Одна из обязательных операций при работе с кассовым аппаратом – замена фискального накопителя (ФН). Процедура неизбежна даже для тех, кто пробивает пару чеков в месяц или вообще закрылся на полгода-год. При возобновлении деятельности придется столкнуться с блокировкой старого накопителя и необходимостью замены ФН на новый. В этой статье рассмотрим вопрос, когда и в какой последовательности «обновляют» фискальный накопитель.
Сначала уточним определение и назначение ФН – это специальный блок однократно записываемой памяти. Он предназначен для хранения всех операций, выполняемых кассиром. При записи сведения шифруются криптографическим алгоритмом. Расшифровка происходит только на сервере оператора фискальных данных (ОФД). Такой подход обеспечивает защиту от несанкционированного доступа, исключает риски корректировки или удаления сведений.
Еще на модуль ФН возлагается задача по генерации так называемого «фискального признака». Это код из десяти символов, подтверждающий подлинность чеков. Фискальный накопитель продолжает записывать даже при отсутствии связи с ОФД. Но при отсутствии возможности передачи данных более 30 дней система будет автоматически заблокирована (при абсолютно исправном блоке). При такой ситуации разбираться, как заменить ФН, будет лишним.
Перед тем, как изучать порядок замены фискального накопителя, стоит определить, какой вариант из существующих установлен на кассовом аппарате. Обычно приобретают такой же, хотя возможно изменение в соответствии со сменой формы налогообложения или вида деятельности. Выпускают версии на 15 и 36 месяцев.
Особенности применения:
Таймер, отсчитывающий срок эксплуатации, автоматически запускается при активации модуля ФН на конкретном оборудовании. Он энергонезависимый, поэтому извлекать блок из оборудования нет смысла. Если при настройке была совершена ошибка, придется купить новый модуль и провести процедуру заново. Важно учитывать, что установка «неподходящего» ФН влечет за собой штрафы (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).
Теперь о том, почему приходится разбираться, как поменять фискальный накопитель. Истечение установленного периода является лишь одной из причин. Ещё встречаются ситуации, когда задача возникает из-за технической поломки, из-за смены владельца, повлекшей за собой перерегистрацию онлайн-кассы. Рассмотрим их подробнее.
Еще раз отметим, что блок будет автоматически заблокирован через 15 или 36 месяцев после активации независимо от количества пробитых чеков. Даже если кассовый аппарат просто полежит на складе, например, если его покупали для так и не открытой торговой точки. Если он находится в пользовании, за 1-3 месяца до конечной даты, в зависимости от интенсивности фискализации чеков, оборудование начнет печатать предупреждение о скорой блокировке.
Чтобы избежать простоев магазина/сервисного центра, рекомендуется заказывать новое изделие заранее. Отдельное внимание этому вопросу уделяют в супермаркетах и иных компаниях с большим потоком покупателей. Важно учитывать, что память может заполниться раньше срока. Независимо от периода эксплуатации он рассчитан на 230-250 тысяч чеков, то есть, примерно по 700 клиентов в день. Если такое произошло, ФН меняется на новый.
Сбои памяти происходят довольно редко, т. к. в них применяют современные чипы с высокой надежностью хранения. Но изредка такое происходит, поэтому нужно быть готовым к экстренному разбору ситуации, чтобы понять, как заменить фискальный накопитель и избежать длительного простоя торговой точки.
Чаще проблема возникает из-за ошибки пользователя. Например, в блок занесен чек с неверной датой. Такое происходит из-за сбоя часов в кассовом аппарате (при разряженном аккумуляторе). При фискализации некорректного чека изменить дату/время не получится. Восстановить нормальный учёт можно только «обновлением» ККТ.
Речь идет именно о другом юридическом лице, которому присвоен иной ИНН. В этом случае нужно разбираться, как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе. И сделать это до начала работы магазина. Если всего лишь изменилось название компании, адрес деятельности, был осуществлен переход на другую систему налогообложения или заключен договор с другим ОФД, вполне достаточно перерегистрации уже работающего блока ФН.
Порядок действий при замене фискального накопителя независимо от причины или модификации включает фиксированный перечень мероприятий: покупка нового блока, закрытие архива старого ФН, подключение и активация нового модуля. Остаётся лишь зарегистрировать его на сайте ИФНС и можно продолжать работу. Если есть сомнения в правильности действий, лучше поручить задачу специалистам. Это поможет исключить риски ошибок, которые приводят к допзатратам.
Первый этап не требует «закрытия» предприятия, за исключением случаев технического сбоя и заполнения памяти «под ноль». Продавцы обычно уточняют детали, влияющие на выбор блока ФН, но стоит и самому владеть информацией. Напомним: ФН на 36 мес. подходит для тех, кто продает любые товары, кроме подакцизных, оказывает услуги и работает на одном из упрощенных режимов.
Если применяется ОСНО или в ассортименте есть алкоголь, табак или какой-то другой подакцизный товар, придется покупать модуль на 15 мес. То же относится, если компания совмещает «общую» систему с «упрощенкой». Производитель непринципиален, продукция ООО «Прагматик» или ООО «РИК» работает одинаково. Главное – покупать изделие у аккредитованного ЦТО, который обслуживает кассовые аппараты.
Закажите фискальный накопитель, который подойдёт для вашей кассы в ЦТО «Такском-Касса».
Следующий этап включает закрытие архива, установку/запуск нового блока ФН. Процедура зависит от модели кассового аппарата. Поэтому, когда будете разбираться, как самостоятельно поменять фискальный накопитель, сразу учитывайте маркировку. Даже при наличии опыта обслуживания каких-либо аппаратов иногда приходится изучать вопрос «с нуля». Тогда есть смысл поручить задачу профессионалам.
После физической установки, на которую при наличии опыта уходит 20-40 минут, требуется его регистрация в налоговой инспекции. Понадобится действующая электронная подпись директора организации (одинаково для ООО и ИП). Её стоит перепроверить еще на первом этапе, когда речь идет о покупке нового блока. Переоформление обычно осуществляется в день обращения в ИФНС, но изредка приходится сталкиваться с задержками (высокая загрузка инспекторов и пр.).
Разобрались, как поменять фискальный накопитель в кассе. Теперь о последующих действиях: для возможности замены ФН по гарантии обязательно хранить паспорт установленного блока в течение всего срока службы. Старый модуль должен оставаться у предпринимателя в течение 5 календарных лет с даты завершения его эксплуатации. Налоговая инспекция имеет право запросить их в случае проверки юридического лица.
Оставьте свой номер, если возникли вопросы.«Такском» — всё для кассовых расчётов
- Регистрация касс в ФНС
- Перерегистрация касс в ФНС
- Кассовые аппараты всех популярных производителей
- Сопутствующие товары: сканеры штрихкодов, терминалы сбора данных, весы, денежные ящики и прочее
- Оператор фискальных данных. Пять лет подряд «Такском» занимает 2-е место в рейтинге ОФД по числу подключённых касс
- Регистрация в системе «Честный ЗНАК» — настройка рабочего места для работы на портале честныйзнак.рф
- Электронные подписи для касс, ЭДО и отчётности
- Эквайринг и терминалы для него
- Сервисы для онлайн-отчётности в госорганы
и получайте новости первыми!