Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой

• Подготовка
• Инструкция по регистрации кассы
• Шаг 1. Отправка заявления на регистрацию ККТ
• Шаг 2. Прохождение фискализации
• Шаг 3. Отправка отчётности
• Шаг 4. Получение регистрационной карточки
• Шаг 5. Передача данных в ОФД
• Какие ошибки могут быть допущены при регистрации ККТ

Регистрацию онлайн-кассы можно провести, посетив любое отделение ФНС России – необязательно на той территории, где вы состоите на учёте как ИП или юрлицо, – либо обратиться в ЦТО «Такском-Касса» , который зарегистрирует вашу кассу в налоговой инспекции. Срок регистрации ККТ через ФНС России составляет 5 рабочих дней с момента подачи заявления.

Все действия по регистрации онлайн-кассы регулируются законом № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации».

Постановку на учёт можно выполнить онлайн – в личном кабинете юридического лица или ИП на сайте налоговой. Рассказываем о подготовке и регистрации ККТ на портале, получении регистрационной карты, прохождении фискализации, отправке отчётности, передаче данных в ОФД и возможных ошибках.

Подготовка

Перед тем, как заняться регистрацией онлайн-кассы, следует выполнить следующие действия.

1. Оформить договор с выбранным оператором фискальных данных (ОФД) из реестра налогового органа.
2. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП) в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры России. Подойдёт КЭП с сертификатом, выданным ИФНС на первое лицо компании (или ИП), либо КЭП физического лица, на имя которого выдана машиночитаемая доверенность (МЧД) с полномочиями проведения регистрационных действий от имени юрлица.
3. Проверить, что онлайн-касса (ККТ) находится в исправном состоянии, снабжена марками-пломбами, на неё нанесены заводской номер и знаки установленного образца, имеется техпаспорт.
4. Приобрести фискальный накопитель (ФН) и установить его внутрь кассы. Срок действия ФН зависит от системы налогообложения и специфики деятельности. По завершении срока действия накопитель нужно заменить на новый и провести перерегистрацию кассы.
5. Удостовериться, что онлайн-касса и ФН включены в перечни допустимых для работы. Например, если вы приобрели ККТ год назад, то эта модель может быть уже исключена из списка – зарегистрировать её сейчас не удастся. Реестр контрольно-кассовой техники ведёт ФНС России в соответствии со статьёй 3 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
6. Зайти на сайт Федеральной информационной адресной системы (ФИАС) и проверить, есть ли в справочнике адрес места ведения коммерческой деятельности. Если такого адреса там нет, то пройти процедуру онлайн-регистрации не получится, – сначала нужно добавить данные в справочник.

Список документов для регистрации ККТ:

• заявление по форме КНД-1110061;
• паспорт заявителя или его законного представителя;
• для представителя — нотариальная доверенность на представление интересов;
• технические паспорта кассы и фискального накопителя;
• договор с оператором фискальных данных;
• договор аренды помещения или другой документ, подтверждающий установку кассы по указанному в заявлении адресу;
• печать ИП или организации (при наличии).

Инструкция по регистрации кассы

Регистрация кассового аппарата доступна в действующем личном кабинете для юрлиц или ИП. Сама процедура состоит из нескольких шагов:

1. Зайти в личный кабинет на сайте ФНС России, составить заявление на регистрацию кассы, подписать его КЭП и отправить.
2. После получения обращения ФНС России сверяет сведения, указанные в заявке, с данными государственных реестров. Если проверка информации прошла удачно, то кассе будет присвоен регистрационный номер.
3. Далее выполняется фискализация ККТ. Для этого онлайн-кассу необходимо подключить к интернету, установить программное обеспечение и ввести необходимые данные. После окончания процедуры касса формирует и распечатывает чек, в котором будут приведены параметры фискализации – фискальный признак (ФП или ФПД), состоящий из 10 цифр.
4. Затем параметры фискализации нужно отправить на сайт налоговой инспекции. ФНС России проведёт проверку ФП, чтобы определить правильность работы ФН.
5. На завершающем этапе в личном кабинете отобразится карточка регистрации ККТ. Она формируется с помощью электронной цифровой подписи ФНС России.

Рассмотрим процедуру регистрации контрольно-кассового аппарата пошагово.

Шаг 1. Отправка заявления на регистрацию ККТ

Чтобы зарегистрировать кассу, вам потребуется зайти в личный кабинет на сайте ФНС России. Авторизоваться на сайте налоговой можно одним из следующих способов:

1. Получив при посещении территориального налогового органа с документом, подтверждающим личность, регистрационную карту. В этом документе будут указаны логин и пароль для входа в личный кабинет.
2. С помощью КЭП.
3. Воспользовавшись подтверждённой учётной записью на портале Госуслуг.

После авторизации в личном кабинете следует выбрать пункт «Учёт ККТ». На следующей странице представлена опция «Зарегистрировать ККТ». Выбрав её, вы увидите варианты: «Заполнить вручную» и «Загрузить из файла». Выберите первый из них, и перед вами откроется страница с формой электронного заявления.

Введение сведений о ККТ

Вам нужно внести информацию во все обязательные поля, выбрав название ККТ, введя наименование организации и адрес торговой точки. Нужно указывать такое наименование места размещения кассы, которое позволит идентифицировать вашу организацию. Им может служить название ТРЦ или магазина, на территории которого находится торговая точка, номерной знак автомобиля (для услуг грузоперевозок, такси) и т.п.

Около поля для указания модели кассы требуется ввести её серийный номер. Его можно найти на корпусе устройства или в техпаспорте. После ввода модели ККТ отобразятся дополнительные поля для выбора фискального накопителя и введения его заводского (серийного) номера.

Заполнение особых параметров

Под обязательными для ввода данных полями вы увидите перечень вариантов использования ККТ. Специальные параметры можно выбрать, отметив галочками нужные чекбоксы. Например, если ваша онлайн-касса будет использоваться при оплате услуг через курьера, применяться для продажи подакцизных товаров или для проведения расчётов онлайн, нужно выбрать эти варианты применения ККТ. Если вы изначально не отметите нужный чекбокс, то вернуться к этому шагу уже не удастся. Указать требуемый параметр позднее можно только при перерегистрации кассы.

Выбор ОФД

Указав особые параметры, необходимо заполнить информацию об ОФД, выбрав его из списка. После указания этой информации останется нажать кнопку «Подписать и отправить» для пересылки анкеты на проверку ФНС.

Шаг 2. Прохождение фискализации

Если проверка завершилась успешно, в личном кабинете появится запись с указанием номера регистрации (РНМ), присвоенного ККТ. С помощью специальной утилиты его нужно будет ввести в настройки самого контрольно-кассового устройства. Для этого требуется подсоединить онлайн-кассу к компьютеру с установленным программным обеспечением и зайти в режим администрирования.

В зависимости от производителя и даже конкретной модели настройка онлайн-кассы может отличаться. Приводим пример действий на примере популярной ККТ марки «Атол»:

1. Подключите онлайн-кассу к компьютеру и запустите программу установки. Она должна автоматически обнаружить кассовый аппарат.
2. Введите в представленные поля дату и время, затем выберите опцию «Зарегистрировать».
3. Внесите в соответствующие окна информацию о предпринимательской деятельности, ККТ, ОФД, системе налогового учёта, которую вы избрали.
4. Проверьте введённую информацию и нажмите кнопку «Выполнить». После этого онлайн-касса свяжется с ОФД, проверит корректность введённых сведений и сформирует файл с реквизитами регистрации. Он автоматически сохранится на компьютер, и его можно будет распечатать.

Важно! При внесении номеров будьте предельно внимательны – допустив ошибку хотя бы в одной цифре, вы выведете фискальный накопитель из строя.

Шаг 3. Отправка отчётности

После введения регистрационных параметров в ККТ будет напечатан фискальный документ – кассовый чек. В нём будут приведены параметры фискализации, обозначаемые аббревиатурой ФП или ФПД (фискальный признак). Для завершения регистрации кассы на сайте ФНС России необходимо отправить отчёт. Уведомление об этом вы увидите в своём личном кабинете.

В отчёте требуется указать параметры фискализации в виде 10 цифр. Также в нём требуется указать номер, дату и время выдачи кассового чека. Заполнив все строки отчёта, нажмите кнопку «Подписать и отправить».

Шаг 4. Получение регистрационной карточки

После успешного выполнения предыдущих шагов в течение 5 дней вам будет направлена регистрационная карточка, заверенная ЭЦП налогового органа. Она будет отображена в личном кабинете на сайте ФНС России. Этот документ будет служить подтверждением регистрационного учёта кассовой техники и того факта, что ККТ можно использовать в своей коммерческой деятельности.

ЭЦП – устаревшая аббревиатура, но её до сих пор часто ищут пользователи в поисковых системах, поэтому мы упоминаем и такой вариант. Правильное сокращение «электронной подписи» – «ЭП».

Шаг 5. Передача данных в ОФД

Несмотря на то, что договор с ОФД уже подписан, в него ещё не была внесена регистрационная информация. Кроме заключения общего договора на обработку фискальных данных необходимо подключить к ОФД конкретную ККТ. Поэтому после получения карточки регистрации нужно настроить передачу сведений в ОФД. Такое подключение, прежде всего, нужно в целях обеспечения биллинга – чтобы и пользователь, и ОФД понимали, с какого момента и за какую кассовую технику начисляется оплата.

Для этого нужно авторизоваться в личном кабинете на сайте ОФД, найти в меню раздел о подключении ККТ, ввести требуемую информацию из карточки регистрации и сохранить изменения.

Какие ошибки могут быть допущены при регистрации ККТ

Регистрация кассового аппарата на портале налоговой инспекции занимает обычно не более получаса. Но есть риск совершить ошибки, которые приведут к нарушению порядка использования ККТ или даже выведут из строя фискальный накопитель.

Несоответствие регистрационных сведений

Указанные на сайте налоговой сведения не синхронизируются с настройками кассы, поэтому вы должны самостоятельно сверить их соответствие. Иначе касса будет работать с нарушением порядка её использования. За это законодательством предусмотрен штраф в размере до 10 000 руб.

Несовпадение сведений об ОФД

Ошибка может возникнуть при расхождении данных на сайте ФНС России и в настройках кассы – например, когда вы сменили ОФД. Если на сайте налоговой службы вы указали нового оператора, а в настройках кассы – не изменили, то вы нарушаете порядок использования ККТ.

Некорректное введение регистрационного номера

На этом этапе ошибка неприемлема, так как она приведёт к тому, что ФН заблокируется и его придётся заменить.

Частая перерегистрация кассы

При любом изменении данных, указанных в регистрационной карточке, потребуется провести перерегистрацию ККТ. Перерегистрировать кассовый аппарат, не меняя ФН, можно не более 12 раз. Затем придётся приобрести новый накопитель.

Нарушение сроков

Провести фискализацию кассы и отправить в ФНС России отчёт о регистрации ККТ нужно не позднее одних суток после присвоения регистрационного номера. Если не выполнить фискализацию в установленный срок, придётся получать на ККТ новый регистрационный номер. Если же вовремя не предоставить отчёт в налоговую службу, фискальный накопитель будет признан недействительным.