Онлайн-касса для интернет-магазина

Торговля через интернет выгодна для бизнеса. Это возможность увеличить охват практически на все регионы страны, повысить рентабельность, выйти на рынок крупных городов без офлайн-магазинов. Интересно решение и покупателям – им легко знакомиться с ассортиментом, заказывать товар с доставкой на дом и т. д. Чтобы принимать платежи через сайт, понадобится онлайн-касса для интернет-магазина (ИМ). Разберемся в деталях ее подключения и применения.

Нормативная база

Согласно закону № 54-ФЗ, все предприниматели, реализующие товары или услуги в дистанционном формате, обязаны применять онлайн-кассу. Каждый клиент должен получать чеки в электронном виде – ссылкой, в формате картинки или файла PDF. Информацию о каждом чеке нужно отправлять в налоговую инспекцию (ИФНС) посредством оператора фискальных данных (ОФД). В общем, всё как при «обычной» торговле.

Есть ситуации, когда онлайн-касса для интернет-магазина необязательна:

1. Предприниматель платит налог на профессиональный доход (НПД). Вместо кассы он будет использовать официальное приложение «Мой налог». Стать плательщиком НПД можно при доходе не более 2,4 млн рублей в год, без наёмного персонала.
2. Платежи за товар магазин принимает через стороннюю службу доставки, например, Почту России. Тогда чек выдает организация, играющая роль посредника. Взаиморасчеты между партнёрами осуществляется банковским перечислением.
3. Работа настроена через платежный агрегатор вроде Robokassa или ЮKassa. Такие сервисы самостоятельно формируют кассовые чеки и отправляют их покупателю и в ИФНС. Расчёты с продавцом осуществляются через банк.

Есть еще одна возможность торговли через интернет, даже без собственного сайта – маркетплейсы Озон, Вайлдберриз, Яндекс.Маркет или другие. Они самостоятельно выдают кассовый чек покупателям и отчитываются о продаже в налоговую инспекцию. В остальных случаях онлайн-касса для сайта интернет-магазина обязательна. За её отсутствие предпринимателя оштрафуют согласно нормам ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ).

Как пользоваться онлайн-кассой на сайте

Схема применения кассы для интернет-магазина схожа с традиционным магазином. Клиент вносит оплату за товар, ИМ автоматически формирует кассовый чек, фискализирует его в памяти ФН и отправляет покупателю. Также информация «автоматом» уходит оператору ОФД для отправки в налоговую инспекцию. В ряде случаев возможно ручное формирование чека сотрудником ИМ, на обычном кассовом аппарате, попутно с офлайн-торговлей.

Популярные способы оплаты покупки в ИМ

Простейший вариант получить деньги от клиента – это разместить на отдельной странице полные банковские реквизиты организации. Перечислить оплату покупатель может через онлайн-банкинг (веб-доступ на компьютере, мобильное приложение) или через банкомат. Решение непопулярно из-за риска ошибок в реквизитах при указании назначения платежа. Средства просто «зависнут» на несколько дней и вернутся владельцу.

Выход есть. Можно интегрировать с сайтом модуль оплаты через «систему быстрых платежей» (СБП). Тогда приём оплаты будет возможен по QR-коду на десктопной версии ИМ или по нажатию кнопки в мобильной версии. В первом случае достаточно отсканировать код камерой смартфона, а во втором система автоматически перенаправит покупателя в мобильный банк. Заодно самостоятельно заполнит необходимые реквизиты, включая сумму оплаты.

Третий вариант подразумевает интеграцию с сайтом сервиса интернет-эквайринга. Такая услуга есть у большинства банков и платежных агрегаторов. Здесь нужно быть готовым к наличию комиссии за каждый перевод. Зато приём платежей обычно организован и с банковских карт, и с электронных кошельков, и иных источников. Всё, что требуется от владельца ИМ – выбрать способ интеграции.

Использование кассы на сайте

Теперь о кассовом аппарате. Приём оплаты за товар – это лишь часть процесса оформления покупки. Продавец обязан сформировать чек, отправить его клиенту и в налоговую. Существует несколько полностью легитимных способов выполнять требования законодательства. Например, продавец вправе использовать «обычную» онлайн-кассу для интернет-магазина. При получении заявки на электронную почту или в CRM он проверяет поступление оплаты.

И вручную формирует кассовый чек. Номер телефона, e-mail покупателя у него есть, т. к. в ИМ при регистрации система их обычно запрашивает. Поэтому с отправкой чека никаких вопросов не возникает. Такой способ позволяет сэкономить на настройке «автоматической» кассы для сайта, но мало подходит для компаний с большим потоком заказов. Отчасти поможет выйти из ситуации применение кассовых аппаратов с модулем интернет-эквайринга.

Существуют сторонние разработки, подключающие онлайн-кассу для ИП к интернет-магазину. Выбор зависит от уже имеющегося оборудования, от бюджета на автоматизацию процессов. Если предприниматель запускает проект с нуля, рациональнее арендовать облачную онлайн-кассу и интегрировать ее с модулем эквайринга. В этом случае продавец избавлен от проблемы ее выбора, настройки, технического обслуживания. Всем занимается арендодатель.

«Такском» — всё для кассовых расчётов

• Регистрация касс в ФНС
• Перерегистрация касс в ФНС
• Кассовые аппараты всех популярных производителей
• Сопутствующие товары: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных, весы, денежные ящики и прочее
• Оператор фискальных данных. Пять лет подряд «Такском» занимает 2-е место в рейтинге ОФД по числу подключённых касс
• Регистрация в системе «Честный ЗНАК» — настройка рабочего места для работы на портале честныйзнак.рф
• Электронные подписи для касс, ЭДО и отчётности
• Эквайринг и терминалы для него
• Сервисы для онлайн-отчётности в госорганы

Как выбрать кассу для торговли через интернет

Выбор зависит от нескольких факторов. Например, какие онлайн-кассы для интернет-магазинов сейчас предлагают производители. Или как планируется принимать платежи. Ведь товар может иметь такие свойства, что брать деньги за него лучше только после ознакомления покупателя вживую. Такой подход избавит продавца от забот при массовом возврате продукции, когда нужно организовывать приём, проверку, обратное перечисление средств.

Типовые примеры:

1. Облачная онлайн-касса – платежи принимаются только онлайн, товар отправляется Почтой России, транспортными компаниями, курьерами только после предоплаты. Чек отправляется сразу после приёма платежа и подтверждения отгрузки.
2. Фискальный регистратор – физическая онлайн-касса, установленная в офисе продавца, позволяет пробивать чеки вручную или автоматически через кассовое ПО, интегрированное с сайтом. Важно учитывать, что при высокой нагрузке возможны сбои из-за недоступности прибора.
3. Смарт-терминал – универсальное устройство, способное выполнять задачи стационарного кассового аппарата, онлайн-кассы, интегрированной с сайтом, мобильного ККТ для приёма платежей на выезде.

На выбор иногда влияет цена оборудования/услуги. Обычно аренда готовых решений обходится дешевле приобретения, настройки и обслуживания физических аппаратов. Хотя и среди аналогов по функционалу от разных компаний есть различие в стоимости. Еще важно учитывать наличие и эффективность технической поддержки. При работе технических средств возможны сбои и хорошо, когда их решают быстро, а специалисты разработчика всегда на связи.

Какой фискальный накопитель понадобится для кассы ИМ

Если выбрали фискальный регистратор или смарт-терминал, придётся самостоятельно заботиться о своевременной замене фискального накопителя (ФН). Без него эксплуатировать кассовый аппарат запрещено. При покупке ФН важно учитывать срок его службы – 15 или 36 месяцев. Информация приведена на упаковке и в паспорте накопителя. По истечении указанного периода ККТ перестанет работать независимо от количества «пробитых» чеков.

Как подключить онлайн-кассу к сайту

Перейдем к вопросу, как работает онлайн-касса для интернет-магазина, как ее интегрировать с ИМ. Алгоритм подключения зависит от выбранного варианта – облачная, фискальный регистратор или смарт-терминал – и от модели. Подробную инструкцию можно получить у службы поддержки или в инструкции по эксплуатации.

Типовая схема:

• Купите кассовый аппарат и фискальный накопитель (продаётся отдельно).
• Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), необходимую для входа в Личный кабинет налогоплательщика и заверения документов, отправляемых через интернет. Заказать её можно в удостоверяющем центре «Такском».
• Заключите договор с оператором фискальных данных, который будет отправлять чеки в налоговую инспекцию.
• Зарегистрируйте кассу для интернет-магазина через личный кабинет в ИФНС и на сайте ОФД. Понадобится прописать места, где ККТ будет использована: только интернет-магазин, еще и офлайн-магазин, офис/склад.

Отдельно выполняются операции по интеграции кассового аппарата с сайтом для автоматического формирования чеков. Владельцу ИМ нужно заказать разработку, приобрести готовый модуль для интеграции с конкретной CMS или работающий через универсальный интерфейс API. Еще нужен договор интернет-эквайринга. Останется лишь настроить интеграцию между ККТ и выбранными модулями (самостоятельно или при помощи специалистов разработчика).

При выборе облачной онлайн-кассы схема меняется мало:

1. Выпустите УКЭП на имя руководителя или иного ответственного лица.
2. Заключите с выбранным оператором договор аренды облачной онлайн-кассы.
3. Оплатите фискальный накопитель, если он предоставляется за дополнительную плату.
4. Оформите договора с ОФД, если таковой не прилагается «автоматом» к договору аренды.
5. Зарегистрируйте кассовый аппарат в ИФНС. В отличие от физического устройства в поле «Место расчёта» указывайте сайт интернет-магазина, а в поле «адрес расчётов» – адрес дата-центра провайдера, предоставившего облачную онлайн-кассу.

Останется лишь настроить взаимодействие всех задействованных модулей – ККТ, эквайринга и ИМ. Задачу лучше поручать специалистам разработчика или сторонним исполнителям с профильным опытом.

Применение одной кассы для ИМ и офлайн-магазина

Если планируется применение кассового аппарата для расчётов в обычном магазине, обязательно уточните наличие в нём устройства для печати бумажных чеков. Интернет-магазин может обойтись без них, а вот при продаже товара из рук в руки без него никак. В этом случае при регистрации на сайте ИФНС не отмечайте пункт «ККТ используется только при осуществлении расчётов с использованием электронных средств платежа».

Он еще может выглядеть как «ККТ используется для расчётов в интернете». Такой пункт нужен только для тех, кто продаёт товары в сети. При подобной регистрации использовать кассовый аппарат в обычном магазине нельзя. При изменении в бизнесе придется перерегистрировать ККТ или приобретать/арендовать дополнительный. Если есть планы открывать торговую точку, можно сразу предусмотреть возможность офлайн-использования аппарата.

Можно ли принимать платежи на сайте без ИП?

Отдельный вопрос – продажа товаров, например, собственного изготовления предпринимателем с оформленной самозанятостью. Ему необязательно регистрировать себя как ИП и приобретать или арендовать кассовый аппарат. Вполне достаточно все денежные поступления вносить в приложение «Мой налог», с учётом категории покупателя (юр. или физлицо).

Оно позволяет оформлять чеки, принимаемые бухгалтерией любой организации. Информация о них будет передана в ИФНС в соответствии с правилами применения НПД. Единственное, что нужно владельцу ИМ – найти оператора интернет-эквайринга, который работает с физическими лицами.