Компенсация затрат сотрудников на удаленной работе

Весна 2020 года принесла много нового, в том числе и новые условия работы. Активно стал использоваться термин «удаленная работа». Между тем в Трудовом Кодексе (ТК РФ) пока нет такого понятия. ТК РФ описывает возможные варианты работы из дома: надомный труд (глава 49 ТК РФ) и дистанционная работа (глава 49.1 ТК РФ). Но на подходе актуальные изменения: Государственная Дума уже рассмотрела законопроект № 973264-7У, который дополняет название главы 49.1 ТК РФ до «Особенности регулирования дистанционной и временной удаленной работы».

Для того, чтобы компенсировать затраты сотрудника на удаленной работе, не обязательно ждать изменений в ТК РФ. Уже сейчас ТК РФ содержит гарантии компенсаций для всех работников (не только дистанционных и надомных), использующих свое имущество и несущих затраты в интересах работодателя и по его поручению (ст. 164 и 188 ТК РФ). Например, оплату услуг связи, интернет, расходные материалы, износ ноутбука, принтера и прочее.

Перевод сотрудников на удаленную работу оформляется дополнительными соглашениями к трудовым договорам (ст. 72 ТК РФ), где можно предусмотреть как виды используемого имущества и предстоящих затрат, так и размеры компенсаций (абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Минфин России в письме от 09.09.2019 № 03-03-07/69368 выразил мнение о правомочности признания в налоговом учете указанных компенсаций как экономически обоснованных (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Помимо обоснованности расходы должны документально подтверждаться, например, приказом руководителя, расчетами компенсаций, подтверждением принадлежности имущества работнику (письмо Минфина России от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138). Право собственности на такое имущество, как ноутбук, принтер, телефон сложно подтвердить, полагаем, будет достаточно просто перечислить используемое работником имущество в соглашении. В ст. 312.3 ТК РФ предусмотрена компенсация за используемое не только собственное имущество, но и арендованное.

Порядок расчета компенсаций нормативными документами не установлен – это может быть фиксированная сумма, может быть расчетная сумма на основании каких-либо показателей (длительность времени труда (для амортизации ноутбука, например), использование по факту (расходные материалы), распечатки номеров звонков и проч.).

Есть мнение, что раз уж компенсации включены в трудовой договор, то и учитывать их нужно в расходах на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Минфин считает, что будет корректно признать такие расходы прочими (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186). Безопаснее уточнить вариант включения в расходы в учетной политике.

Налогом на доходы физических лиц компенсации сотрудникам не облагаются (абз. 10 п. 1 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-04-06/69014). Страховые взносы на суммы компенсаций также начислять не нужно (абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ и абз. 13 пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако такое освобождение от налогообложения возможно при корректном документальном подтверждении затрат и компенсаций (письмо Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168).

В бухгалтерском учете признавайте компенсации затрат при удаленной работе либо расходами по обычным видам деятельности, либо прочими расходами – в зависимости от подразделения деятельности сотрудника. Для отражения начисления и выдачи компенсаций применяйте счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».