Марина Климова — налоговый консультант, преподаватель ИПБ России, Палаты налоговых консультантов. Опыт консультирования более 20 лет. Автор более 70 книг и более 200 публикаций по проблемам налогообложения, бухучета и трудового права, включенных в различные правовые базы. к.э.н.
Правила работы с подотчётными суммами в последние годы неоднократно менялись – в основном в сторону ослабления нормативных требований. Тем не менее, проблемных зон всё ещё предостаточно и нарушения могут повлечь весьма разнообразные неприятные последствия.
Сегодня имеется только одно основание для обязательной выдачи подотчётного аванса – при направлении работника в командировку (п. 8 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501). Денежная сумма должна покрывать расходы по проезду, по найму жилого помещения и суточные. Естественно, если работника снабдили, например, билетами, то в этой части денежные средства под отчёт на выдаются, а передаётся денежный документ (билет).
Попытка заставить работника поехать в командировку за свой счёт с последующей компенсацией затрат станет нарушением его трудовых прав. Отказ работника от поездки в этом случае нельзя будет расценить как дисциплинарный проступок (апелляционное определение Суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 25.07.2013 по делу № 33-1595/2013, определение 2-го КСОЮ от 15.03.2022 по делу № 88-6345/2022, УИД 37RS0007-01-2021-002671-85).
Полагаем, что правило об обязательности снабжения командированного работника подотчётным авансом применимо и к разъездным работникам, направляемым в служебные поездки, в силу единства правовой природы этих обстоятельств.
В остальных случаях вопрос об обязательности выдачи средств под отчёт решается в организации по соглашению сторон трудовых отношений или регулируется локальным нормативным актом.
Пункт 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501, требует, чтобы работник по возвращении из командировки представил работодателю авансовый отчёт в течение 3 рабочих дней и в этот же срок произвёл окончательный расчёт по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.
В иных случаях срок для представления авансового отчёта устанавливается организацией на своё усмотрение. Так гласит п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций», но этот же подход можно распространить и на работу с безналичными подотчётными суммами.
В обязанности работника входит подчинение локальным нормативным актам работодателя (ст. 21 ТК РФ). Тем не менее, многие из них систематически не соблюдают сроков представления авансовых отчётов. Ничем не спровоцированное нарушение можно рассматривать как дисциплинарный проступок. Наказание за него должно быть соразмерно его тяжести (ст. 192 ТК РФ). Разовые задержки авансовых отчётов, вероятно, могут закончиться вынесением замечания, хронические – выговором, но само по себе такое поведение работника не может повлечь самого жёсткого наказания за дисциплинарные нарушения – увольнения. Не возбраняется наказать нерадивого работника и рублём: ему может быть снижена премия, начисляемая за месяц, в котором к работнику было применено соответствующее дисциплинарное взыскание. Это правомерно, если такой подход к премированию заложен в системе оплаты труда работодателя (письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1) и при учёте ограничений, установленных ст. 135 ТК РФ.
Сама организация как налогоплательщик рисков в связи с несвоевременным представлением сотрудником авансового отчёта не несёт: в целях налогового учёта расходы, обозначенные в нём, принимаются на дату его утверждения (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). За этот же период может быть заявлен к вычету НДС, уплаченный по расходам на командировки (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Никаких разумных сроков ожидания работодателем авансового отчёта от работника законодатель прямо не установил.
В общем случае следует ориентироваться на норму ст. 196 ГК РФ – ждать три года, считая со дня просрочки представления авансового отчёта. Если отчёт так и не состоялся и денежные средства не возвращены, то нужно признать долг работника по подотчётной сумме безнадёжным и включить её в облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход сотрудника (письма Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, письмо ФНС России от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.10.2019 № Ф10-4698/2019 по делу № А35-12731/2017 (определением ВС РФ от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047 отказано в передаче дела в СКЭС ВС РФ для пересмотра). Организация может учесть невозвращённую сумму подотчётного аванса в составе внереализационных расходов после признания долга безнадежным (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
До истечения срока исковой давности работодатель вправе в любой момент принять решение о прощении долга работника по подотчётной сумме на основании ст. 415 ГК РФ. Это также породит у гражданина налогооблагаемый доход. Прощённую сумму дебиторской задолженности сотрудника в налоговые расходы компании отнести не удастся – она не отвечает критериям экономической обоснованности затрат.
Надо сказать, что в настоящее время налоговые органы активно мониторят движение денежных средств по счетам граждан и оперативно выявляют как «жизнь не по средствам», так и нецелевое расходование подотчётных сумм. Если в ходе мероприятий налогового контроля подозрения найдут подтверждение, псевдоподотчётные деньги будут признаны «теневой» зарплатой со всеми вытекающими налоговыми последствиями (письмо Минфина России от 14.08.2025 № 03-03-06/1/79115, постановление АС УО от 19.03.2025 № Ф09-436/25 по делу № А71-7598/2023).
Систематические выдачи подотчётных средств без понятной деловой цели вообще привлекают повышенное внимание контролёров: те предполагают разного рода махинации от стремления избежать превышения лимита остатка кассы до отмывания доходов, полученных преступным путём, и сокрытия денежных средств, за счёт которых должны были производиться обязательные платежи. И часто оказываются правы.
Подотчётником п. 6.3 Указания Банка России № 3210-У называет работника, которому выданы средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица. Надо сказать, что п. 5 этого документа к числу работников относит как тех, с кем заключён трудовой договор, так и тех, кого с организацией связывает договор гражданско-правового характера (см. также письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Форма авансового отчёта применяется для учёта денежных средств, выданных подотчётным лицам на административно-хозяйственные расходы (постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).
По совокупности приведённых норм получается, что авансовый отчёт может представить и исполнитель в рамках ГПД, однако только о расходовании средств организации на её нужды.
При компенсации исполнителю расходов, которые составляют часть его вознаграждения, применение авансового отчёта неуместно. Для этого больше подходит акт выполненных работ (услуг). Напомним, что в силу п. 2 ст. 709 ГК РФ и с учётом ст. 783 ГК РФ цена в договоре работ, услуг включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение.
Билеты на проезд считаются денежными документами (Инструкция по применению Плана счетов, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, к счёту 50 «Касса»). Получив на руки билеты, работник отвечает за их сохранность и целевое использование в интересах работодателя. Организация отражает выдачу билетов сотруднику проводкой по дебету счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» и кредиту счёта 50 «Касса», субсчёт 3 «Денежные документы». Стоимость билетов нужно включить в авансовый отчёт; сами билеты и, если это авиаперевозка, приложить к нему посадочные талоны.
Такой документооборот не позволит компании раньше установленного срока признать командировочные расходы и/или несвоевременно произвести вычет НДС в отношении стоимости проездных документов, обеспечит корректное заполнение формы расчёта по страховым взносам.
Важно помнить, что объектом обложения страховыми взносами являются все выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (п. 1 ст. 420 НК РФ). При этом компенсации командировочных расходов подпадают под льготу, установленную п. 2 ст. 422 НК РФ, и в облагаемую базу по страховым взносам не включаются. В РСВ стоимость приобретённых компанией и вверенных работнику билетов должна найти отражение (письма Минфина России от 15.05.2025 № 03-15-05/47702, от 27.08.2025 № 03-15-05/83773):
В строке 150 «База для исчисления страховых взносов в пределах предельной величины» приводится разница показателя графы 140 и суммы расходов на командировку сотрудника.
В расчёте по форме 6-НДФЛ стоимость билетов, как части полностью необлагаемого дохода налогоплательщика, не приводится.
Сущность авансового отчёта в сообщении работодателю о средствах, потраченных в рамках исполнения трудовых обязанностей. Если в командировку направлена группа сотрудников и один из них, например, оплатил счёт за наём жилого помещения для другого, то именно плательщик произвёл расходы в интересах компании. Он и должен включить сумму в свой авансовый отчёт, а также приложить к нему счёт за проживание, пусть и с именем другого сотрудника.
Такие выводы следуют из Указаний по применению и заполнению авансового отчёта, утв. постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Несмотря на то, что применение именно унифицированной формы АО-1 уже давно не обязательно, назначение авансового отчёта остаётся неизменным, как и логика включения в него информации и документов.
Формально утверждение авансового отчёта руководителем (или иным уполномоченным на это лицом) является завершающей стадией оформления документа, обязательно предшествующей принятию его к учёту и окончательному расчёту с работником по подотчётной сумме.
В то же время, на наш взгляд, неверно считать, что этот шаг означает подтверждение руководством компании экономической обоснованности понесённых расходов и одобрение их списания в целях налогообложения.
Трудовыми договорами, локальным актами организации работникам могут быть гарантированы компенсации расходов, заведомо не отвечающих критериям налогового учёта.
Например, п. 1 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что командированному работнику могут оплачиваться документально неподтверждённые расходы по найму жилого помещения и суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах 700 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке на территории России и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке за границей. Чтобы оповестить работодателя о таких тратах, сотруднику нужно указать их в авансовом отчёте. Если авансовый отчёт одобрен начальством, несмотря на отсутствие подтверждающих документов, указанная сумма (в т.ч. и в части, превышающей НДФЛ-лимит) должна быть возмещена работнику; оговорённый норматив освобождается от НДФЛ; по страховым взносам аналогичная льгота не предусмотрена (их с этой суммы нужно начислить в полном объёме); не рассматривается и возможность налогового учёта таких расходов, ведь они документально не подтверждены.
Нет. Это будет нарушением требований Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчётов» (см. также письма Банка России от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561, от 09.12.2020 № 45-89/9620). Такие средства можно заново пустить в наличный оборот на предприятии только после сдачи в банк и нового снятия со счёта.
Исключение сделано лишь для остатков подотчётных средств, полученных от военнослужащих и лиц гражданского персонала Вооружённых Сил Российской Федерации.
Работодатель вправе производить удержания из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращённого подотчётного аванса (ст. 137 ТК РФ).
Чтобы не нарушить закон, нужно:
Роструд настаивает также на получении с работника письменного согласия на удержание (письма от 09.08.2007 № 3044-6-0, от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1).
Предельный размер всех удержаний, производимых по инициативе работодателя или на иных законных основаниях, при каждой выплате заработной платы обычно равен 20 %, но в отдельных случаях может доходить до 70 % (ст. 138 ТК РФ).
Иной раз сотрудник сам предлагает удержать с него больший процент зарплаты. Чаще всего он получает отказ, поскольку работодатель уверен, что этим нарушит трудовое законодательство и поплатиться за это. Но ведь именно отказом и нарушаются права работника! Он хотел распорядиться зарплатой по своему усмотрению, а ему не дали такой возможности. Роструд не единожды пояснял (письма от 07.10.2019 № ПГ/25778-6-1, от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1, от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1), что исполнение волеизъявления работника исключает применение ограничений, установленных ст. 138 ТК РФ, и не рассматривается как нарушение.
и получайте новости первыми!