Онлайн-касса для интернет-магазина

• Нормативная база
• Есть ситуации, когда онлайн-касса необязательна:
• Использование кассы на сайте
• Виды онлайн-касс
• Какая онлайн-касса подойдёт для торговли через интернет-магазин
• Типовые варианты онлайн-касс для ИМ:
• Какой фискальный накопитель понадобится для онлайн-кассы
• Как подключить онлайн-кассу к сайту
• Типовая схема:
• При выборе облачной онлайн-кассы схема меняется мало, однако предполагает электронный формат оформления:
• Применение одной кассы для ИМ и обычного магазина
• Использование онлайн-кассы при курьерской доставке
• Можно ли принимать платежи на сайте без ИП?

Торговля через интернет — явление, которое давно и прочно вошло в сферу бизнеса. Такая реализация товаров и услуг позволяет охватить практически все регионы страны, повысить рентабельность, выйти на рынок любого города без необходимости открытия офлайн-магазинов. Данный торговый формат — находка и для покупателей: легко знакомиться с ассортиментом, заказывать товары с доставкой на дом и т. д. Чтобы покупатель мог оплатить товар на сайте, продавцу необходимо принимать платежи дистанционным способом. То есть понадобится онлайн-касса.

Далее разберёмся в том, какие виды онлайн-касс бывают, и рассмотрим вопросы их подключения и применения.

Нормативная база

Согласно закону № 54-ФЗ, все предприниматели, реализующие товары или услуги в дистанционном формате, обязаны применять онлайн-кассу. Это кассовые аппараты, которые способны передавать в налоговую инспекцию (ИФНС) данные обо всех кассовых операциях в автоматическом режиме. По-другому их называют контрольно-кассовыми машинами (ККМ) или контрольно-кассовой техникой (ККТ). Практика их внедрения началась с 2017 года.

Согласно указанному закону, каждый клиент должен получать чеки в электронном виде – ссылкой, в формате картинки или файла PDF. Информацию о каждом чеке нужно отправлять в ИФНС посредством оператора фискальных данных (ОФД). В общем, всё как при «обычной» торговле.

Есть ситуации, когда онлайн-касса необязательна:

1. Предприниматель платит налог на профессиональный доход (НПД) — является самозанятым. Вместо кассы он будет использовать официальное приложение «Мой налог». Сервис сам сформирует чек и направит его заказчику или покупателю. Напомним, что, согласно закону № 422-ФЗ, стать плательщиком НПД можно при доходе не более 2,4 млн рублей в год, без наёмного персонала.
2. Платежи за товар магазин принимает через стороннюю службу доставки, например, Почту России. Тогда чек выдаёт организация, играющая роль посредника. Взаиморасчёты между партнёрами осуществляется банковским перечислением.
3. Работа настроена через платёжный агрегатор вроде Robokassa или ЮKassa. Такие сервисы самостоятельно формируют кассовые чеки и отправляют их покупателю и в ИФНС. Расчёты с продавцом осуществляются через банк.

Есть ещё одна возможность торговли через интернет, даже без собственного сайта – маркетплейсы Озон, Вайлдберриз, Яндекс.Маркет или другие. Они самостоятельно выдают кассовый чек покупателям и отчитываются о продаже в налоговую инспекцию.

В остальных случаях онлайн-касса для интернет-торговли обязательна. За её отсутствие предпринимателя оштрафуют согласно нормам ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ).

Использование кассы на сайте

Приём оплаты за товар – это лишь часть процесса оформления покупки. Продавец обязан сформировать чек, отправить его клиенту и в налоговую.

Схема применения кассы для интернет-магазина (ИМ) схожа с традиционным магазином. Клиент вносит оплату за товар, ККТ автоматически формирует кассовый чек, фискализирует его в памяти фискального накопителя (ФН) и отправляет покупателю. Также информация «автоматом» уходит оператору ОФД для отправки в налоговую инспекцию. В ряде случаев возможно ручное формирование чека сотрудником ИМ на обычном кассовом аппарате во время офлайн-торговли.

Существует несколько полностью легитимных способов выполнять требования законодательства об обязательном применении онлайн-кассы в дистанционном формате.

Так, например, продавец вправе использовать «обычную» онлайн-кассу для интернет-магазина. При получении заявки на электронную почту или в CRM он проверяет поступление оплаты. И вручную формирует кассовый чек. Номер телефона, e-mail покупателя у него есть, т. к. в ИМ при регистрации система их обычно запрашивает. Поэтому с отправкой чека никаких вопросов не возникает. Такой способ позволяет сэкономить на настройке «автоматической» кассы для сайта, но мало подходит для компаний с большим потоком заказов. Отчасти поможет выйти из ситуации применение кассовых аппаратов с модулем интернет-эквайринга.

Существуют сторонние разработки, подключающие онлайн-кассу к интернет-магазину. Выбор зависит от уже имеющегося оборудования, от бюджета на автоматизацию процессов. Если предприниматель запускает проект с нуля, рациональнее арендовать облачную онлайн-кассу и интегрировать её с модулем эквайринга. В этом случае продавец избавлен от проблемы её выбора, настройки, технического обслуживания. Всем занимается арендодатель.

Виды онлайн-касс

Перед тем, как выбрать онлайн-кассу, разберёмся с её разновидностями. В зависимости от функционала и комплектации контрольно-кассовая техника бывает:

• Стационарная Подключаемый к сети Интернет контрольный кассовый аппарат с ФН, экраном (обычно сенсорным) и принтером чеков.
• Мобильная Аккумуляторное миниатюрное переносное устройство с подключением к интернету и принтером для чеков. Бывают модели и со сканером для штрихкодов.
• Облачная ККТ, работающие через интернет с использованием облачных технологий. Чек они могут формировать исключительно электронный.
• POS-система Целый комплект ККТ – с мини-компьютером, клавиатурой, экраном, фискальными регистратором и накопителем, сканером штрихкодов и денежным ящиком.
• Касса-калькулятор (автономная касса) Небольшой кнопочный аппарат, как правило, без сенсорного экрана, подключаемый к сети Интернет. В нём есть ФН.
• Смарт-терминал Устройство с большим сенсорным экраном (чем-то напоминает планшет), ФН и чековым принтером. Дополнительно к нему можно подключить сканер штрихкодов, весы и другое оборудование. Интересная особенность – возможность установления дополнительных сервисов из специализированного магазина приложений.
• Фискальный регистратор Строго говоря, это не онлайн-касса в прямом смысле слова. Это компактное устройство, в котором есть функция печати чеков и их фискализация. Устройство совместимо с почти любым торговым оборудованием и программами, к нему легко подключить смартфон, компьютер или планшет.

Какая онлайн-касса подойдёт для торговли через интернет-магазин

Выбор онлайн-кассы зависит от нескольких факторов:

1. Сравнение ассортимента разных производителей.
2. Как планируется принимать платежи. Ведь товар может иметь такие свойства, что брать деньги за него с покупателя лучше после того, как он его осмотрит и проверит. Такой подход избавит продавца от забот при массовом возврате продукции, когда нужно организовывать приём, проверку, обратное перечисление средств.
3. Для какой интернет-площадки – развивающейся или уже с довольно большим оборотом торговли, с узкоспециализированным товаром или большим ассортиментом.
4. Какова цена оборудования/услуги. Обычно аренда готовых решений обходится дешевле приобретения, настройки и обслуживания физических аппаратов. Хотя и среди аналогов по функционалу от разных компаний есть различие в стоимости. Ещё важно учитывать наличие и эффективность технической поддержки. При работе оборудования возможны сбои, и хорошо, когда их решают быстро, а специалисты разработчика всегда на связи.

Типовые варианты онлайн-касс для ИМ:

Облачная онлайн-касса подойдёт, например, если товар отправляется Почтой России, транспортными компаниями, курьерами только после предоплаты. Чек отправляется сразу после приёма платежа и подтверждения отгрузки. Или если, скажем, необходима оплата услуг онлайн-школы.

Фискальный регистратор устанавливается в офисе продавца, позволяет пробивать чеки вручную или автоматически через кассовое ПО, интегрированное с ИМ. Подойдёт для любой сферы бизнеса.

Смарт-терминал (включая мобильный) подойдёт для широкого круга магазинов. Устройство способно выполнять задачи стационарного кассового аппарата, онлайн-кассы, интегрированной с сайтом, мобильного ККТ для приёма платежей на выезде.

Какой фискальный накопитель понадобится для онлайн-кассы

Немаловажным аспектом работы онлайн-касс является наличие фискального накопителя. Его наличие обязательно, это предусмотрено законом № 54-ФЗ. ФН хранит реквизиты фискальных документов и фиксирует требуемые законом данные о маркированных товарах.

Если выбрали фискальный регистратор или смарт-терминал, придётся самостоятельно заботиться о своевременной замене ФН. Без него эксплуатировать кассовый аппарат запрещено. При покупке ФН важно учитывать срок его службы – 15 или 36 месяцев. Информация приведена на упаковке и в паспорте накопителя. По истечении указанного периода ККТ перестанет работать независимо от количества «пробитых» чеков.

Как подключить онлайн-кассу к сайту

Перейдём к вопросу, как интегрировать онлайн-кассу с ИМ. Алгоритм подключения зависит от выбранного варианта – облачная, фискальный регистратор или смарт-терминал – и от модели. Подробную инструкцию можно получить у службы поддержки или в инструкции по эксплуатации.

Типовая схема:

1. Купите кассовый аппарат и фискальный накопитель (продаётся отдельно).
2. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), необходимую для входа в Личный кабинет налогоплательщика и заверения документов, отправляемых через интернет. Услуга доступна в удостоверяющем центре «Такском».
3. Заключите договор с оператором фискальных данных, который будет отправлять чеки в налоговую инспекцию.
4. Зарегистрируйте кассу для интернет-магазина через личный кабинет в ИФНС и на сайте ОФД. Если обратитесь в налоговую лично, то будете подавать заявление на бумажном носителе (по времени гораздо дольше, но не потребуется УКЭП). Понадобится прописать места, где ККТ будет использована: только интернет-магазин или ещё обычный торговый зал, а также офис или склад.
5. Отдельно выполняются операции по интеграции кассового аппарата с сайтом для автоматического формирования чеков. Владельцу ИМ нужно заказать разработку, приобрести готовый модуль для интеграции с конкретной CMS или работающий через универсальный интерфейс API. Ещё нужен договор интернет-эквайринга. Останется лишь настроить интеграцию между ККТ и выбранными модулями (самостоятельно или при помощи специалистов разработчика).

При выборе облачной онлайн-кассы схема меняется мало, однако предполагает электронный формат оформления:

1. Выпустите УКЭП на имя руководителя или иного ответственного лица.
2. Заключите с выбранным оператором договор аренды облачной онлайн-кассы.
3. Оплатите фискальный накопитель, если он предоставляется за дополнительную плату.
4. Оформите договор с ОФД, если таковой не прилагается «автоматом» к договору аренды.
5. Зарегистрируйте кассовый аппарат в ИФНС. В отличие от физического устройства в поле «Место расчёта» указывайте сайт интернет-магазина, а в поле «адрес расчётов» – адрес дата-центра провайдера, предоставившего облачную онлайн-кассу.
6. Останется лишь настроить взаимодействие всех задействованных модулей – ККТ, эквайринга и ИМ. Задачу лучше поручать специалистам разработчика или сторонним исполнителям с профильным опытом.

Применение одной кассы для ИМ и обычного магазина

Если ККТ планируется в обычный торговый зал, то обязательно уточните наличие в таком устройстве принтера для печати бумажных чеков. Интернет-магазин может обойтись без них, а вот при продаже товара из рук в руки без него никак. В этом случае при регистрации на сайте налоговой инспекции не отмечайте пункт «ККТ используется только при осуществлении расчётов с использованием электронных средств платежа».

Он ещё может выглядеть как «ККТ используется для расчётов в интернете». Такой пункт нужен только для тех, кто продаёт товары в сети. При подобной регистрации использовать кассовый аппарат в обычном магазине нельзя. При изменении в бизнесе придётся перерегистрировать ККТ или приобретать/арендовать дополнительный. Если есть планы открывать торговую точку, можно сразу предусмотреть возможность офлайн-использования аппарата.

Использование онлайн-кассы при курьерской доставке

Довольно распространено явление, когда покупателю доставляют заказанный товар и расчёты за него он производит непосредственно с курьером. При этом бывают случаи, когда доставщик привозит товар с уже «пробитым» кассовым чеком. Однако это противоречит нормам п. 1 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ.

Так, если курьер в своей работе использует мобильное устройство ККМ, то согласно закону, кассовый чек он обязан выдать покупателю только в момент получения им товара (т.е. на месте осуществления расчёта с покупателем).

Можно ли принимать платежи на сайте без ИП?

Да, можно. К примеру, речь идёт о продаже посредством ИМ товаров собственного изготовления предпринимателем со статусом самозанятого. Ему необязательно регистрировать себя как ИП и приобретать или арендовать кассовый аппарат. Вполне достаточно все денежные поступления вносить в приложение «Мой налог» с учётом категории покупателя (юридическое или физлицо).

Сервис позволяет оформлять чеки, принимаемые бухгалтерией любой организации. Информация о них будет передана в налоговую в соответствии с правилами применения НПД. Единственное, что нужно владельцу ИМ, – найти оператора интернет-эквайринга, который работает с физическими лицами.

Оставьте свой номер, если возникли вопросы