Электронные трудовые книжки: технология перехода

Электронные трудовые книжки: технология перехода. Острые вопросы работы кадровой службы в период и по окончании пандемии. Вебинар на эти актуальные темы состоялся в учебном центре компании «Такском».

В мероприятии участвовало 219 человек. Ирина Витальевна Журавлева, юрист, консультант по кадровому учету и трудовым спорам отметила наиболее важные аспекты заданных тем.

Электронные трудовые книжки: технология перехода

В этом году о полной отмене бумажных трудовых книжек речи не идет. Только те, кто начнут работать после 31.12.2020 бумажную трудовую не получат никогда. По закону, работодатель должен будет вести учет в электронном виде: ФЗ-436 от 16.12.2019 и ФЗ-439 от 16.12.2019.

Сведения о трудовой деятельности теперь аккумулируются в Пенсионном Фонде. Работодатель передает их в электронном виде в отчете СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).  

Отправка отчета СЗВ-ТД

В оперативном режиме, не позднее следующего дня после даты приказа, передаем в ПФР: 
— сведения о приеме на работу;
— об увольнение работника.

Эта информация нужна и Службе занятости населения, которая получает сведения из ПФР (Постановление Правительства РФ от 08.04.2020 № 460).

Ежемесячно передаем сведения:
— о переводе работника на другую работу;
— о переименование организации;
— об установлении второй или новой квалификации;
— заявление о переходе на электронную трудовую книжку и т. д.

Эти данные отправить не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом (при наличии событий).

С 01.01.2021 начнут применяться санкции за нарушения при подаче отчетов (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП). Это:
— непредставление СЗВ-ТД в установленный срок;
— представление неполных СЗВ-ТД;
— представление недостоверных СЗВ-ТД. 

Штраф для должностных лиц от 300 до 500 рублей. Надо понимать, что каждая СЗВ-ТД – это отдельный эпизод, а значит отдельное административное правонарушение. Если ошибок много, то и сумма будет внушительной.

Формы СТД (сведения о трудовой деятельности) для работников:
— СТД-ПФР отображает весь период учета. Работник может получить её в Пенсионном Фонде;
— СТД-Р выдает работодатель за период работы именно у него в день увольнения, либо по заявлению работника — в течение 3 дней.

Подготовка к переходу на ЭТК (в соответствии со ст.2 ФЗ-439 от 16.12.2019):  
— провести аудит всех локальных нормативных актов и дополнить сведениями об ЭТК;
— провести аудит коллективного договора. Оформить допсоглашение с профсоюзом (при наличии);
— обеспечить техническую готовность передачи СТД в ПФР, обновить ПО;
— выделить адрес электронной почты для получения заявлений от работников – создать новый или использовать уже имеющийся;
— уведомить каждого работника до 31.10.2020 об изменениях трудового законодательства в связи с формированием СТД в электронной форме. Способ уведомления работодатель выбирает сам и закрепляет в ЛНА (Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887);
— подготовить к выдаче в 2021 на руки бумажных трудовых книжек работникам, пожелавшим перейти на электронный формат. 

Если сотрудник пожелает оставить бумажную книжку, то по закону работодатель обязан ее заполнять.

Работа кадровой службы в период и по окончании пандемии: пути решения самых острых вопросов

Роспотребнадзор обозначил меры, которые должны соблюдать все работодатели в обязательном порядке (Письмо от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, Письмо от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27).  

Помещения:
— проветривание помещений (каждые 2 часа); 
— влажная уборка и дезинфекция (несколько раз в день); 
— дезинфекция всех контактных поверхностей, включая мышки, клавиатуры, кнопки выключателей и т. д.(каждые 2-4 часа);  
— наличие бактерицидного облучателя воздуха рециркуляторного типа. 

Работники:
— измерение температуры обязательно для всех – «входной фильтр». Если температура повышена, то работник отправляется на больничный. На входе нужно повесить объявление;
— мытье рук;
— применение кожных антисептиков (иметь запас на 5 дней минимум);
— медицинские маски, перчатки (менять каждые 3 часа);
— жесткий запрет на прием пищи на рабочих местах;
— обеззараживание посуды либо использование одноразовой в местах приема пищи.

Организация работы:
— прием и выдача корреспонденции бесконтактным способом (в перчатках); 
— отмена (ограничение) командировок;
— отмена корпоративных мероприятий с личным участием и внедрение электронного взаимодействия;
— обеспечение социальной дистанции на КПП, в столовых и других местах массового нахождения работников 1,5 метра. Нанести разметку;
— одновременное нахождение в одном помещении до 50 кв. м — не более 5 человек, до 100 кв. м — не более 10 человек, до 200 кв. м — не более 25 человек. В помещении свыше 200 кв. м — максимум 50 человек;
— максимальный перевод работников на удаленную работу;
— самоизоляция работников из групп рисков (65+, группы инвалидности). Беременные женщины упоминаются только в рекомендациях, поэтому перевод на удалёнку не обязателен, но желателен.

Коронавирус: нерабочие дни

Объявлены на основании:
— Указов Президента РФ №206 от 25.03.2020 и №239 от 02.04.2020;
— Указов и постановлений руководителей субъектов РФ. 

Минтруд разработал и опубликовал у себя на сайте «Рекомендации работникам и работодателям в связи с Указом Президента РФ от 25 марта 2020 №206 «Об объявлении в Российской Федерации нерабочих дней».

Увольнение работников в нерабочие дни

Уволиться может каждый по собственному желанию, по соглашению сторон, по истечении срока трудового договора. А также, в связи с призывом в армию или переводом к другому работодателю.

В организациях, которые работают в прежнем режиме, причинами увольнения могут быть неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, прогул и другие.

Недопустимо увольнение по сСтатье 83 ч. 7 ТК РФ – прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон: наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военные действия, катастрофа, стихийные бедствия, крупная авария, эпидемия или другие чрезвычайные обстоятельства), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ.

В Минтруде подчеркивают, что наиболее приемлема в этот период удаленная форма работы. ЭДО обеспечит своевременную отправку отчетности в ФСС, ПФР и Налоговую и другие службы.