Электронные больничные листы — выход в условиях карантина из-за коронавируса

Неблагоприятная эпидемиологическая ситуация в России, вызванная угрозой распространения коронавирусной инфекции, подталкивает работников и их работодателей переходить на новый порядок оформления и заполнения больничных листов, а именно — в электронном виде. Электронный листок нетрудоспособности имеет ту же самую юридическую значимость, что и бумажный.

Оформление электронного больничного значительно упрощает процесс стабилизации распространения инфекции, ведь всё происходит дистанционно: гражданам, прибывшим из-за границы, заболевшим или контактирующим с заболевшими людьми, не нужно посещать медицинскую организацию. 

Электронные больничные в условиях карантина из-за коронавируса — это выход!

Разбираемся с тонкостями оформления с экспертами компании Такском, лидера в создании решений для электронной отчётности.

Что такое карантин, и чем он отличается от обычного больничного?

Оформление листка нетрудоспособности по карантину несколько отличается от алгоритма оформления обычных больничных (при простуде или гриппе, например). Потенциальный носитель вируса и контактировавшие с ним люди отправляются на так называемую самоизоляцию, которая длится две недели (14 календарных дней). 

Обязательный карантин объявляется для граждан России, вернувшихся из определённых стран, где эпидемиологическая ситуация вышла из-под контроля, и тем, кто контактировал с ними, в том числе, совместно проживающим с потенциальными носителями вируса. 

Однако выдача таких больничных предусмотрена только для официально трудоустроенных людей, то есть оформленных в штат по трудовому договору. Индивидуальным предпринимателям, самозанятым, работникам по гражданско-правовым договорам и фрилансерам карантин не оплатят.

Механизм оформления электронного больничного по карантину

Электронный листок нетрудоспособности оформляют в личном кабинете Фонда социального страхования (далее ФСС). Запросить документ могут и родственники, если сам заявитель не зарегистрирован в ЛК. Правительство РФ утвердило правила оформления в постановлении от 18 марта 2020 года № 294. Срок действия правил — с 20 марта по 1 июля 2020 года. 

Для получения электронного больничного по карантину сотруднику нужно:

1. Зайти в личный кабинет на сайте ФСС. Вход возможен только для зарегистрированных на портале государственных услуг (в ЕСИА) пользователей. Если работник не зарегистрирован, то от его имени имеют право обратиться зарегистрированные родственники, подтвердив родство документами.

2. Следующий шаг — сформировать заявление через раздел «Подать запрос».

3. Заполнить все обязательные поля: ФИО, СНИЛС, полис ОМС, дату рождения и адрес. В поле «Текст обращения» — указать причину запроса. Нужно внести реквизиты загранпаспорта. При заполнении заявления на родственника — предоставить согласие на совершение действий от его имени и сканы документов, подтверждающих родство. 

Подтвердить пребывание в стране с неблагоприятной эпидемиологической обстановкой можно, предоставив:

• сканы страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границ, 
• электронный билет на самолёт. 

Для всех проживающих с такими гражданами требуется документальное подтверждение факта совместного проживания.

4. Следующий этап — в течение одного дня в ФСС обработают заявление и передадут информацию в одну из медицинских организаций. 

5. На следующий рабочий день после получения сведений от ФСС медицинская организация оформляет электронный листок нетрудоспособности — сразу на 14 календарных дней.

В случае очного оформления врачом больничного листа (при вызове его на дом) информацию о выдаче (формировании) электронного больничного листа медицинская организация должна передать в ФСС не позднее следующего рабочего дня.

6. ФСС в течение одного рабочего дня запрашивает у работодателя сведения о работнике. Сотрудник может самостоятельно сообщить работодателю идентификатор электронного больничного.

7. В течение двух дней работодатель предоставляет документы в ФСС. 

8. ФСС выплачивает пособие по временной нетрудоспособности сотруднику. Выплата пособий производится сначала за первые 7 календарных дней, затем второй раз — по истечении 14 календарных дней.

Что требуется от работодателя?

Есть общие требования к работе с электронными больничными, вне зависимости, по каким причинам этот документ оформляется: по ОРВИ или из-за карантина. Как медицинское учреждение, так и работодатель должны быть подключены к электронному документообороту с ФСС.

Во-вторых, работодатель должен иметь технические средства для работы с электронными больничными. Для этого проще всего использовать специальные сервисы для сдачи отчётности, в функционал которых включена работа с электронными листками нетрудоспособности.

Работа с электронными больничными есть во всех решениях компании Такском для отчётности в рамках направления обмена с ФСС. 

Первое из них, Онлайн-Спринтер, предоставляет собой веб-кабинет для работы через браузер. Вход в него осуществляется по логину и паролю, что позволяет работать в нём практически отовсюду. 

Работа с электронными больничными в Онлайн-Спринтере проста. Нужно перейти во вкладку «Создание отчётности и документов», выбрать направление обмена «ФСС», вкладка «Больничный».

Спринтер подгрузит все необходимые формы для работы с ЭЛН. При этом во всех формах при заполнении сервис «подсветит» обязательные для заполнения поля. В Спринтере есть проверка ошибок: при обнаружении система укажет на них, и у пользователя всегда будет возможность вернуться к форме и исправить их.

Второе решение, Доклайнер, — это программа, устанавливаемая на компьютер пользователя. В системе есть возможность одновременной работы нескольких пользователей с разграничением прав.

Всё в одном тарифе

Работа с электронными больничными листами — это часть кадрового документооборота компании. Сотрудникам кадровой службы Такском предлагает комплект «Кадровый». 

Тарифный план позволяет оформить лицензию для одного пользователя на использование сервиса Онлайн-Спринтер.

В стоимость тарифа включены:

• обмен электронными документами с ФСС — для отправки электронных листов нетрудоспособности. Сюда входит также работа с реестрами больничных листов: они доступны для всех, чьи регионы входят в зону пилотного проекта «Прямые выплаты»;
• обмен электронными документами ПФР — для сдачи отчётности по электронным трудовым книжкам (отправки формы СЗВ-ТД);
• квалифицированная электронная подпись;
• сопровождение учётной записи;
• сервисное обслуживание уровня «А».

Помимо прочего, в Онлайн-Спринтере реализован функционал напоминаний — календарь кадровика, который напомнит о предстоящем отчёте.