Марина Климова — налоговый консультант, преподаватель ИПБ России, Палаты налоговых консультантов. Опыт консультирования более 20 лет. Автор более 70 книг и более 200 публикаций по проблемам налогообложения, бухучета и трудового права, включенных в различные правовые базы. к.э.н.
Ставшая популярной работа на «удалёнке» накладывает особые обязательства на стороны трудовых отношений. В частности, работодатель должен обеспечить дистанционного работника необходимыми для выполнения им работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и прочим. Альтернативный вариант – позволить работнику использовать в интересах работодателя собственное имущество, но с обязательной выплатой компенсации, размер, порядок и сроки выплаты которой определяются коллективным договором, локальным нормативным актом (ЛНА), трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору (ст. 312.6 ТК РФ, письмо Роструда от 17.04.2021 № ПГ/08368-6-1).
Зачастую работодатель оставляет работника без компенсационной выплаты, в том числе и с согласия последнего или под предлогом того, что сотрудник «не просил возмещения и всем доволен». Однако это не может оправдать нарушение прямого требования закона. Вариантов только два: средства труда предоставляет работодатель или он компенсирует соответствующие расходы работника.
Как подойти к определению размера компенсационной выплаты? В контексте трудового права он устанавливается строго соглашением сторон трудового договора: либо оговаривается непосредственно в договоре, либо работник, подписывая трудовой договор (допсоглашение к нему), даёт согласие на получение компенсации в размере, определённом в ЛНА. Компенсация должна быть достаточной для выполнения заложенной ТК РФ функции – возмещения расходов работника, связанных с техническим обеспечением дистанционной работы. Стороны могут договориться о документальном подтверждении работником компенсируемых расходов или установить фиксированную сумму из расчёта на месяц (день) работы в дистанционном режиме. Завышать величину компенсации сверх всяких пределов разумного с целью налоговой экономии смысла не имеет: нормы НК РФ пресекают злоупотребления, нормируя как расходы работодателя–налогоплательщика, так и необлагаемую НДФЛ и страховыми взносами часть выплаты.
Отношения по поводу компенсации желательно чётко урегулировать во избежание трудовых и налоговых споров.
Пример. В трудовом договоре с сотрудником предусмотрена обязанность работодателя обеспечить работника оборудованием для выполнения трудовых функций, при этом работник оставляет за собой право использовать личное оборудование. Стороны пришли к соглашению, что в последнем случае обязанность работодателя по обеспечению оборудованием для выполнения должностных обязанностей будет считаться исполненной в полном объёме.
Используя такой подход, работодатель рассчитывал, что если работник выберет самостоятельное обеспечение средствами труда, то ему не придётся выплачивать компенсацию, предусмотренную ст. 312.6 ТК РФ.
Локальный нормативный акт, устанавливающий порядок и размеры выплаты возмещения дистанционным работникам, в организации отсутствует.
Работодатель не возражал против предоставления сотруднику необходимого тому оборудования, однако сотрудник предпочёл использовать своё. В этой ситуации компания сочла, что освобождена от обязанности компенсировать его расходы.
Работник же считал, что в силу положений ст. 312.6 ТК РФ компенсация ему причитается и обратился за защитой нарушенного права в суд.
Суд признал требования истца обоснованными, соответствующими положениям ст. 312.6 ТК РФ и условиям трудового договора.
Поскольку стороны не оговорили размер компенсации и в отсутствие соответствующего ЛНА, суд постановил, что справедливой будет компенсация в размере 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, апеллируя к ст. 264 НК РФ (по материалам Апелляционного определения Московского городского суда от 08.04.2025 № 33-9971/2025, УИД 77RS0023-02-2024-006230-71).
Естественно, нормы НК РФ не могут диктовать правила трудовых отношений. В рассмотренном примере суд сослался на ст. 264 НК РФ лишь в отсутствие альтернативы ввиду того, что работодатель и работник не согласовали размер выплаты. Однако, если обратиться к положениям НК РФ, определяющим подходы к налогообложению компенсаций дистанционным работникам, станет очевидно, что их необходимо учитывать, определяя форму договорённости сторон трудового договора.
В НК РФ есть только одна норма, отвечающая за учёт расходов на выплату компенсации дистанционным работникам, – пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ. Согласно ей расходы, связанные с возмещением затрат дистанционного работника на использование им в рабочих нуждах принадлежащего ему оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств могут быть учтены либо в сумме, определяемой коллективным договором, ЛНА, трудовым договором (дополнительным соглашением к трудовому договору) в пределах 35 рублей за каждый день выполнения работы дистанционно, либо в сумме документально подтверждённых расходов сотрудника.
Пп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК РФ дополнительно оговаривает, что способ возмещения расходов каждому дистанционному работнику по нормативу либо по документально подтверждённым фактическим расходам закрепляется в локальных нормативных актах или трудовом договоре (дополнительном соглашении), а при отсутствии соответствующего решения возмещение расходов осуществляется только по документально подтверждённым фактическим расходам.
Формулировка НК РФ не самая удачная – налоговое законодательство явно заходит на чужую территорию, обозначая, как именно нужно рассчитываться с работником. В этом смысле норма, естественно, действовать не может.
Перефразируем: если в ЛНА, трудовым договоре (допсоглашении к нему) не выбран вариант нормируемой компенсации, то расходы в целях налогообложения можно будет признать только в документально подтверждённых величинах и с учётом ограничений, условий, которые согласовали стороны трудовых отношений. При этом, как и все остальные расходы, эти должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Требования могут быть реализованы одним из двух способов.
Первый. Компания определила нормативный размер компенсации (единый, для каждого работника или категории сотрудников в отдельности). Он совершенно не обязательно должен быть в пределах 35 руб./день. Это ведь не требование трудового законодательства, а лишь налоговое ограничение. Работнику не ставили условий о документальном подтверждении расходов для получения выплаты, и, таким образом, заложили документальную основу для признания расходов. Экономическая оправданность обусловлена тем, что сотрудник задействован дистанционно, что подтверждается его трудовым договором и тем, что работодатель не предоставлял ему средства труда, а значит, ему пришлось использовать собственные, что, в свою очередь, гарантирует компенсацию. При таком решении для налогового учёта расходов не требуется никаких документов о тратах работника на приобретение или аренду имущества, на коммунальные платежи и т.п. Если фактические начисления менее 35 руб./день, то учитывается именно фактическая сумма. Если они равны или превышают лимит, то в налоговых целях спишется 35 руб. за каждый день. Важно: речь идёт строго о днях выполнения трудовой функции в дистанционном режиме! Если у работника есть «присутственные» дни, он направлялся в командировку, болел, был в отпуске и т.п., то эти дни расходов не порождают, хотя в рамках трудовых отношений решение может быть иным.
Второй. Решено компенсировать документально подтверждённые расходы работника (в пределах какого-то норматива или фактические). Тогда нужен конкретный перечень используемого имущества; документы, подтверждающие его приобретение или аренду работником; документы, подтверждающие понесённые затраты на содержание и эксплуатацию этого имущества в пересчёте на «удалённое» рабочее время и мощность самого оборудования (см. письмо Минфина России от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342, письмо ФНС России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@). Методику расчёта нужно разработать самим, и это непросто. Скажем, работник использует в интересах работодателя компьютер. Рабочее время учтено. Имеется счёт за потребление электроэнергии за месяц. Пересчёт на рабочее время сделать не сложно, но он не даст достоверных данных, ведь дома у работника включены в электросеть и другие устройства, потребляющие энергию. Кроме того, если трудовым договором о дистанционной работе не предусмотрено иное, такой сотрудник сам выбирает себе режим труда (ст. 312.4 ТК РФ) и учёт конкретного отработанного времени в течение суток может не вестись. Тарифы на электроэнергию для населения могут быть не единообразны в течение суток. Тогда, в зависимости от того, трудился сотрудник рано утром, днём или полуночничал, стоимость потреблённой компьютером электроэнергии за одно и то же количество часов также будет разной. Все эти нюансы чрезвычайно осложняют как сами расчёты с работником, так и обоснование расходов работодателя-налогоплательщика.
Вышесказанное заставляет сделать вывод: компенсация в размере нормативной величины без обязательного документального подтверждения затрат существенно облегчает как трудовые, так и налоговые правоотношения, хотя закон этот вариант и не навязывает.
Ст. 264 НК РФ, на которую мы опираемся, находится в гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ. Значит ли это, что налогоплательщикам-работодателям, применяющим другие налоговые режимы, нельзя рассчитывать на списание расходов на компенсации дистанционным работникам?
Для «упрощенцев» с 2026 года открылась возможность учёта таких расходов благодаря новому пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ на тех же условиях, что и для плательщиков налога на прибыль. До начала 2026 года, по нашему мнению, такого шанса не было. Дело в том, что ранее перечень расходов в рамках УСН был строго ограничен п. 1 ст. 346.16 НК РФ и соответствующей статьи затрат не содержал. Да, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ отвечает за расходы на оплату труда, но беда в том, что не все выплаты работникам вписываются в понятие оплаты труда в том смысле, который придаёт ему ст. 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ) и ст. 129 ТК РФ. Компенсации, о которых мы ведём речь, не являются элементом оплаты труда. Они нацелены на возмещение расходов, связанных с выполнением работы. Они сродни компенсации командировочных расходов и ещё ближе к компенсации за использование работником собственного имущества в служебных целях. Такие выплаты согласно гл. 25 НК РФ проходят не по статье «Оплата труда», а как прочие расходы. Именно эта особенность и отсутствие в перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ нужной позиции не позволяли до начала 2026 г. учитывать расходы на компенсации дистанционным работникам за использование ими собственного имущества в рабочих нуждах в рамках применения УСН.
Налогоплательщики, применяющие систему налогообложения для сельхозтоваропроизводителей (ЕСХН), и сейчас лишены такой возможности, поскольку их список затрат (п. 2 ст. 346.5 НК РФ) не включает нужной позиции.
При применении АУСН учитывать рассматриваемые расходы не возбраняется – там перечень расходов открытый (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Автоматизированная упрощённая система налогообложения») и в запретном списке п. 4 ст. 6 этот вид затрат не упоминается.
П. 1 ст. 217 НК РФ выводит из-под налогообложения НДФЛ суммы, связанные с возмещением расходов дистанционного работника на использование им для выполнения трудовой функции принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, в сумме, определяемой коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, но не более 35 рублей за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно, либо в сумме фактически произведённых и документально подтверждённых расходов дистанционного работника (см. также письмо Минфина России от 25.04.2025 № 03-04-06/41956).
Аналогичную норму находим в пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ применительно к страховым взносам.
Просматриваются те же два варианта, что и в целях учёта расходов. Если стороны предпочли способ компенсации, основанный на нормативе за день, то документального подтверждения расходов работника для использования налоговых льгот не требуется (письмо Минфина России от 11.04.2024 № 03-04-06/33443).
В Расчёте по форме 6-НДФЛ суммы выплаты в пределах необлагаемого лимита не отражаются (не включаются в показатели строк 120, 130, 131 раздела 2, в справку о доходах работника, письма ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4901, от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@). Если фактический размер нормируемой компенсации превышает сумму из расчёта 35 руб./день, то облагаемую НДФЛ часть дохода следует включить в основную налоговую базу, отразить в общем порядке в разделе 2 Расчёта по форме 6-НДФЛ и в справе о доходах налогоплательщика (с кодом дохода «2018»). В случае, когда практикуется компенсация задокументированных расходов сотрудника, облагаемого дохода у работника не возникает и показывать в отчётности по НДФЛ нечего. Даже если такая компенсация превосходит в пересчёте на день 35 руб., она не подлежит налогообложению и отражению в справке о доходах налогоплательщика как с кодом «2018», так и с каким-либо иным (приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов»).
В Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ред. от 28.11.2025) «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (пп. 2 п. 1 ст. 20.2) закреплено, что не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний все виды установленных законодательством Российской Федерации компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это подразумевает, что вся сумма возмещения дистанционному работнику, выплачиваемого в соответствии со ст. 312.6 ТК РФ, освобождается от обложения взносами. Поскольку этот закон, в отличие от НК РФ, не определяет альтернативных вариантов – с документальным подтверждением и без, – следует исходить из того, что под льготу подойдёт только документально подкреплённая компенсация. Вскоре ситуация выровняется: в Госдуме на рассмотрении находится законопроект № 1075364-8 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», планируется с 1 июля 2026 года скорректировать формулировку пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ таким образом, чтобы она совпала с нормой пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. Тогда описанные нами выше подходы к освобождению от уплаты страховых взносов станут универсальными.
и получайте новости первыми!