Ваш регион Москва?
Офисы
Выберите регион обслуживания
А
Б
В
Д
Е
З
И
К
Л
М
Н
О
П
Р
С
Т
У
Х
Ч
Я
Регион не найден

Ошибки в форме ЕФС-1: как исправить и не получить штраф

77824 просмотра
19.07.2023 15:59
Рейтинг: 5

Форма ЕФС-1 действует только с 2023 года, и порядок её заполнения до сих пор вызывает вопросы. При формировании отчёта специалисты нередко допускают ошибки, за которые последуют штрафы. Некорректные сведения в уже сданном отчёте бухгалтер может обнаружить самостоятельно, или их выявят сотрудники СФР.

Отделение СФР после проверки отчёта направит работодателю протокол, в котором будут указаны её результаты. Там могут содержаться сведения о неточностях, несоответствиях или грубых ошибках. Код выявленной ошибки, указанный в протоколе, влияет на порядок действий страхователя: просто принять информацию к сведению и в дальнейшем не допускать такие неточности или нужно сдавать отчёт заново. Расскажем, какие ошибки допускают в форме ЕФС-1, как их исправить и какие условия нужно соблюсти, чтобы избежать штрафов.

Форма ЕФС-1 с ошибкой: какие данные содержит протокол проверки отчёта

Если у сотрудников СФР возникли нарекания в отношении сведений в отчёте ЕФС-1, то протокол, направленный работодателю, будет включать информацию о предупреждении, допущенной ошибке или грубой ошибке. Также там будет указано, что документ принят или не принят.

Если отчёт не принят, то в протоколе будет указано — «Документ не принят», номер кода ошибки и что необходимо исправить. Все коды ошибок представлены в приложениях 4-7 к постановлению Правления ПФ от 31.10.2022 № 246п. Они могут принимать три значения:

  • Код «20» — найденные ошибки не считаются критическими, и СФР взял в обработку сведения, но с предупреждением. Исправлять или уточнять данные в отчёте не нужно.
  • Код «30» — фонд принял отчёт, но в нём обнаружены незначительные ошибки, которые нужно исправить.
  • Код «50» — означает, что в форме ЕФС-1 обнаружена грубая ошибка. Фонд не принял такой отчёт и придётся подать его заново.

Устранить указанные в уведомлении ошибки нужно не позднее пяти рабочих дней с даты его получения, иначе работодателю грозит штраф (ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому необходимо корректно определить дату получения уведомления, которая зависит от его формата (п. 41 новой инструкции о переучёте, утверждённой приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н). Датой получения уведомления считается:

  1. Шестой день с даты отправления заказного письма СФР, если уведомление направлено в бумажном виде.
  2. Дата размещения уведомления в личном кабинете СФР, если оно направлено в электронном виде в личный кабинет страхователя на официальном сайте фонда.
  3. Дата, подтвержденная оператором ЭДО или территориальным органом СФР, если взаимодействие с фондом происходит в электронном виде посредством ТКС.
Удобная онлайн-отчётность

Сдавайте отчётность во все госорганы через удобный web-сервис «Онлайн-Спринтер»

Как исправить ошибки с кодом «50»

Ошибка с кодом «50» не зависит от сведений по застрахованным работникам, она носит общий характер. Корректировке отчёт с такой ошибкой не подлежит, требуется устранить выявленную проблему и подать новую форму ЕФС-1.

Приведём пример ошибок с кодом «50»:

  • Нарушен формат XTML-документа.
  • Отчёт подписан некорректной УКЭП.
  • ИНН в отчёте отличается от ИНН в карточке страхователя.
  • Указана дата заполнения, которая позже текущей даты или предшествует 2023 году.
  • Значение СНИЛС содержит только нули.
  • В значении ИНН указали одни нули.
  • В базе фонда нет регистрационного номера компании.

Срок, в течение которого работодатель должен учесть все замечания, приведённые в отрицательном протоколе, и подать в СФР новый отчёт, не должен превышать пять рабочих дней.

Как исправить ошибки с кодом «30»

Код ошибки «30» указывает на то, что в отделении СФР отчёт приняли, но недочёты в нем все же есть. Работодателю необходимо уточнить данные не позднее пяти рабочих дней.

Протокол с такими результатами проверки страхователь получит, если не соблюдаются условия, например:

  • При отражении мероприятия, связанного с заключением договора ГПХ, сведения в графе 5 должны отсутствовать.
  • При прекращении договора ГПХ графа 7 должна остаться пустой.
  • ФИО и СНИЛС работников должны соответствовать данным фонда.

Способ устранения несоответствий зависит от типа сведений, в которых выявлена ошибка.

Как исправить ошибку в сведениях о трудовой деятельности

Если нужно исправить ошибки в части сведений о трудовой деятельности застрахованного лица, заполните подразделы 1 и 1.1 формы, а также титульный лист и подайте их в СФР. В отчет включите только тех сотрудников, по которым нужно изменить сведения. Принцип заполнения зависит от данных, которые нужно исправить.

  • Неверно подали сведения о способе ведения трудовой книжки

Если в отчёте ошибочно указали, что сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о решении перейти на электронный формат, то понадобится отменить ранее представленные сведения. Для этого в соответствующей строке проставьте дату подачи заявления, которую указывали ранее, а в поле «Признак отмены» проставьте знак «Х» (п. 4.1 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Проставьте дату подачи заявления
  • Указали неверную дату в заявлении по трудовой книжке

Если нужно исправить дату подачи заявления в уже принятых сведениях, то в соответствующей строке проставьте актуальную дату (п. 4.1 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

  • Нужно отменить данные, ранее представленные в СФР, в части сведений о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу

Для этого заполните подраздел 1.1 в полном соответствии с теми данными, что предоставили в исходном варианте. А в графе 11 проставьте знак «Х» (п. 4.12 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

В графе 11 проставьте знак «Х»
  • Нужно скорректировать сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, ранее предоставленные в СФР

Пример:

Сотрудник принят на должность главного инженера на основании приказа от 25.04.2023 № 119. На следующий рабочий день в СФР были направлены сведения о приёме на работу нового сотрудника в части подраздела 1.1 формы ЕФС-1. После сдачи отчёта бухгалтер обнаружил ошибку. В графе 10 блока «Основание» неверно указали номер приказа — вместо «119» поставили номер «117». Чтобы актуализировать данные о кадровом мероприятии необходимо подать новый отчёт, в котором полностью продублировать данные исходного отчёта, а в графе 11 поставить знак «Х». Далее в строке № 2 нужно указать верные сведения
— номер приказа «119».

Укажите корректные данные
Электронная отчётность
через «Такском»

6-НДФЛ, НДС, РСВ и другие отчёты в удобном онлайн-сервисе

Корректировка сведений о страховом стаже

Если ошибка обнаружена в ранее представленных сведениях о трудовом стаже, необходимо подать корректирующий отчёт в части подраздела 1.2. Для этого заполните титульный лист, подразделы 1 и 1.2 отчёта.

Чтобы отменить сведения, учтённые на индивидуальном лицевом счёте, в поле «Тип сведений» проставьте знак «Х» в соответствующей ячейке (п. 5.2 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Далее в поле с периодом укажите год, за который отменяете сведения (п. 5.3 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Проставьте знак «Х» в соответствующей ячейке

Для корректировки сведений проставьте знак «Х» в поле «Корректирующая» и укажите соответствующий период, за который вносятся изменения (п. 5.2, 5.3 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Для корректировки сведений

Важно! Один отчёт не может содержать данные с разным типом сведений в рамках одного периода относительно одного и того же сотрудника (п. 5.2 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Если необходимо исправить сведения о сотрудниках, которые вправе претендовать на досрочное назначение пенсии в соответствии со ст. 30 закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ, то внесите также изменения в подраздел 2. Корректировка или отмена ранее представленных данных происходит по аналогичному принципу, как в подразделе 1.2, и регламентирована п. 7.3 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Корректировка сведений о зарплате сотрудников госучреждений

Для устранения ошибки в представленных ранее данных о зарплате работников госучреждений, сдайте в СФР отчёт с корректирующим или отменяющим типом сведений. Включите в отчёт титульный лист, подразделы 1 и 1.3 формы ЕФС-1. Заполните данные только на сотрудника, в отношении которого необходимо внести корректировки, укажите актуальную информацию. Отметьте знаком «Х» тип сведений «Корректирующая». Укажите месяц и год, за который исправляются сведения (п. 6.4 порядка заполнения, утверждённого постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Например, чтобы изменить данные отчёта за июнь, поставьте «06» и «2023».

Отметьте знаком «Х» тип сведений «Корректирующая»

Корректировка сведений о начисленных страховых взносах на травматизм

Если в представленном отчёте в части раздела 2 были обнаружены ошибки, которые привели к занижению суммы взносов на травматизм, подайте в СФР уточнённые сведения (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В поле «Номер корректировки» укажите, какие по счёту уточняющие сведения предоставляете. Если отчёт с уточняющими данными подаете в первый раз, то проставьте номер «001», второму отчёту с уточняющими сведениями присвойте номер «002» и т.д.

Работодатель не обязан подавать уточняющие сведения, если ошибка в представленных данных не занижает сумму начисленных взносов на травматизм. В таком случае он может сделать это в добровольном порядке (ст. 24 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Как избежать штрафов из-за ошибок в форме ЕФС-1

Ошибки, выявленные Социальным фондом в результате проверки формы ЕФС-1, приведут к штрафам, если их вовремя не устранить. Размер штрафа указан в ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, он составляет 500 рублей в отношении каждого сотрудника, в сведениях которого допущены ошибки.

Но избежать штрафов можно, если:

  • Сотрудники бухгалтерии обнаружили ошибки в сведениях по застрахованным лицам раньше проверяющих и подали уточнённый отчёт.
  • Сотрудники бухгалтерии, получив по результатам проверки ЕФС-1 уведомление с отрицательным протоколом, успели исправить ошибки и подать уточняющие сведения в течение пяти рабочих дней с даты получения такого уведомления.

Практичные сервисы онлайн-отчётности «Такском» подходят компаниям любого размера и отрасли.На выбор мы предлагаем три решения:

 

Подключите удобную электронную отчётность

Сервисы для онлайн-отчётности с техподдержкой 24/7 и полезными сервисами для бухгалтера

Получить консультацию
Оценить
Поделиться
Поделиться
Статьи по теме
Подпишитесь на рассылку
Получайте полезные статьи и актуальные новости прямо на почту
Отправляя заявку в ООО «Такском», я принимаю условия политики обработки персональных данных
Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Выберите регион обслуживания
А
Б
В
Д
Е
З
И
К
Л
М
Н
О
П
Р
С
Т
У
Х
Ч
Я
Регион не найден
Выберите регион обслуживания
А
Б
В
Д
Е
З
И
К
Л
М
Н
О
П
Р
С
Т
У
Х
Ч
Я
Регион не найден
Мы всегда готовы вам помочь
Оставьте свой номер, если возникли вопросы. Мы перезвоним и поможем со всем разобраться
Отправляя заявку в ООО «Такском», я принимаю условия политики обработки персональных данных
Мы всегда готовы вам помочь
Оставьте свой номер, если возникли вопросы. Мы перезвоним и поможем со всем разобраться
Спасибо, ваша заявка принята!
Наш менеджер свяжется с вами.
Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Отдел продаж: 8 495 730-73-47
Техподдержка: 8 495 730-73-45
ОФД Техподдержка: 8 495 730-16-19