Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой

Регистрацию онлайн-кассы можно провести, посетив любое территориальное отделение ФНС – не обязательно то, где вы состоите на учете как ИП или юрлицо, либо обратиться в ЦТО «Такском-Касса», который зарегистрирует вашу кассу в налоговой инспекции.

Но можно выполнить все действия онлайн – в личном кабинете на сайте налоговой. Объясняем, как зарегистрировать ККТ на портале nalog.gov.ru.

Подготовка

Перед тем, как заняться регистрацией онлайн-кассы, вам следует:

• Подписать договор с выбранным оператором фискальных данных (ОФД);
• Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Подойдет КЭП с сертификатом, выданным ФНС на первое лицо компании (или ИП), либо КЭП физического лица, на имя которого выдана машиночитаемая доверенность (МЧД) с правом проводить регистрационные действия от имени юрлица (требование вступает в силу с 01.09.2023);
• Проверить, что онлайн-касса находится в исправном состоянии, снабжена марками-пломбами, на нее нанесены заводской номер и знаки установленного образца, имеется техпаспорт;
• Приобрести фискальный накопитель (ФН) и установить его внутрь кассы. Срок действия ФН может быть установлен 13, 15 или 36 месяцев. По прошествии этого времени накопитель нужно заменить на новый и провести перерегистрацию кассы;
• Удостовериться, что онлайн-касса и ФН включены в перечни допустимых для работы. Например, если вы приобрели ККТ год назад, то эта модель может быть уже исключена из списка – зарегистрировать ее сейчас не удастся;
• Зайти на сайт Федеральной информационной адресной системы (ФИАС) и проверить, есть ли в справочнике адрес места ведения коммерческой деятельности. Если такого адреса (или улицы) там нет, то пройти процедуру онлайн-регистрации не получится – сначала нужно добавить данные в справочник.

Порядок действий при регистрации кассы

Процедура регистрации кассового аппарата на сайте налоговой состоит из таких этапов:

1. Зайдя в личный кабинет на сайте ФНС, вам нужно составить заявление на регистрацию кассы, скрепить его КЭП и отправить.
2. После получения обращения ФНС сверяет сведения, указанные в заявке, с данными государственных реестров. Если проверка информации прошла удачно, то кассе будет присвоен регистрационный номер.
3. Далее выполняется фискализация ККТ. Для этого онлайн-кассу необходимо подключить к интернету, установить программное обеспечение и ввести необходимые данные. После окончания процедуры касса формирует и распечатывает чек, в котором будут приведены параметры фискализации – фискальный признак (ФП или ФПД), состоящий из 10 цифр.
4. Затем параметры фискализации нужно отправить на сайт налоговой инспекции. ФНС проведет проверку ФП, чтобы определить правильность работы ФН.
5. На завершающем этапе в личном кабинете отобразится карточка регистрации ККТ. Она формируется с помощью электронной цифровой подписи ФНС.

Рассмотрим процедуру регистрации контрольно-кассового аппарата пошагово.

Для вашего удобства и экономии времени зарегистрируем вашу кассу в ФНС удалённо или с выездом специалиста

Шаг 1. Отправка заявления на регистрацию ККТ

Чтобы зарегистрировать кассу, вам потребуется зайти в личный кабинет на сайте ФНС. Авторизоваться на сайте налоговой можно одним из следующих способов:

1. Получив при посещении территориального органа ФНС с документом, подтверждающим личность, регистрационную карту. В этом документе будут указаны логин и пароль для входа в личный кабинет.
2. С помощью КЭП.
3. Воспользовавшись учетной записью на портале Госуслуг. Попасть в личный кабинет таким способом получится только у тех, кто хотя бы раз посещал центр ЕСИА лично.

Затем в личном кабинете следует выбрать пункт «Учет ККТ». Далее вы попадаете на страницу, на которой представлена опция «Зарегистрировать ККТ». Выбрав ее, вы увидите варианты: «Заполнить вручную» и «Загрузить из файла». Выберите первый из них и перед вами откроется страница с формой электронного заявления.

Введение сведений о ККТ

Вам нужно внести информацию во все обязательные поля, выбрав название ККТ, введя наименование организации и адрес ее местонахождения.

Нужно указывать такое наименование места размещения кассы, которое позволит идентифицировать вашу организацию. Им может служить наименование ТРЦ, в котором находится пункт торговли, название магазина, номерной знак автомобиля (для услуг грузоперевозок, такси) и т. д.

Около поля для указания модели кассы требуется ввести ее серийный номер. Его можно найти на корпусе устройства или в техпаспорте.

После ввода модели ККТ отобразятся дополнительные поля для выбора ФН и введения его заводского (серийного) номера.

Заполнение особых параметров

Под обязательными для ввода данных полями вы увидите перечень вариантов использования ККТ. Специальные параметры можно выбрать, отметив галочками нужные чекбоксы.

Например, если ваша онлайн-касса будет использоваться при оплате услуг через курьера, применяться для продажи подакцизных товаров или для проведения расчетов онлайн, нужно выбрать эти варианты применения ККТ.

Если вы изначально не отметите нужный чекбокс, то вернуться к этому шагу уже не удастся. Указать требуемый параметр позднее можно только при перерегистрации кассы.

Выбор ОФД

Указав особые параметры, необходимо заполнить информацию об ОФД, выбрав его из списка.

После указания этой информации останется нажать кнопку «Подписать и отправить» для пересылки анкеты на проверку ФНС.

Оператор фискальных данных «Такском» – ОФД и даже больше

Шаг 2. Прохождение фискализации

Если проверка завершилась успешно, в личном кабинете появится запись с указанием номера регистрации (РНМ), присвоенного ККТ. С помощью специальной утилиты его нужно будет ввести в настройки самого кассового устройства. Для этого требуется подсоединить онлайн-кассу к компьютеру с установленным программным обеспечением и зайти в режим администрирования.

В зависимости от производителя и даже конкретной модели настройка онлайн-кассы может отличаться. Приводим пример действий на примере популярной ККТ марки «Атол»:

1. Подключите онлайн-кассу к компьютеру и запустите программу установки. Она должна автоматически обнаружить кассовый аппарат.
2. Введите в представленные поля дату и время, затем выберите опцию «Зарегистрировать».
3. Внесите в соответствующие окна информацию о предпринимательской деятельности, ККТ, ОФД, системе налогового учета, которую вы избрали.
4. Проверьте введенную информацию и нажмите кнопку «Выполнить». После этого онлайн-касса свяжется с ОФД, проверит корректность введенных сведений и сформирует файл с реквизитами регистрации. Он автоматически сохранится на компьютер и его можно будет распечатать.

При внесении номеров будьте предельно внимательны – допустив ошибку хотя бы в одной цифре, вы выведете ФН из строя.

Шаг 3. Отправка отчетности

После введения регистрационных параметров в ККТ, он напечатает фискальный документ – кассовый чек. В нем будут приведены параметры фискализации, обозначаемые аббревиатурой ФП или ФПД (фискальный признак).

Для завершения регистрации кассы на сайте ФНС необходимо отправить отчет. Уведомление об этом вы увидите, зайдя снова в личный кабинет.

В отчете требуется указать параметры фискализации – в виде 10 цифр. Также в нем требуется указать номер, дату и время выдачи кассового чека.

Заполнив все строки отчета, нажмите кнопку «Подписать и отправить».

Сдавайте электронную отчётность в ФНС и другие госорганы через веб-сервис «Онлайн-Спринтер»

• Простой и удобный интерфейс
• Встроенная проверка на ошибки
• Умный календарь бухгалтера
• Бесплатная техподдержка 24/7
• ЭДО с контрагентами

Шаг 4. Получение регистрационной карточки

После успешного выполнения предыдущих шагов, в течение 5 дней вам будет направлена регистрационная карточка, заверенная ЭЦП налогового органа. Она будет отображена в личном кабинете на сайте ФНС.

Этот документ будет служить подтверждением регистрационного учета кассовой техники и того факта, что ККТ можно использовать в своей коммерческой деятельности.

Шаг 5. Передача данных в ОФД

Несмотря на то, что договор с ОФД вами уже подписан, в него не была внесена регистрационная информация. Кроме заключения общего договора на обработку фискальных данных, необходимо подключить к ОФД конкретную ККТ.

Поэтому, после получения карточки регистрации, нужно настроить передачу сведений в ОФД. Такое подключение, прежде всего, нужно в целях обеспечения биллинга – чтобы и пользователь, и ОФД понимали, с какого момента и за какую кассу начисляется оплата.

Для этого нужно авторизоваться в личном кабинете на сайте ОФД, найти в меню раздел о подключении ККТ, ввести требуемую информацию из карточки регистрации и сохранить изменения.

Какие ошибки могут быть допущены при регистрации ККТ

Регистрация кассового аппарата на портале налоговой инспекции занимает обычно не более получаса. Но есть риск совершить ошибки, которые приведут к нарушению порядка использования ККТ или даже выведут из строя ФН.

Несоответствие регистрационных сведений

Указанные на сайте налоговой сведения не синхронизируются с настройками кассы, поэтому вы должны самостоятельно сверить их соответствие. Иначе касса будет работать с нарушением порядка ее использования. За это законодательством предусмотрен штраф в размере до 10 000 руб.

Несовпадение сведений об ОФД

Ошибка может возникнуть при расхождении данных на сайте ФНС и в настройках кассы – например, когда вы сменили ОФД. Если на сайте ФНС вы указали нового оператора, а в настройках кассы – не изменили, то вы нарушаете порядок использования ККТ.

Некорректное введение регистрационного номера

На этом этапе ошибка неприемлема, так как она приведет к тому, что ФН заблокируется и его придется заменить.

Частая перерегистрация кассы

При любом изменении данных, указанных в регистрационной карточке, потребуется провести перерегистрацию кассы. Перерегистрировать кассовый аппарат, не меняя ФН, можно не более 12 раз. Затем придется приобрести новый накопитель.

Нарушение сроков

Провести фискализацию кассы и отправить в ФНС отчет о регистрации ККТ нужно не позднее одних суток после присвоения регистрационного номера. Если не выполнить фискализацию в установленный срок, придется получать на ККТ новый регистрационный номер. Если же вовремя не предоставить отчет в налоговую службу, фискальный накопитель будет признан недействительным.