В организациях ежедневно совершается множество финансовых операций: переводятся средства контрагентам, начисляется зарплата сотрудникам, приходуется оборудование, считается амортизация.
Оформление «первички»
Согласно статье 5 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ существует 2 варианта оформления первичных учётных документов:
Согласно закону «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ на каждый факт хозяйственной жизни предприятия необходимо оформлять первичный учётный документ.
К таким фактам относятся любые события, влияющие на финансовое положение организации.
«Первичка» должна быть в идеальном состоянии. При наличии нарушений налоговые органы могут снять расходы, отказать в вычете. Кроме того, при возникновении споров с контрагентами, сделку без первичных учётных документов подтвердить не получится.
О чём нужно помнить при работе с первичными учётными документами и на что обращать внимание подробно рассказала на вебинаре компании «Такском» Ирина Мамина, сертифицированный консультант по налогам и сборам, аттестованный преподаватель ИПБ России, автор статей и учебных пособий по бухгалтерскому, налоговому учёту и спорам.
Создание «первички»
«Первичку» создают в момент совершения операции либо сразу по её окончании, как подтверждение факта хозяйственной жизни предприятия.
«Обратите внимание на обязанности лица, которое отвечает за факт хозяйственной жизни. Определение термина содержится в законе «О бухгалтерском учёте». Это не главный бухгалтер, и не бухгалтер, в принципе, а сотрудники, занимающиеся организацией операции и конкретного бизнес-процесса на предприятии», — отметила эксперт.
В универсальном передаточном документе (далее УПД) есть отдельная строка, где должны ставить подпись лица, ответственные за оформление фактов хозяйственной жизни.
«Очень часто при составлении УПД данная строка либо не заполняется, либо там ставит подпись главный бухгалтер, что в корне неверно. Всегда есть ответственный за сделку сотрудник, который подписывает документ, организует операцию, и именно он является ответственным, в том числе и за оформление факта хозяйственной жизни», — сказала Ирина Мамина.
По словам эксперта, обязанности по отношению к «первичке» очень чётко прописаны в законодательстве: за что отвечает бухгалтер, а за что лица, ответственные за оформление фактов хозяйственной жизни.
Именно последние должны составлять первичные учётные документы и своевременно передавать их в бухгалтерию организации. Более того, именно эти лица гарантируют достоверность данных, которые содержатся в «первичке».
Обязанность бухгалтера — корректно отразить все сведения в регистрах бухучёта организации.
26 июля 2019 года был принят закон № 247-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» и отдельные законодательные акты РФ в части регулирования бухгалтерского учёта организаций бюджетной сферы».
Согласно документу главный бухгалтер обязан подготовить в письменной форме требования по оформлению фактов хозяйственной жизни организации. Оформить их можно в виде методических указаний, инструкций или приказа. Документы должны быть завизированы главным бухгалтером, или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухучёта организации и утверждены руководителем. С данными требованиями необходимо под подпись ознакомить всех сотрудников организации.
Виды «первички»
Видов первичной учётной документации очень много. Они зависят от особенностей деятельности компании.
Основные формы можно найти в альбомах унифицированных форм, утверждённых постановлениями Госкомстата РФ № 88 от 18.08.1998.
Можно выделить следующие виды «первички»:
Формы «первички»
- по назначению (распорядительные, исполнительные, строгой отчётности, комбинированные, бухгалтерского оформления);
- по объёму содержания информации (первичные, сводные);
- по способу отражения хозяйственной операции (разовые, накопительные);
- по месту составления (внутренние, внешние);
- по способу составления (на бумаге, в электронном виде).
В деятельности организации применяют формы «первички», определённые приказом руководителя по представлению главного бухгалтера. Это могут быть бывшие унифицированные документы, либо собственные разработки организации с набором обязательных реквизитов, перечисленные в локальном акте компании: учётной политике или отдельном приказе.
Допустимо также применение комбинированных форм первичных учётных документов, когда в стандартную форму «первички» добавляют дополнительные реквизиты, необходимые компании.
В процессе работы нередко возникает необходимость в новых, дополнительных формах первичных документов. В этом случае их можно самостоятельно разработать и утвердить приказом.
Обязательные реквизиты в «первичке»
Юридическую силу имеет только первичный учётный документ со всеми обязательными реквизитами, названными в ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за её оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
«До сих пор на практике можно столкнуться с вопросами по наличию печати в первичных учётных документах», — отметила Ирина Мамина.
Эксперт напомнила, что согласно закону № 82-ФЗ от 06.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать её можно по желанию. В составе обязательных реквизитов согласно закону «О бухгалтерском учёте» печать отсутствует.
Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас её нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о её отсутствии, и, напротив, договором между сторонами может быть установлено условие об обязательном заверении печатью первичных учётных документов по сделкам сторон.
«Компании вправе также включать дополнительные реквизиты не обязательно предусмотренные формой первичного учётного документа, — отметила Ирина Мамина. — Это могут быть печать, логотип компании, дополнительные визы и подписи».
- бумажный документ;
- электронный документ, подписанный ЭЦП.
На практике всё больше компаний применяют электронный документооборот (далее ЭДО). Он значительно упрощает обработку документов с момента их создания до момента учёта и ускоряет взаимодействие между контрагентами.
Срок хранения «первички»
Вопросы сохранности первичных учётных документов очень важны. Согласно статье 29 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ их необходимо хранить в организации не менее пяти лет. Отсчёт начинается после отчётного года, в котором эти документы были использованы в бухгалтерском учёте. Так, товарная накладная, датированная 2019 годом, должна храниться до 2024 года включительно. Если же это «первичка» по основным средствам, то срок хранения начинает отсчитываться только после окончания амортизации по объекту.
Хранить «первичку» нужно в том формате, в котором она составлена. Если это бумажный вариант, то хранится он в распечатанном виде, если электронный документ, то в электронном формате.
Санкции при отсутствии «первички»
Согласно Налоговому кодексу РФ отсутствие в компании первичных учётных документов влечёт серьёзные штрафы — от 10 до 30 тыс. рублей.
Налоговые органы могут также выписать штраф за ошибки в оформлении документов.
Кроме того, штрафы за отсутствие первичных учётных документов предусмотрены ст. 15.11 КоАП РФ: от 5 до 10 тыс. рублей.
За отсутствие первичных учётных документов из налогооблагаемой базы может быть изъята часть расходов, следовательно, организации придётся доплачивать налог на прибыль.
«Первичка» — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учёта. Требования к «первичке» год от года становятся строже. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учёта в компании.
