Как заполнить и сдать 6-НДФЛ за 2023 год: разбираемся с нюансами

214687 просмотров

26.12.2023 10:39

Рейтинг: 4.2

Приближается время отчётной кампании, и у бухгалтеров возникает ряд вопросов, которые связаны с формой расчёта 6-НДФЛ. Расскажем, какой бланк заполнять по итогам 2023 года, как это сделать и как сдать отчёт.

Кто и куда должен сдавать расчёт

Если в течение 2023 года организация или ИП хотя бы раз выплачивали зарплату сотрудникам по трудовому договору или вознаграждение исполнителям по договору ГПХ, они становятся налоговыми агентами в отношении этих физлиц. Поэтому у таких компаний и предпринимателей возникает обязанность удерживать с выплат физлицам НДФЛ и перечислять его в бюджет. Кроме того, они должны отчитываться по исчисленному и удержанному налогу с доходов сотрудников или исполнителей по ГПХ. Для этого нужно подать расчёт 6-НДФЛ в налоговую инспекцию:

По месту нахождения организации — для ООО.
По месту нахождения обособленных подразделений (ОП) — по работникам обособок компании.
По месту своей регистрации — для ИП. Если ИП работает на патенте, отчёт нужно сдать по месту ведения деятельности в рамках этого спецрежима.

Важно: для обособленных подразделений должны выполняться условия

В трудовом договоре с сотрудником в качестве места работы должно быть указано ОП.
Договор ГПХ с исполнителем должен быть заключен от имени ОП, где он будет выполнять работы или оказывать услуги, а не от головной организации.

К выплатам физических лиц, по которым начисляется НДФЛ, относится не только оплата по трудовому договору или ГПХ, но и материальная помощь и подарки сотрудникам, если их сумма превышает 4 тыс. рублей.

Итак, организации или ИП должны сдавать форму 6-НДФЛ:

По сотрудникам, которые работают в рамках трудового договора.
По исполнителям, с которыми заключены договоры ГПХ. Но это касается только тех заказчиков, которые оплачивают работы или услуги физлиц без специального статуса ИП или плательщика НПД. С выплат ИП или самозанятым удерживать и платить в бюджет НДФЛ заказчик не должен, так как в отношении таких физлиц он не является налоговым агентом. Они самостоятельно платят налоги в рамках своей системы налогообложения.
По работникам филиалов компании. Причём, если головная организация наделила свою обособку зарплатными полномочиями, ОП самостоятельно отчитывается по исчисленному и удержанному НДФЛ.

Когда нужно сдать расчёт по итогам 2023 года

Расчёт 6-НДФЛ — это ежеквартальный отчёт. За 2023 год нужно успеть отчитаться не позднее 26 февраля 2024 года, так как 25 февраля — выходной день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Актуальная форма расчёта

Начиная с первого квартала 2024 года будет действовать новая форма отчёта. Её бланк и порядок заполнения налоговая служба утвердила приказом от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Еще не вступив в действие, эта форма претерпела изменения, которые связаны с новыми сроками уплаты налога. Пока нормативный акт проходит все необходимые процедуры, ФНС довела скорректированную форму в качестве рекомендованной для предоставления, начиная с отчётности за первый квартал 2024 года, своим письмом от 04.12.2023 № БС-4-11/15166.

Но за 2023 год налоговые агенты должны подать расчёт по действующей сейчас форме. Она утверждена приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в редакции от 29.09.2022).

Как заполнить форму расчёта за 2023 год

Бланк отчёта включает следующие разделы:

Титульный лист содержит реквизиты налогового агента, отражает период, за который подается расчёт, и включает сведения, кто сдает форму (организация/ИП самостоятельно или их представитель).
Раздел 1 содержит сведения о суммах налога, который рассчитан, удержан и подлежит перечислению за отчётный период. Также эта часть отчёта включает данные по суммам НДФЛ, которые налоговый агент вернул физическим лицам за последние 3 месяца в отчётном периоде, а также даты, в которые возвращен налог.
Раздел 2 содержит данные о доходах физических лиц, вычетах и налоге, которые отражаются за весь период нарастающим итогом.
Приложение к расчёту — «Справка о доходах и суммах налога физического лица». Приложение заполняется по итогам года по каждому сотруднику и исполнителю, которые в отчётном году получали выплаты от работодателя или заказчика.

В общем случае нужно придерживаться следующих правил:

Расчёт включает необходимое количество страниц, которые отражают все данные за отчётный период. На всех листах отчёта нужно проставить нумерацию, начиная с «001», и далее по порядку до последней страницы.
Суммовые показатели в отчётной форме должны быть заполнены, а если этого значения нет, проставьте «0».
Суммы налога округляются до целых рублей, копейки указывать не нужно. В то время как доходы физических лиц и вычеты нужно указывать с копейками.
Заверить отчёт должен руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, у которого есть доверенность от этих лиц.

В отчёт не нужно включать:

Доходы физических лиц, если они в соответствии со ст. 217 НК РФ не облагаются налогом в полном размере (письмо ФНС от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@). Пример таких выплат — различные государственные пособия, гранты, выделенные для поддержки науки и образования, единовременные выплаты сотрудникам в связи со смертью члена семьи.
Доходы физических лиц-нерезидентов РФ, которые являются резидентами других государств, если в отношении них действуют положения международных договоров по вопросам налогообложения (п. 5, 6 ст. 232 НК РФ). То есть, если эти доходы не облагаются НДФЛ.
Доходы исполнителей со статусом ИП или самозанятости, доходы лиц, которые занимаются частной практикой, например, адвокаты и нотариусы, а также доходы физических лиц от продажи недвижимости.

Заполняем Титульный лист

При заполнении сведений в этой части расчёта, как правило, сложностей не возникает.

Поля ИНН и КПП, которые находятся вверху листа, нужно заполнить по такому принципу:

оба поля заполняют организации;
ИНН компании и КПП её обособки — организации с обособленными подразделениями;
только ИНН — ИП, а в поле, где указывается КПП, нужно поставить прочерк.

«Номер корректировки» будет со значением «0- -», если налоговый агент подает первичный отчёт. В случае уточненки нужно указать номер такого расчёта «1- -», «2- -» и так далее.

Если сдаете отчёт по итогам года, в поле «Отчётный период (код)» проставьте «34».

В поле «Календарный год» нужно указать год, в который входит отчётный период, или год, по итогам которого подается расчёт. В нашем случае это 2023 год.

В поле «Представляется в налоговый орган (код)» нужно прописать код налоговой инспекции, в которую подается отчётная форма.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» указывается один из кодов места, куда организация или ИП подает отчёт:

Код	Наименование
120	По месту жительства индивидуального предпринимателя
121	По месту жительства адвоката, учредившего адвокатский кабинет
122	По месту жительства нотариуса, занимающегося частной практикой
124	По месту жительства члена (главы) крестьянского (фермерского) хозяйства
214	По месту нахождения российской организации
215	По месту нахождения правопреемника российской организации
220	По месту нахождения обособленного подразделения российской организации
223	По месту нахождения (учета) российской организации при представлении расчёта по закрытому обособленному подразделению
320	По месту осуществления деятельности индивидуального предпринимателя
335	По месту нахождения обособленного подразделения иностранной организации в Российской Федерации

Далее нужно указать наименование организации, которое содержится в учредительных документах компании или ФИО индивидуального предпринимателя согласно паспорту. Если у организации есть сокращенное название, то в отчёте нужно указать его, а не полное наименование. В пустых ячейках проставьте прочерки.

При сдаче годового отчёта в полях «Форма реорганизации (ликвидация) (код)/Лишение полномочий (закрытие) обособленного подразделения (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации/ИНН/КПП лишенного полномочий (закрытого) обособленного подразделения» проставьте прочерки.

В поле «Код по ОКТМО» нужно указать код территории муниципального образования, где находится налоговый агент. Если это восьмизначный код, оставшиеся три ячейки нужно оставить незаполненными.

В поле «Номер контактного телефона» нужно указать номер телефона налогового агента.

В ячейках «Расчёт составлен на ___ страницах…» проставьте количество страниц в отчёте. А в ячейках «… с приложением подтверждающих документов или их копий на ___ листах» укажите количество листов документа, который подтверждает полномочия представителя, если отчёт за налогового агента подает он.

В части Титульного листа «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчёте, подтверждаю» проставьте цифру «1», если отчёт подает организация или ИП самостоятельно, цифру «2» — если их представитель по доверенности.

Далее укажите ФИО директора компании или представителя, который сдает отчёт по доверенности.

В поле «(наименование организации–представителя налогового агента)» нужно указать наименование юридического лица, если оно выступает в качестве представителя налогового агента.

В поле «Подпись ________ Дата» проставляется подпись и дата подписания отчёта.

В поле «Наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя» нужно внести сведения, если отчёт сдает представитель налогового агента.

Заполняем Раздел 1 отчётной формы

Этот раздел необходимо заполнить по каждому КБК, который указывается в поле «010».

В следующем поле «020» нужно указать всю сумму налога, которая подлежит к перечислению за последние три месяца в отчётном году — за октябрь, ноябрь, декабрь 2023 года.

Далее необходимо заполнить четыре поля: «021», «022», «023», «024». Принцип внесения сведений по налогу в эти поля зависит от отчётного периода, за который налоговый агент подает расчёт. В годовую форму нужно внести суммы НДФЛ, у которых сроки уплаты:

30 октября 2023 года — за период с 23 сентября по 22 октября;
28 ноября 2023 года — за период с 23 октября по 22 ноября;
28 декабря 2023 года — за период с 23 ноября по 22 декабря;
29 декабря 2023 года — за период с 23 декабря по последний день года (31 декабря). Перечислить сумму налога нужно успеть не позднее последнего рабочего дня в отчётном году, который приходится на 29 декабря 2023 года включительно.

Сумма НДФЛ в четырех полях должна быть равна значению в поле «020».

В поле «030» нужно включить полную сумму налога, возвращенную работникам за октябрь, ноябрь и декабрь 2023 года. Далее в полях «031» и «032» идет разбивка возвращенного НДФЛ по датам и суммам. Общая сумма значений в полях «032» должна соответствовать показателю в поле «030».

Заполняем Раздел 2 отчётной формы

Эту часть отчёта необходимо заполнять по каждой ставке налога и по каждому КБК, которые указываются в верхней части листа в полях «100» и «105» соответственно.

Поле «110» включает общую сумму дохода, которую фактически получили физические лица от работодателя или заказчика в 2023 году. Здесь нужно отразить полную сумму выплат до вычета налога.

В поле «112» нужно указать все выплаты сотрудникам в рамках трудовых договоров. К ним относятся следующие выплаты: зарплата, выплаты по больничным листам, премии и отпускные, а также компенсации за неиспользованные отпуска (письмо ФНС от 06.04.2021 № БС-4-11/4577@).

В поле «111» нужно отразить выплаченные суммы дивидендов, а в поле «113» — выплаты физическим лицам по договорам ГПХ.

Поле «115» заполняется только в том случае, если налоговый агент сотрудничает с высококвалифицированными специалистами по трудовым договорам или ГПХ.

Поле «120» включает сведения о количестве физических лиц, которые получили в 2023 году облагаемый налогом доход. Сотрудника, которого работодатель уволил в 2023 году и снова принял на работу, дважды включать в расчёт не нужно — его указывают один раз.

В поле «121» отразите данные о количестве высококвалифицированных специалистов, если сотрудничаете с такими.

Поле «130» включает сведения об общей сумме вычетов за весь отчётный год. К ним относятся: стандартные, социальные, инвестиционные, профессиональные и имущественные вычеты. Полный перечень налоговых вычетов содержится в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Сюда же нужно включить необлагаемые суммы выплат в соответствии со ст. 217 НК РФ, если есть установленные лимиты для освобождения доходов от НДФЛ.

В поле «140» нужно указать сумму налога, которая исчислена по всем физическим лицам в 2023 году (письмо ФНС от 06.03.2023 № ЗГ-3-11/3160@). Далее в полях «141» и «142» необходимо выделить суммы НДФЛ с дивидендов и доходов высококвалифицированных специалистов соответственно, если в 2023 году были такие выплаты.

Поле «160» включает сведения об общей сумме налога, которая фактически удержана за 2023 год. Значение этого поля может не совпадать с цифрой в поле «140». Такое может быть, если физическое лицо в 2023 году получало доходы в натуральной форме.

В поле «170» нужно указать сумму налога, который исчислен, но не может быть удержан до конца 2023 года. Например, когда физическое лицо получило подарок, а выплат в отношении него в 2023 году не было.

Поле «180» включает сведения о сумме излишне удержанного налога в 2023 году, то есть переплату по НДФЛ.

В поле «190» нужно указать итоговую сумму налога, которую налоговый агент вернул физическим лицам в 2023 году.

Заполняем приложение к расчёту — Справку о доходах

Эта часть расчёта заполняется только по итогам отчётного года. Справку необходимо заполнить по каждому физическому лицу, которое в 2023 году получало доход от компании.

В Раздел 1 нужно внести сведения по физическому лицу:

ФИО;
ИНН;
статус физического лица: для резидента указывается код «1», для нерезидента — код «2»; для налогового резидента РФ, который является высококвалифицированным специалистом, — код «7».
дата, месяц и год рождения физического лица;
гражданство физического лица: если сотрудник или исполнитель являются гражданами России, нужно указать код «643».
код документа, например, «21» для паспорта гражданина РФ, а также серию и номер документа, удостоверяющего личность.

Раздел 2 заполняется по каждой ставке НДФЛ и по разным КБК. В эту часть отчёта нужно включить сведения по общим суммам дохода физического лица и суммам налога за 2023 год.

В Разделе 3 нужно указать данные о стандартных, имущественных и социальных вычетах.

Раздел 4 включает сведения о суммах дохода, с которых в 2023 году не удержан налог.

Приложение к Справке, так же, как и Раздел 2, нужно заполнить по разным ставкам НДФЛ и разным КБК. Эта часть Справки содержит данные о доходах и вычетах с расшифровкой сумм по месяцам. При этом стандартные, имущественные и социальные вычеты сюда включать не нужно.

Нюансы по декабрьской зарплате

Больше всего вопросов у бухгалтеров возникает относительно заработной платы за декабрь. В частности, в какой отчёт нужно включать декабрьскую зарплату в зависимости от того, когда её выплатили, — в декабре текущего года или в январе будущего.

Декабрьскую зарплату за 2022 год, которую выплатили в январе 2023 года, в Разделе 1 указывать не нужно, включите её в Раздел 2 отчётной формы. Эту выплату также нужно показать в Справке о доходах.

Если зарплату за первую половину месяца и за вторую половину декабря сотрудники получили в декабре, эти выплаты нужно отразить в Разделах 1 и 2 отчётной формы, а также в Справке о доходах.

Если зарплату за декабрь 2023 года работодатель перечислит в январе 2024 года, то в расчёт, который составляется по итогам 2023 года, включать её не нужно (письмо ФНС от 28.12.2022 № ЗГ-3-11/14974@).

Если работодатель в декабре выплатил отпускные за декабрь 2023 года и январь 2024 года, эти выплаты нужно отразить в Разделах 1 и 2 годового расчёта.

Как проверить сформированный расчёт

Прежде чем сдавать заполненный отчёт, его нужно проверить, используя специальные контрольные соотношения. Эти контрольные соотношения содержатся в письме налоговой службы от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@. Позднее их дополняли и корректировали письмами ФНС:

от 10.03.2022 № БС-4-11/2819@;
от 30.01.2023 № БС-4-11/1010@;
от 21.02.2023 № ЕА-4-15/2048@;
от 19.04.2023 № БС-4-11/5042@;
от 22.05.2023 № БС-4-11/6401;
от 26.06.2023 № БС-4-11/8049@;

С помощью таких контрольных соотношений можно проверить показатели внутри формы и выявить ошибки.

Нужно ли сдавать форму с нулевыми показателями

У организаций и ИП нет обязанности сдавать нулевую форму расчёта. Если в отчётном периоде компания не перечисляла выплаты физическим лицам, значит в отношении них она не становится налоговым агентом и отчитываться по НДФЛ не нужно (письма ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@).

При этом, если в отчётном периоде выплат физическим лицам не было, нужно уведомить об этом налоговую инспекцию в произвольной форме, иначе может последовать блокировка расчётного счета компании (письмо ФНС от 16.11.2018 № БС-4-21/22277@).

В то же время, если в первом квартале физические лица получали выплаты от компании, а в последующих кварталах деятельность не велась и сотрудников уволили, за полугодие, 9 месяцев и по итогам года необходимо сдавать расчёт, несмотря на то, что выплат в этих кварталах не было.

Как можно сдать отчёт

Есть два способа предоставления отчёта: на бумаге и в электронном виде. Но сдача бумажного отчёта доступна не всем налоговым агентам. Этим способом могут воспользоваться только те организации и ИП, которые в отчётном периоде перечисляли выплаты в отношении 10 и менее человек. Такие налоговые агенты могут выбирать, каким способом им отчитаться — сдать электронный или бумажный отчёт.

Если компания или ИП включают в расчёт более 10 человек, которые в отчётном периоде получали доходы, в этом случае альтернативы нет, — отчитаться можно только в электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ). Электронный отчёт необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или ИП (п. 6.1 Порядка заполнения расчёта 6-НДФЛ).

Какие могут быть штрафы за нарушения при сдаче отчёта

Рекомендуем сдавать форму расчёта вовремя, без ошибок и в надлежащем формате. Нарушение этих правил приведёт к штрафам.

Если налоговый агент опоздает со сдачей отчёта, налоговая инспекция начислит штраф. Его размер составит 1000 рублей за каждый месяц, как полный, так и неполный. Отсчет начинается с даты, когда нужно было подать отчётную форму, и заканчивается днем, когда налоговый агент фактически подал расчёт.

Размер штрафа не столь внушительный. Большие потери может принести приостановка операций по банковским счетам, которую инициируют налоговые органы. Это может случиться, если после того, как истек срок подачи отчёта, прошло 20 дней, а компания так и не предоставила расчёт (п. 6 ст. 6.1, п. 3.2 ст. 76 НК РФ).

Сотрудник, который назначен ответственным за сдачу этого отчёта, может получить административный штраф в размере 300–500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Еще одним поводом для назначения штрафа могут стать ошибки в отчёте или наличие в нем недостоверных данных. Размер штрафа в этом случае составит 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ).

Такой штраф можно получить, если налоговый агент некорректно укажет персональные данные физических лиц, которые получали выплаты, неверно укажет коды доходов, или допустит ошибки в показателях (письма от 20.04.2021 № БС-4-11/5345@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)).

Если организация или ИП обнаружили ошибки в предоставленном расчёте до того, как это сделали налоговые инспекторы, чтобы избежать штрафа, нужно сдать уточнёнку (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).

Если налоговый агент обязан отчитаться электронно, сдача бумажного отчёта вместо расчёта в электронном виде тоже приведет к штрафу. Его размер составит 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).