Применение онлайн-кассы за рубежом

С ситуацией возмещения расходов, понесенных сотрудником на нужды организации, на практике сталкивался, наверно, каждый бухгалтер. Такое явление широко распространено, однако это еще не означает того, что данные операции не вызывают порою сомнений при их учете для целей налогообложения. Ведь даже типичные проводки зачастую полны подводных камней, о которых мы поговорим далее.

Основной акцент в настоящей статье делается на кассовом чеке, а точнее на его необходимости при составлении оправдательных документов в связи с командировкой сотрудника, а так же при приобретении им материальных ценностей для целей организации.

Кроме того, интересно будет рассмотреть ситуацию с оформлением подотчетных документов и требованиям к кассовому чеку с учетом изменений, внесенных Федеральным законом от 03.07.2016. № 290-ФЗ в Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее Закон № 54-ФЗ).

Ведь в новой редакции Закона № 54-ФЗ значительно расширена сфера применения ККТ за счет включения в число обязательных пользователей кассовых аппаратов представителей малого бизнеса, оказывающих услуги населению, а также налогоплательщиков, находящихся на специальных режимах налогообложения (с 1 июля 2018 года).

Что нужно помнить о командировке

В соответствии с трудовым законодательством РФ при направлении работника в командировку ему гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных с данной поездкой. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (см. ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Постановления от 13.10.2008 №749).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным трудовым договором или локальными нормативно-правовыми актами организации. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов.

После того как работник вернулся из командировки, составляется авансовый отчет о потраченных суммах денежных средств. В отчете указывается, сколько средств было потрачено на цели командировки. К отчету обязательно прикладываются подтверждающие документы (кассовые чеки, договоры, квитанции, накладные, транспортные документы и прочие документы). На основании собранного пакета документов работнику возмещаются потраченные суммы денежных средств, а в бухгалтерском и налоговом учете делаются соответствующие проводки. Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем организации.

Командировочные расходы принимаются в целях налогообложения налога на прибыль в составе прочих расходов в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для принятия к налоговому учету таких расходов необходимо соблюдение общих условий, установленных ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальное подтверждение произведенных затрат). При этом в абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ указано, что расходы на командировки могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в частности:

• приказом о командировке;
• проездными документами (либо заменяющими их документами, например, служебной запиской);
• а также документами, подтверждающими расходы на наем жилого помещения и документами, подтверждающими иные расходы.

Налогоплательщики, использующие метод начислений, признают командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Обоснованием для принятия НДС к вычету в соответствии с Правилами ведения книги покупок являются подтверждающие расходы документы, которые оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределами в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые командировочные расходы.

В случае, когда возмещаемые работодателем расходы по найму жилого помещения командированного сотрудника не подтверждены документально, указанные расходы подлежат включению в налогооблагаемую базу по НДФЛ в размере, превышающем 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке) (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Следует отметить, что НК РФ не указывает, какие именно документы должны подтверждать расходы по найму жилого помещения командированного сотрудника.

Когда кассового чека у сотрудника нет

На деле мы сталкиваемся со множеством ситуаций, когда у сотрудника не оказывается на руках кассового чека по произведенному расходу, однако это совершенно не является поводом для того, чтобы не возмещать сотруднику произведенные им расходы, конечно, если мы говорим об экономически оправданных расходах, имеющих явную деловую цель в пользу организации.

Пожалуй, классическим примером ситуации, когда отсутствует кассовый чек, является приобретение электронного билета для проезда сотрудника. По мнению Минфина РФ, если авиабилет (или проезд на железнодорожном транспорте) приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение такого билета для целей налогообложения, является контрольный купон электронного проездного документа (билета) или выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками, полученные в электронном виде по информационно-телекоммуникационным каналам связи, при условии, что в соответствующем документе указана стоимость перелета. Кроме того к авансовому отчету должен быть приложен посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Другим распространенным случаем является оплата сотрудником расходов в командировке банковской картой. Согласно разъяснению Минфина РФ в том случае, когда командированный работник использует для расчетов банковскую карту, к авансовому отчету должны быть приложены оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты - квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и прочие, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты. Имейте в виду, что в том случае, когда оплата проездных документов (билетов) и бронирование гостиницы командированного работника производятся с банковской карты и это подтверждено приложенными к авансовому отчету первичными документами (билетами и счетом из гостиницы), оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.

Необходимо понимать, что и при наличии кассового чека не все расходы сотрудника в командировке можно будет признать для целей налогообложения налога на прибыль. Ведь никто не отменял требований ст. 252 НК РФ и об экономической целесообразности понесенных в командировке сотрудником затрат. Так, спорным является ситуация, когда организация оплачивает сотруднику счета за обслуживание в ресторане во время командировки.

Так, нормы пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ позволяют учесть в составе прочих расходов представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Следует напомнить, что указанные расходы являются нормируемыми и не должны превышать 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период. При этом должны быть оформлены следующие оправдательные документы: приказ руководителя организации, смета представительских расходов, первичные документы, отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются цель представительских мероприятий и результаты их проведения, иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

При этом если проведенные в командировке мероприятия, например ужин в ресторане, не носят официального характера либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли, а НДС не принимается к вычету.

Приобретение материальных ценностей сотрудником и чек ККТ

Возмещение расходов работнику на приобретение материальных ценностей в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и/или его отчета (по форме, разработанной организацией), утвержденного руководителем организации. Кроме того, сотрудник должен приложить к своему заявлению оправдательные документы в соответствии с требованиями ст. 252 НК РФ, которыми являются, как правило, накладная на приобретение товара, работы, услуги и кассовый чек, подтверждающий факт приобретения. Однако, на практике у сотрудника не всегда оказывается кассовый чек на руках, например, если он приобрел товар у организации (индивидуального предпринимателя), находящейся на системе налогообложения ЕНВД.

Напомню, что плательщики ЕНВД до 1 июля 2018 года имеют право работать без кассового аппарата при условии выдачи по требованию покупателя бланка строгой отчетности (товарного чека, квитанции или другого документа), подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу). Данное право было предусмотрено в Законе № 54-ФЗ в старой редакции (до изменений, внесенных Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Однако имейте в виду, что с 1 июля 2018 года плательщики ЕНВД, как и налогоплательщики, находящиеся на патентной системе налогообложения, утратят данные им привилегии по данной части и будут обязаны применять при расчетах с покупателями кассовые аппараты нового образца с возможностью онлайн-передачи данных в налоговые органы в момент совершения операции.

Оставьте свой номер, если возникли вопросы.