Марина Климова — профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.
С 01.09.2025 применяется новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501 (далее – Положение № 501). Оно пришло на смену постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Новый документ издан в соответствии со ст. 166 ТК РФ и относится к НПА, содержащим нормы трудового права. Такие акты не имеют обратной силы и применяются к отношениям, возникшим после их введения в действие. Если трудовые отношения с работником сложились до 1 сентября 2025 г., нормы постановления применяются к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие (ст. 12 ТК РФ), проще говоря, при направлении сотрудника в командировку, начиная с 1 сентября 2025 года.
Надо признать, что новый документ вобрал в себя все несовершенства своего предшественника и, поскольку новое Положение предстоит применять до сентября 2031 года, бизнесу необходимо доработать свои локальные нормативные акты (ЛНА) так, чтобы «узкие места» Положения № 501 не осложняли работу. Обновлённый ЛНА будет применяться к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие (ст. 12 ТК РФ).
Отметим ряд проблемных или слишком общих положений документа, которые требуют конкретизации посредством ЛНА.
Днём выезда в командировку по-прежнему в общем случае считается дата отправления поезда, самолёта, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днём возвращения – дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.
В новом Положении № 501 (п. 4) сохранена оговорка: если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населённого пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (от) станции, пристани или аэропорта. За счёт этого фактора продолжительность командировки может увеличиться. В Положении нет ни намёка на то, сколько именно времени следует отвести на этот отрезок пути. Это вполне объяснимо – в каждой местности особенности свои, но во избежание конфликтов с работниками стоит внести ясность посредством ЛНА.
Закрепляя свои нормы, учтите, что пассажиру рекомендуется прибыть в аэропорт за 2-3 часа до вылета, а на вокзал нет смысла приезжать раньше, чем за полчаса до отправления поезда (см. п. 80, 81 Общих правил воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей, утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 № 82, п. 11.1 ГОСТ Р 58576-2019). Исходя из этого, а ещё из географии вашей местности определите необходимый запас времени, оставив работнику право доказать, что он затратил на дорогу в командировке больше.
Ещё одна норма, которая заставляет задуматься о времени в пути, попала в п. 15 Положения № 501 также без изменений из прежнего документа: при возвращении из зарубежной служебной командировки дата пересечения границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. На практике нередко приходится сталкиваться с работниками, которые пытаются выкроить себе дополнительные выгоды от поездки в командировке, в том числе ждут в зоне прилёта, не торопясь пройти паспортный контроль, пока не наступят новые сутки, чтобы получить суточные ещё за один день в иностранной валюте. Разумное ограничение локальным актом времени, необходимого для того, чтобы покинуть аэропорт и добраться до места назначения, позволит пресечь подобные злоупотребления.
К слову, дата пересечения границы обычно определяется по отметкам пограничных органов в паспорте, но есть несколько стран, с которыми имеются соглашения, на основании которых в паспортах российских граждан не делаются соответствующие отметки. Тогда даты выезда и въезда определяются по проездным документам. За это отвечает п. 16 Положения № 501. В 2025 г. россияне могут по внутреннему паспорту посещать Абхазию, Армению, Беларусь, Казахстан, Кыргызстан и Южную Осетию. При поездках именно в эти страны день пересечения границы следует определять по билетам, а в их отсутствие – по документам о найме жилого помещения в месте командировки (п. 6 Положения № 501).
У бухгалтеров очень часто возникают вопросы, можно ли (обязательно ли) компенсировать работникам те или иные командировочные расходы и удастся ли учесть их в целях налогообложения. Во многом ответ на такие вопросы зависит положений ЛНА самой компании. Нормативные акты ограничивают регламентацию лишь самыми общими словами. Так, ст. 168 ТК РФ и п. 9 и 21 Положения № 501 обязывают работодателя компенсировать работнику расходы по проезду, по найму жилого помещения, выплачивать суточные и покрывать иные расходы, произведённые работником в служебной командировке с разрешения или с ведома работодателя, но в тех размерах, которые определены организацией самостоятельно.
Подпункт 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относит расходы налогоплательщика на командировки, в частности на:
Список налоговых расходов на служебные командировки не является закрытым (перед ним используется оборот «в частности»), прямо отбраковываются некоторые гостиничные расходы, лимитируются безотчётные суммы. Всё остальное – с учётом экономической обоснованности и при наличии документального подтверждения – может быть учтено в целях налогообложения, если оговорено в ЛНА работодателя.
Например, суточные в командировке могут выплачиваться в любых разумных пределах (нормирование введено в сфере НДФЛ и страховых взносов, но не для признания расходов), причём ничто не мешает варьировать их по группам персонала, направлениям и обстоятельствам поездок. Для внебюджетных организаций строго определён размер суточных (8 480 руб./день) только при направлении работников на присоединённые территории (постановление Правительства РФ от 28.10.2022 № 1915).
Если компания закрепила в ЛНА по командировкам возмещение работникам дополнительных услуг перевозчиков, таких как оплата питания на борту, выбор места в салоне самолёта, приоритетная посадка в самолёт, использование в полёте wi-fi и др., для учёта в целях налогообложения нужно экономически обосновать эти расходы. Тогда они будут освобождаться и от обложения НДФЛ и страховыми взносами (письма Минфина России от 27.12.2019 № 03-04-00/102629, от 13.01.2020 № 03-03-06/1/399). Работодатель может сам нормировать, например, расходы на сверхнормативный багаж или проезд на такси, а то и отвергнуть их. Закон в общем случае не устанавливает ограничений по классу обслуживания при проезде к месту командирования и обратно, но эти ограничения может налагать компания. Например, можно обусловить покупку билетов бизнес-класса отсутствием билетов класса эконом. Можно ограничить работников в выборе билетного тарифа: нередко сотрудник в погоне за повышенными баллами программы лояльности перевозчика покупает билеты разрешённого ему класса, например, эконом, но по самому дорогостоящему тарифу, цена на который сопоставима со стоимостью билета класса бизнес. Сомнительно, что это соответствует задумке работодателя, но ничего не противопоставишь такому работнику в командировке, если заранее не продумать соответствующие ограничения.
Положение № 501 (п. 11, 12, 18, 22) лаконично констатирует, что расходы по бронированию и найму жилого помещения возмещаются работнику в порядке, предусмотренном ЛНА о командировках. И трудовое законодательство, и налоговое твердят о найме жилого помещения, а не места в нём. Оплата номера целиком, если он двухместный, при одноместном размещении не препятствует учёту расходов – нет таких запретов, но во избежание споров как с работниками, так и с проверяющими лучше все же оговорить в ЛНА принципы компенсации и документального подтверждения этих затрат.
Пункт 6 нового Положения оговаривает, что на основании письменного решения работодателя сотрудник может отправиться в поездку на своём автомобиле. Подойдёт, скажем, указание на способ проезда в приказе о направлении работника в командировку или виза на заявлении работника. Тогда фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется сотрудником работодателю с приложением документов, подтверждающих использование этого транспорта в поездке (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, билеты и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
Какую сумму расходов компенсировать работнику в командировке за проезд, какую сумму расходов можно признать в целях налогообложения? Любые расходы требуют документального подтверждения, но это не означает, что вся задокументированная сумма должна возмещаться работнику. Во-первых, в бензобаке автомобиля наверняка есть остаток топлива, поэтому все траты на закупку ГСМ отражают истинные расходы. Остаток нужно указать в путевом листе (ином документе). Во-вторых, работодатель может быть не готов оплачивать работнику в командировке, например, премиальное топливо или стоимость проезда по платным дорогам. Руководствуясь ст. 168 ТК РФ, компании стоит конкретизировать порядок и размеры возмещения расходов, связанных с поездкой, в ЛНА.
Когда же дело дойдёт до списания расходов, включатся уже механизмы НК РФ. Кодекс предлагает три подхода:
В последнем случае сумма расходов будет мизерной. Подчёркиваем: нормы из Постановления № 92 не предназначены для компенсации работнику его затрат. Это нормы расходов организации, причём никак не связанные непосредственно с командировками. Очевидно, что именно нормирование затрат по этой статье будет безоговорочно приветствоваться налоговым органом, однако выбирать именно этот путь самоограничений вовсе не обязательно. Начните с продуманных положений ЛНА, заключите с работником соответствующее соглашение о характере использования его авто, не путайтесь в трёх обозначенных нами вариантах, и вы сможете воспользоваться любым из них (см. также п. 1 письма Минфина России от 28.03.2019 № 03-15-06/21254, письмо Минфина России от 12.08.2022 № 03-03-06/1/78804, решение ВАС РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09).
П. 10 и п. 19 Положения № 501 оговаривают, что работнику возмещаются документально подтверждённые расходы по проезду:
Только компании решать, какие виды транспорта общего пользования она одобряет работнику. К таковому относится, в частности, такси, как следует из Федерального закона от 29.12.2022 № 580-ФЗ «Об организации перевозок пассажиров и багажа легковым такси в РФ», но работодатель может чётко заявить в ЛНА, что проезд на такси компенсироваться не будет или лимитировать возмещение такого рода затрат любым образом.
Ситуации с расходами по проезду могут быть самыми причудливыми. Случай из практики: работник боится летать, ему нужно поехать в командировку за несколько тысяч километров, и он настаивает, что поедет поездом. Очевидно, что такая поездка отнимет куда больше времени, чем перелёт, а ведь время в пути оплачивается! Обязан ли работодатель идти ему навстречу, да ещё и нести дополнительные расходы на оплату труда? Думается, что, поскольку проезд наземным транспортом – целиком и полностью инициатива работника, компания может засчитать в отработанное время только те часы, которые были бы потрачены на перелёт. Во избежание трудового спора и претензий инспекторов труда этот вариант должен быть оформлен заявлением работника с просьбой предоставить ему излишние дни дороги за свой счёт.
Но вот ещё одна проблема: в списке расходов по проезду из п. 10 положения № 501 нет затрат на локальные разъезды по месту командирования. Давным-давно ФНС России считала, что если коллективным договором или ЛНА будет закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населённого пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения принимающей стороны в период нахождения работника в командировке, то подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения (письмо ФНС РФ от 12.07.2011 № ЕД-4-3/11246). К сожалению, при налоговых проверках инспекторы обычно настаивают на том, чтобы эти потребности покрывались за счёт суточных. Минфин России требует, чтобы компенсация таких расходов, если она производится, облагалась НДФЛ и страховыми взносами, поскольку освобождение этих сумм от «зарплатных» налогов НК РФ не предусмотрено (письмо Минфина России от 27.04.2024 № 03-04-06/40114). Локальным актом нужно определить подход к компенсации как таковой: оплачивать работникам билеты на местный транспорт или закрепить, что на эти цели направляется часть суточных. Указанные нами налоговые риски нужно учесть, выбирая свою стратегию применительно к расходам, НДФЛ и страховым взносам.
Ст. 168 ТК РФ определяет суточные как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, а п. 9 положения № 501 подразумевает, что при однодневной командировке по России суточные не выплачиваются (нет проживания вне места постоянного жительства – нет суточных).
На этом фоне двойными стандартами веет от п. 17 Положения № 501, согласно которому при однодневной командировке за рубеж суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы, определённой для командировок на территории иностранных государств.
Из лояльности к работникам компании часто закладывают в своих локальных актах оплату им питания в рамках однодневных поездок в пределах территории нашей страны. Минфин России не против такого шага, но категорически отвергает возможность учёта затрат (даже документально подтверждённых) на питание в однодневной командировке и не поддерживает освобождение стоимости питания от НДФЛ и страховых взносов (письма Минфина России от 09.09.2021 № 03-04-05/73114, от 17.05.2018 № 03-15-06/33309, от 02.09.2015 № 03-04-06/50607, от 26.05.2015 № 03-03-06/30062, от 02.10.2017 № 03-15-06/63950, от 01.12.2017 № 03-03-06/1/79985, от 29.05.2017 № 03-03-06/1/32692). Ведомство исходит из того, что питание работника никак не связано с выполнением им служебного задания, а суточных в однодневной командировке быть на может.
Суточными, действительно, выплаты на питание и другие личные нужды в однодневной поездке лучше не называть. Неверная классификация выплаты наверняка приведёт к налоговым ошибкам. Компенсировать же такого рода расходы – как при наличии чеков, так и просто в пределах установленного работодателем лимита – никто не воспрещает, если это предусмотрено ЛНА и компания не посягает на налоговые выгоды.
***
Новое Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, заработало с 1 сентября 2025 г.
Принципы прежнего регламента по большей части сохранились в неизменном виде (например, необходимость выдачи подотчётного аванса и обязанность отчитаться о расходовании средств в течение трёх рабочих дней по возвращении (п. 8, 23), оплата труда в командировке в выходной или праздник с применением правил ст. 153 ТК РФ (п. 5), выплата суточных и оплата гостиницы за период болезни, случившейся в поездке (п. 22) и др.).
Проблемные и неоднозначные нормы также перекочевали в новый документ. Предотвращать возникновение конфликтных ситуаций и уточнять правила командирования нужно с помощью локального нормативного акта о командировках, но не стоит возлагать на него надежды переломить требования НК РФ относительно учёта и налогообложения командировочных расходов.
и получайте новости первыми!