Как правильно хранить электронные документы в организации

Марина Климова — налоговый консультант, преподаватель ИПБ России, Палаты налоговых консультантов. Опыт консультирования более 20 лет. Автор более 70 книг и более 200 публикаций по проблемам налогообложения, бухучета и трудового права, включенных в различные правовые базы. к.э.н.

• Чем руководствоваться
• Кто в организации отвечает за хранение документов
• В каком виде нужно хранить документы
• Как определить срок хранения
• Как организовать электронный архив. Пошаговая инструкция
• Прикладные правила работы с электронными архивными документами: где их искать
• Можно ли хранить электронный архив на стороне

Участников ЭДО становится всё больше, но навыки работы с электронными документами, включая их хранение, у среднестатистической компании пока не отработаны. Разберёмся в ключевых требованиях к хранению электронных документов, значимых для бухгалтерского учёта и для целей налогообложения.

Чем руководствоваться

Под документооборотом в бухучёте п. 2 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте» подразумевается движение ПУД (первичных учётных документов) и учётных регистров с момента их составления до завершения исполнения, т.е. до момента, когда эти они уже не будут нужны для составления бухгалтерской и налоговой отчётности. На этой стадии хранение должно быть организовано так, чтобы бухгалтер имел свободный доступ к документам, с которыми он работает повседневно. В этот период порядок хранения диктуют ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее – Закон о бухучёте) и раздел IV ФСБУ 27/2021.

Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены исполнением. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после этого они подлежат передаче в архив организации, где обычно и находятся до окончания срока хранения (п. 12, п. 47 Правил организации хранения, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Этот этап хранения регламентируется:

• ст. 17, 21.1, 22.1, 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле);
• приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» (см. также письмо Росархива от 30.11.2023 № 7/3388-III «О применении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77»);
• приказом Росархива от 13.02.2024 № 19 «Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом контроля при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле».

Как видим, ключевые подзаконные акты, касающиеся хранения, обновились в совсем недавнем прошлом. Это связано в том числе с необходимостью установить правила хранения электронных архивов.

Кто в организации отвечает за хранение документов

Организация хранения, создание условий хранения документации – зона ответственности руководителя компании (п. 1 ст. 7, п. 3 ст. 29 Закона о бухучёте, п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле, п. 101 Положения по ведению бухучёта и бухгалтерской отчётности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Обратите внимание: обязанность сохранять архивные документы, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения возложена Законом об архивном деле не только на организации, но и на ИП (п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле).

Реализация стратегии, заложенной руководителем организации (ИП), лежит на плечах сотрудников, в чьи должностные обязанности входит систематизация, приёмка на хранение, проверка сохранности, уничтожение отслуживших документов. В случае с электронными документами (ЭД) без IT-специалиста при решении этих задач точно не обойтись.

Санкции, которые грозят за нарушение установленных требований хранения документов, мы свели в наглядную таблицу:

Под должностным лицом в табл. 1 подразумевается тот сотрудник организации или индивидуального предпринимателя, по вине которого совершено нарушение. Так, если плохо было организовано хранение, то виновным является руководитель (ИП); если все условия были созданы руководством, но ответственные сотрудники плохо сделали свою работу – виновны они.

Отсутствие документов может иметь и побочные эффекты в виде санкций за их непредставление при истребовании контролирующими органами (в частности, штрафы, предусмотренные ст. 126, ст. 129.1 НК РФ, ч. 1 ст. 5.27, ст. 15.6 КоАП РФ и др.), а также в виде доначисления налогов в отношении документально не подтверждённых налоговых выгод.

В каком виде нужно хранить документы

Решая вопросы хранения электронных бухгалтерских документов, обязательно следовать указаниям п. 23 и 24 ФСБУ 27/2021 о необходимости хранения подлинников ЭД. Под подлинником ЭД при этом подразумевается любой его экземпляр, в который с момента подписания и регистрации ЭД не вносились изменения (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2025, Национальный стандарт Российской Федерации «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст).

Документы бухучёта должны храниться в том виде, в котором они были составлены.

Распечатка ЭД, как и конвертация документов на бумажных носителях в «цифру» с целью последующего хранения взамен оригиналов, не допускаются. Важно отдавать себе отчёт, что такие действия формируют копию документа. Если при этом подлинник будет утрачен, считается, что хозяйствующий субъект не выполнил требование о хранении документации в течение определённого срока.

Распечатывать электронные счета-фактуры (УПД) также не обязательно (письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@), а делать это с целью хранения бумажных копий взамен файлов просто противопоказано – таким образом вы утратите подлинники.

Копии можно (а иногда и нужно, как мы покажем ниже) хранить наряду c оригиналами, но не вместо них.

Как определить срок хранения

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Электронные бухгалтерские документы, как и изготовленные на бумажном носителе, хранят минимум 5 лет после отчётного года. Так сказано п. 1 ст. 29 Закона о бухучёте. Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ требует сохранять в течение пяти лет документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Обе формулировки не позволяют однозначно определить точку отсчёта срока хранения.

Более конкретны положения п. 1 ст. ст. 21.1 Закона об архивном деле и п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237: сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством.

Переводя это правило в бухгалтерско-налоговую плоскость, можно сказать так: 5 календарных лет (если больший срок не установлен НПА) нужно отсчитать с начала года, следующего за годом, когда документ в последний раз играл какую-либо роль для целей учёта. Например, договоры, акты, на основании которых сформирована первоначальная стоимость объекта основных средств, актуальны всё время, пока начисляется его амортизация в бухгалтерском и в налоговом учётах. По окончании срока списания расходов дожидаемся конца текущего года и уже с 1 января следующего года отсчитываем как минимум 5 лет. Учитывая, что срок полезного использования объекта основных средств может быть весьма длительным, самим документам к моменту истечения срока их хранения может быть уже много-много лет. Итак, отправной точкой для исчисления срока хранения является не дата создания документации, а начало периода, следующего за годом её последнего использования в бухгалтерском документообороте или в целях налогообложения.

В целом ряде случаев документы, с которыми приходится иметь дело бухгалтеру, хранить приходится много дольше пяти лет. Сроки хранения определяет приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Его положения в равной степени относимы как к бумажным, так и к ЭД. Если избавиться от архива раньше срока, можно поплатиться негативными налоговыми последствиями. Например, п. 2 ст. 93.1 НК РФ предусматривает, что вне рамок проведения налоговых проверок налоговый орган вправе истребовать документы (информацию) о конкретной сделке у её участников или у иных информированных лиц. Никакого «срока давности» при этом НК РФ не устанавливает, следовательно, единственный повод для отказа в ответе на требование – ссылка на истечение срока хранения (определение ВС РФ от 25.05.2023 № 306-ЭС23-8522 по делу № А72-6284/2022). В рамках проведения камеральных и выездных проверок также могут запросить документы с любой датой составления, лишь бы они относились к проверяемому периоду.

Пункт 317 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, предписывает хранить счета-фактуры в течение 5 лет. Срок отсчитывается в общем порядке, т.е. с 1 января года, следующего за годом, когда счёт-фактура в последний раз использовался как основание для уплаты или вычета НДС.

Как организовать электронный архив. Пошаговая инструкция

ШАГ 1. Разработайте локальный нормативный акт (акты), устанавливающий(ие) порядок работы в архиве с ЭД. В ЛНА с учётом правил, оговорённых приказами Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77) и от 13.02.2024 № 19 (п. 6 Руководства), должны быть определены требования к:

• местам хранения ЭД. Электронный архив может храниться в компьютерной информационной системе организации и (или) на физически обособленных носителях, может передаваться полностью или в части на хранение третьим лицам (п. 132 Правил № 77). При хранении в информационной системе организации документы должны быть выстроены в базу данных с возможностью поиска (п. 213 Правил № 77). Файлы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения на обособленных носителях (в т.ч. на съёмных компьютерных дисках) можно оставлять в структурных подразделениях компании на весь период хранения или передавать в специализированное структурное подразделение в зависимости от решения, закреплённого в ЛНА (п. 47 Правил № 77);
• оборудованию мест хранения ЭД (в помещениях должна быть минимизирована угроза затопления, пожара, повреждения ЭД и их носителей вследствие магнитных воздействий и т.п.; должен быть исключён несанкционированный доступ в помещения хранилища и к носителям ЭД). При отсутствии специальных архивных помещений ЭД размещаются в запирающихся шкафах, сейфах (п. 94 Правил № 77);
• носителям архивной информации (включая требования к программному обеспечению компьютерных устройств и защищённости съёмных носителей). Поскольку большинство ЭД содержит конфиденциальную информацию, включая персональные данные, установлению и соблюдению этих требований необходимо уделить особое внимание. Составляя ЛНА, руководствуйтесь, в частности, Требованиями к средствам антивирусной защиты. утв. приказом ФСТЭК России от 20.03.2012 № 28; Требованиями по безопасности информации к системам управления базами данных, утв. приказом ФСТЭК России от 14.04.2023 № 64; Требованиями безопасности информации к операционным системам, утв. Приказом ФСТЭК России от 19.07.2016 № 119; Требованиями по безопасности информации к средствам обеспечения безопасности дистанционной работы в информационных (автоматизированных) системах, утв. приказом ФСТЭК России от 16.02.2021 № 32; Требованиями по безопасности информации к средствам виртуализации, утв. приказом ФСТЭК России от 27.10.2022 № 187; Требованиями к средствам контроля съёмных машинных носителей информации, утв. приказом ФСТЭК России от 28.07.2014 № 87; Инструкцией об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну, утв. приказом ФАПСИ от 13.06.2001 № 152; Составом и содержанием организационных и технических мер по обеспечению безопасности персданных при их обработке в информационных системах персданных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством РФ требований к защите персданных для каждого из уровней защищённости, утв. приказом ФСБ России от 10.07.2014 № 378;
• срокам передачи ЭД на архивное хранение. П. 47 Правил № 77 предусматривает, что передача должна состояться (с формированием дел, описей и т.п.) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения исполнения документов. В ЛНА эти сроки следует конкретизировать;
• порядку архивного документооборота (необходимо утвердить формы (форматы) описей дел, описей ЭД, различного рода актов о приемке документов на хранение в архив, о необнаружении или порче ЭД, об их выделении к уничтожению и т.д.). Рекомендуемые образцы всех необходимых документов можно взять из приложений к Правилам № 77. При необходимости определите порядок приёма-передачи электронных архивных документов между структурными подразделениями организации, между организациями (при передаче на хранение на сторону);
• поддержанию юридической значимости ЭД в течение установленных сроков хранения (пп. «б» п. 131 Правил № 77) с возможностью проверки действительности электронных подписей, ограничением права доступа работников к электронным архивным документам, учётным и справочно-поисковым системам и с противодействием внесению несанкционированных изменений. Дополнительно может быть регламентировано изготовление защищённых от изменения или неправомерного открытия копий файлов (например, для защиты информации, содержащейся в текстовых файлах, в дополнение к подлинникам разумно создавать их копии в формате PDF/A);
• использованию электронных архивных документов (включая порядок истребования и выдачи копий и выписок);
• использованию электронной подписи при архивном хранении.

ШАГ 2. Назначьте ответственных должностных лиц и ознакомьте их с инструкциями по работе с архивом. Полагаем, что в случае с ЭД без участия IT-специалиста, хотя бы в роли консультанта, не обойтись.

ШАГ 3. Организуйте хранение комбинированных дел. Имеются в виду дела, документы в которых представлены как на бумажных, так и на электронных носителях. Например, в течение одного года с одним и тем же контрагентом вы осуществляли как бумажный документооборот, так и ЭДО. Хранить бумажные документы вместе с носителями ЭД не положено (п. 51, 159 Правил № 77). Необходимо сформировать два тома для таких дел: в один включить все ЭД и отсканированные копии бумажных документов; в другой – бумажные оригиналы и распечатки ЭД. Это обеспечит целостность дела и удобство работы с ним.

ШАГ 4. Обеспечивайте комплектность ЭД при их передаче в архив организации или сторонний архив с учётом требований п. 141 Правил № 77 и п. 3.13 Типовых функциональных требований, утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69: файл документа должен сопровождаться файлами приложений к нему, файлами электронных подписей (при наличии), а также файлом описания, содержащим необходимые метаданные, перечисленные в вышеуказанных источниках.

ШАГ 5. Разработайте и применяйте систему шифрования. Каждой единице хранения электронных документов следует присваивать шифр, с помощью которого можно обнаружить документ или электронное дело в месте его хранения. Принципы шифрования аналогичны общепринятым в отношении бумажного архива (см. п. п. 45, 46, 60, 84 Правил № 77).

ШАГ 6. Примите за правило, что ЭД, которые содержатся не в компьютерной информационной системе, а на физически обособленных носителях, должны храниться в 2-х экземплярах на разных носителях (п. 145 Правил № 77) во избежание рисков утраты ввиду порчи носителя или преступного посягательства. Примеры разрушительных последствий несоблюдения этого принципа столь многочисленны, что дополнительные расходы на реализацию такого подхода не кажутся избыточными.

Сам носитель нужно держать в рекомендованной его производителем упаковке, которая снабжается ярлыком (вкладышем). На нём указываются данные о записанных на диске документах, их сроках хранения, ограничениях доступа и прочая значимая информация.

ШАГ 7. Определите процедуры проверки наличия и состояния электронных архивных документов. При хранении в информационной системе такая проверка должна быть ежегодной и автоматизированной (п. 152 Правил № 77). Проверка ЭД на физически обособленных носителях осуществляется раз в 5 лет (п. 153 Правил № 77). Во втором случае проводится визуальный и технический контроль состояния носителя, осуществляется проверка записанных на него электронных архивных документов на наличие вредоносных компьютерных программ, выявляются и учитываются электронные архивные документы, требующие миграции на новые электронные носители.

Внеплановые проверки нужно организовывать в случаях, предусмотренных п. 98 Инструкции № 77, включая смену архивариуса, наступление обстоятельств, в результате которых документы могли пострадать и др.

ШАГ 8. Разработайте алгоритм действий в отношении ЭД, сроки хранения которых истекли, на основе требований п. 158 Правил № 77. Сначала необходимо актировать их выделение к уничтожению. Отобранные электронные документы могут быть уничтожены вместе с носителем, на который они записаны, или – что более рационально – программно-техническими средствами, определяемыми организацией и обеспечивающими прекращение доступ к документу с полным или частичным уничтожением его метаданных.

Прикладные правила работы с электронными архивными документами: где их искать

Нет никакой нужды с нуля выстраивать все процедуры самостоятельно. Для большинства компаний это непосильный труд, да и комплексный подход к вопросу хранения документов в электронном архиве требует глубоких профильных знаний.

Росархив обеспечил нас обширными инструкциями. Одна беда – в них довольно сложно ориентироваться. Предлагаем вам «путеводитель», призванный облегчить изучение и применение правил работы с архивом ЭД в организации:

Ссылки, содержащиеся в табл. 2, также поспособствуют составлению необходимых локальных нормативных актов на стадии организации электронного архива.

Можно ли хранить электронный архив на стороне

Закон не запрещает передавать архивные документы на хранение третьему лицу, а п. 133 Правил № 77 прямо допускает такое развитие событий.

Очевидно, что к хранителю должны предъявляться жёсткие требования относительно надёжности и качества его услуг, ведь от сохранности документации напрямую зависит благополучие компании.

Государство ввело лицензирование деятельности по технической защите конфиденциальной информации (соответствующее положение утв. постановлением Правительства РФ от 03.02.2012 № 79). Лицензирование осуществляет Федеральная служба по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК).

Выбирая хранителя, проверьте:

• наличие у него лицензии и разрешённые ею виды деятельности. Реестр лицензий на деятельность по технической защите конфиденциальной информации размещён в сети Интернет по адресу https://reestr.fstec.ru/reg1. Доступ к нему свободный;
• наличие принадлежащего исполнителю на праве собственности или ином законном основании оборудования, необходимого для выполнения работ и (или) оказания услуг;
• наличие у исполнителя программных (программно-технических) средств, включая средства контроля эффективности защиты информации, сертифицированных по требованиям безопасности информации, а также средств контроля (анализа) исходных текстов программного обеспечения;
• наличие технической и технологической документации, национальных стандартов и методических документов, необходимых для выполнения работ и (или) оказания услуг, в соответствии с определяемым ФСТЭК перечнем;
• наличие в Реестр операторов персональных данных (https://pd.rkn.gov.ru/operators-registry) записи о хранителе и факт информирования им Роскомнадзора о своём намерении обрабатывать нужные вам категории персональных данных.

Обычно все эти условия исполняются, но перестраховаться в столь серьезном деле будет не лишним.