. В офлайн-торговле такой популярности электронных чеков не наблюдалось – по традиции покупатель привык вместе с товаром получать бумажный чек.

Развивать ли идею перехода на выдачу электронных чеков и чем привлекать к ней покупателя – решать бизнесу. Тут сгодится и обещание бонусов и призывы спасти леса от уничтожения. Мы же поставим себе задачу рассмотреть этот вопрос в правовом ключе, чтобы потенциально привлекательное коммерческое решение не переросло в нарушение.

Продавцу

Реагируя на кризисную ситуацию с чековой лентой, ФНС России 16.03.2022 на своем сайте информировала пользователей ККТ, что в отдельных случаях не будет штрафовать их за невыдачу бумажного чека. Вины пользователя нет, значит, и штрафа удастся избежать, если расчет зафиксирован на кассе, а чековая лента отсутствует на рынке по не зависящим от него обстоятельствам, причем покупатель чек все же получил или имел возможность получить – в электронной форме. Позже, в письме ФНС России от 28.04.2022 № АБ-4-20/5290@, было уточнено, что эта мера не означает отказа ФНС России от реализации контрольных мероприятий, в том числе рассмотрения заявлений граждан по фактам невыдачи чека покупателю. В условиях наличия достаточного количества чековой ленты на рынке отсутствие ленты у конкретного пользователя ККТ в случае невыдачи кассового чека покупателю не может рассматриваться в качестве объективного обстоятельства, свидетельствующего об отсутствии вины. Злоупотребления, связанные с невыдачей кассовых чеков пользователями ККТ, рассматриваются ФНС России как нарушение законодательства о применении ККТ.

И все же законный переход на выдачу электронных чеков возможен с соблюдением всех установленных правил.

Закон требует, чтобы при осуществлении расчета пользователь ККТ выдал кассовый чек или бланк строгой отчетности покупателю на бумажном носителе и (или) в электронной форме (п. 2, 3, 5, 5.3, 5.4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ»).

Исключительно бумажный вариант возможен лишь в случае работы ККТ в автономном режиме, т. е. без подключения к интернету и к оператору фискальных данных (п. 2 ст. 1.2, п. 7 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). В таких условиях покупатель не может требовать выдать чек в электронном виде.

При осуществлении расчетов в безналичном порядке без прямого взаимодействия с покупателем пользователи ККТ обязаны обеспечить передачу покупателю (клиенту) кассового чека (бланка строгой отчетности) одним из следующих способов (п. 5.3, 5.4 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ):

1. в электронной форме на абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленные покупателем (клиентом) пользователю не позднее рабочего дня, следующего за днем осуществления расчета, но не позднее момента передачи товара;
2. на бумажном носителе вместе с товаром в случае расчетов за товар без направления покупателю такого кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме;
3. на бумажном носителе при первом непосредственном взаимодействии клиента с пользователем или уполномоченным им лицом в случае расчетов за работы и услуги без направления клиенту такого кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме.

В остальных случаях (их мы и будем рассматривать) вопрос о выдаче только бумажного чека, только электронного или в обоих вариантах фактически решается по соглашению сторон. Если консенсус найден и покупатель дал согласие на получение им чека в электронном виде, то пользователю можно чек не распечатывать (это следует из п. 2 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ, а также подтверждается рядом писем Минфина России, см., например, Письма от 29.04.2022 № 30-01-15/40028, от 29.04.2022 № 30-01-15/40038, от 09.02.2022 № 30-01-15/8660, от 10.11.2017 № 03-01-15/74175).

Законодательство РФ о применении контрольно-кассовой техники не ставит возможность предоставления покупателю электронного чека в зависимость от того, где, как и за какие товары осуществляются расчеты, в том числе наличными денежными средствами или в безналичном порядке, с использованием банковской карты или без, в торговом зале или в иных местах осуществления торговли, в отношении товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации, или иных товаров.

Самое главное в рассматриваемых на нами случаях – это формальности при достижении договоренности с покупателем о получении исключительно электронного чека без выдачи бумажного. Как следует из п. 2 и 3 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ для успеха нужно, чтобы ДО момента расчета покупатель предоставил пользователю ККТ номер своего мобильного телефона или адрес электронной почты для направления кассового чека или бланка строгой отчетности.

Таким образом, значимо следующее:

• получение именно электронного чека должно быть предварительно оговорено пользователем ККТ с покупателем, последнего нельзя ставить перед фактом и не оставлять ему выбора;
• покупатель должен до оплаты или выдачи товара добровольно сообщить свои контактные данные именно с целью направления ему чека. Поскольку номер мобильного телефона и адрес электронной почты могут быть признаны персональными данными, пользователь ККТ должен действовать при их сборе и обработке строго в соответствии с п. 2 ст. 5, пп. 2 п. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», т.е. пояснить покупателю с какой целью у него испрашивается информация и не использовать ее в иных целях (см. также Письмо Минкомсвязи России от 07.07.2017 № П11-15054-ОГ);
• законодательство не содержит запретов для пользователей предлагать покупателю получить кассовый чек в электронной форме и для этого спрашивать у покупателя абонентский номер или адрес электронной почты, но при этом пользователь не вправе требовать у покупателя или каким-либо иным образом принуждать его к предоставлению абонентского номера или адреса электронной почты, чтобы направить ему кассовый чек в электронной форме (Письмо ФНС России от 30.03.2022 № АБ-4-20/3784);
• в законе нет ограничений в отношении того, в течение какого времени до осуществления расчета покупатель может предоставить пользователю соответствующий абонентский номер или адрес электронной почты, значит, информированное согласие на получение электронных чеков можно получить вместе с представлением покупателем номера телефона или адреса электронной почты при предварительном заказе или бронировании товара, при получении карты покупателя, а также при реализации пользователем иных мер стимулирования покупателей (Письма ФНС России от 28.04.2022 № АБ-4-20/5290@, от 30.03.2022 № АБ-4-20/3784);
• если у пользователя ККТ нет технической возможности направлять чеки на адрес электронной почты, это не повод вынуждать покупателя сообщить именно номер телефона или отказать в выдаче электронного чека, а тем более – чека вообще. Бумажный чек можно не выдавать, в частности, в случае согласия покупателя на получение электронных чеков через сервис «Мои чеки онлайн» и при указании в чеках его номера телефона или адреса электронной почты. В этом случае чеки в электронном виде можно дополнительно не направлять покупателю, они автоматически будут загружаться в сервис (с разрешения покупателя) (Письмо ФНС России от 28.04.2022 № АБ-4-20/5290@);
• выслать чек можно не только по SMS или электронной почте, но и через мессенджер. Направленный таким образом чек может отображаться в виде картинки, pdf-документа, ссылки с указанием даты, времени и суммы покупки. Покупателю достаточно нажать на ссылку и перейти на страницу с электронной версией чека (Информация ФНС России «Чек с онлайн-кассы теперь можно получить через мессенджер», https://www.nalog.gov.ru/rn77/news/activities_fts/9568840/);
• в электронной форме можно направить покупателю не сам чек, а сведения, идентифицирующие такой кассовый чек (регистрационный номер ККТ, сумма, дата и время расчета, фискальный признак документа), и информацию об адресе информационного ресурса, который размещен в сети «Интернет» и по которому такой кассовый чек или такой бланк строгой отчетности может быть бесплатно получен покупателем (клиентом) (п. 3 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ).

Отметим, что в электронном чеке обязательно указываются абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента), с помощью которых такой документ может быть получен (абз. 17 п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ). Отсутствие этого реквизита является нарушением порядка применения ККТ, что может послужить основанием для привлечения пользователя ККТ к административной ответственности по ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ (см. также Письмо ФНС России от 25.08.2021 № АБ-4-20/11987).

Пользователь ККТ не несет ответственности за неполучение покупателем чека по каким-либо причинам – его обязанность направить чек (п. 2 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ, ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ). Если покупатель чек не получил или утверждает, что не получил, и обращается по этому вопросу к продавцу, разумно, если имеется такая возможность (во избежание жалоб в налоговую службу на действия продавца), заново направить чек покупателю, в том числе, на иной абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленный последним.

С сервисами «Такском-Касса» и «ОФД-Такском» вы можете:

• подключить услугу «СМС-чек»;
• подобрать контрольно-кассовое оборудование, поддерживающее отправку чеков на e-mail;
• получить консультацию специалиста по подключению функции электронных чеков;
• брендировать чеки – использовать фирменный стиль, цвета и логотипы компании, рассказать клиентам об акциях и скидках прямо на чеке.

Напоминаем, ОФД «Такском» четыре года подряд (2019-2022 гг.) занимает 2-е место в стране по числу подключённых касс.

Покупателю

Кассовый чек необходим покупателю или его работодателю по целому ряду причин, включая подтверждение понесенных расходов. Он используется как первичный или оправдательный документ в целях бухгалтерского, налогового учета, а значит, должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства.

Если сконцентрироваться в этом ключе именно на электронных чеках, покупателю следует учесть, что: – распечатанный покупателем кассовый чек (БСО), полученный им в электронной форме, приравнивается к кассовому чеку или бланку строгой отчетности, отпечатанным ККТ на бумажном носителе (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона № 54-ФЗ). При этом согласно п. 24 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Следовательно, понадобятся и оригинал – файл с электронным чеком, и распечатка; – реквизитный состав электронного чека несколько отличается от реквизитного состава чека на бумажном носителе (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, Приказ ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@). Так, в электронном чеке обязательно указываются абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента), сообщенный им пользователю ККТ, однако может отсутствовать QR-код.

Проверить чек, а также, при наличии чека на бумажном носителе, без обращения к продавцу получить электронный дубликат можно с помощью мобильного приложения ФНС России «Проверка чеков ФНС России».

Оставьте свой номер, если возникли вопросы.