Многие работодатели выдают своим сотрудникам для деловых нужд корпоративные банковские карты. Это удобно, но беда в том, что некоторые работники забывают о назначении этого платежного инструмента, начинают тратить деньги организации на свои нужды, не возвращают потраченное, забывают отчитываться о расходовании средств, бесконтрольно снимают наличные и т. п.
Разберемся, какие последствия это повлечет.
✅ У работника – облагаемый доход
Деньги потрачены, а авансовый отчет не представлен в срок, определенный работодателем? И без отчета понятно, что средства израсходованы на личные нужды работника? Возможности организации по возмещению потерь ограничены.
Статья 137 ТК РФ предполагает, что удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в том числе, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.
Работодатель в такой ситуации вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения подотчетных средств, но лишь при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Если же месячный срок упущен или сотрудник почему-то против удержания, остается обратиться в суд, что можно сделать в течение одного года со дня обнаружения причиненного работодателю ущерба (в данном случае в форме неоправданного и безвозвратного использования средств с корпоративной карты) (ч. 4 ст. 392 ТК РФ, п. 1 Обзора практики рассмотрения судами дел о материальной ответственности работника, утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 05.12.2018).
Отметим, что Минфин России полагает, что задолженность по подотчетной сумме признается безнадежной через 3 года, применяя общий срок давности, предусмотренный ст. 196 ГК РФ (Письма от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, от 08.08.2012 № 03-03-07/37).
Обычно «путают свою личную шерсть с государственной» работники, которые уверены, что взыскивать с них соответствующие суммы никто не будет. Более того, зачастую они даже не ожидают, что у них образуется облагаемый НДФЛ доход. Тем не менее, вариантов лишь три: отчитаться о тратах и документально их подтвердить, вернуть средства или признать их доходом физического лица. Если надежда на первые два исхода утрачена, встает главный вопрос: на какую дату считать доход полученным работником для целей налогообложения?
Доход согласно НК РФ – это экономическая выгода, право на распоряжение которой возникло у лица (ст. 41, 210 НК РФ). Таким образом, в налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам сумму надо включить в тот момент, когда ее либо отказались взыскивать (простили долг), либо долг стал безнадежным в силу того, что работодатель утратил право на взыскание (истек срок давности для обращения в суд), решение суда оказалось неисполнимо в силу отсутствия у работника имущества, на которое можно обратить взыскание, либо если суд отказал во взыскании. Простить долг можно в любой момент в одностороннем порядке, для этого достаточно уведомить должника об освобождении от обязанности вернуть средства (ст. 415 ГК РФ).
Разумно урегулировать эти вопросы локальным нормативным актом работодателя: описать, что подотчетные суммы, в том числе, израсходованные или снятые с корпоративных карт, должны быть закрыты отчетом в установленный работодателем срок или возвращены; описать порядок удержания этих сумм, порядок прощения долга (если предполагается), порядок и сроки их включения в доход работника.
Бухгалтеру необходимо удержать НДФЛ, начислить страховые взносы в периоде, когда задолженность превратилась в доход физического лица (пп. 1, пп. 5 п. 1 ст. 223, ст. 424 НК РФ, Письма Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, от 30.01.2018 № 03-04-07/5117, от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, Письмо ФНС России от 08.02.2018 № ГД-4-11/2419@, Письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.10.2019 № Ф10-4698/2019 по делу № А35-12731/2017 (Определением Верховного Суда РФ от 03.02.2020 № 310-ЭС19-28047 отказано в передаче дела № А35-12731/2017 в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления), Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 13510/12 по делу № А53-270/11, Постановление Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 по делу № А53-8405/2011).
За соответствующий период доход работника отражается в расчете сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) и расчете по страховым взносам.
Если работник все же вернет долг рано или поздно, облагаемого дохода у него не будет, а начисленные НДФЛ и страховые взносы можно будет пересчитать.
✅ У работодателя – убытки
Представь работник авансовый отчет по расходам, оплаченным корпоративной картой, соответствующие суммы документально подтвержденных и экономически оправданных трат можно было бы учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового ответа (ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
А есть ли у налогоплательщика налога на прибыль возможность учесть сумму списанного или прощенного долга подотчетника в составе убытков в целях налогообложения? Это зависит от оснований для освобождения работника от возврата потраченных средств:
*️⃣ долг прощен – полученный убыток не может быть учтен при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (п. 16 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125);
*️⃣ задолженность признана безнадежной – она включается в состав внереализационных убытков соответствующего периода (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.06.2021 № 03-03-06/1/47424).
Важно помнить, что основания для признания задолженности безнадежной в контексте налогового законодательства определены ст. 266 НК РФ: по ней либо истек срок исковой давности, либо долг невозможно взыскать, что подтверждено постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства. За счет резерва по сомнительным долгам рассматриваемую задолженность списать нельзя, поскольку он формируется на иные цели (п. 1 ст. 266 НК РФ);
*️⃣ суд отказал во взыскании долга с работника - такая задолженность не является безнадежной в соответствии со ст. 266 НК РФ и не может быть учтена в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина России от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42962).
Страховые взносы, начисленные на списанный долг работника как на его доход, можно учесть в расходах в целях налогообложения прибыли в любом случае (пп. 1, пп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина России от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 № 03-03-06/1/40670).
У работодателя, применяющего УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», к сожалению, возможности учесть убытки нет – ст. 346.16 НК РФ этот вид расходов не предусмотрен (Письмо Минфина России от 20.02.2016 № 03-11-06/2/9909), но вышеупомянутые страховые взносы он включает в расходы на общих основаниях.
✅ У банка – повышенный интерес к клиенту
Клиент банка – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель с использованием корпоративных карт может осуществлять только операции, связанные с нуждами организации или ИП.
С теми же целями можно снимать наличные (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием»). Положение № 266-П (п. 2.5) предписывает банкам-эмитентам карт определить максимальную сумму наличных денежных средств, которая может выдаваться клиенту – юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю в течение одного операционного дня для указанных целей, причем дневной лимит должен быть не выше 100 тыс. руб. по всем вместе дебетовым и кредитным картам, выпущенным банком для данного клиента.
Любые подозрительные действия клиента: активное снятие наличных, траты по корпоративным картам, не связанные с бизнес-нуждами, заставляют службу внутреннего контроля банка насторожиться. Стимулирует ее к этому и Банк России. В Методических рекомендациях о повышении внимания кредитных организаций к операциям клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, получающих наличные денежные средства с использованием корпоративных карт (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР), обозначено, что действительными целями операций такого клиента могут являться легализация (отмывание) доходов, полученных преступным путем, финансирование терроризма и другие противозаконные цели.
Подозрения усиливаются, если:
*️⃣ снятие наличных денежных средств осуществляется регулярно, как правило, ежедневно или в срок, не превышающий трех-пяти дней со дня поступления денежных средств на счет организации;
*️⃣ снятие наличных денежных средств осуществляется, как правило, в сумме равной или незначительно меньшей размера дневного лимита;
*️⃣ снятие наличных денежных средств осуществляется в конце операционного дня с последующим снятием наличных денежных средств в начале следующего операционного дня;
*️⃣ у клиента имеется нескольких корпоративных карт и с их использованием преимущественно осуществляются операции по получению наличных денежных средств.
При выявлении подобного поведения банкам рекомендовано:
*️⃣ периодически пересматривать лимит на снятие наличных с корпоративных карт, устанавливая его для совокупности всех корпоративных карт клиента – юридического лица, индивидуального предпринимателя, эмитированных кредитной организацией ко всем счетам такого клиента;
*️⃣ проводить не реже одного раза в неделю мониторинг операций с целью выявления клиентов, совершающих на регулярной основе операции, соответствующие признакам сомнительных операций, и обеспечить повышенное внимание ко всем операциям этих клиентов и их контрагентов;
*️⃣ направлять в Росфинмониторинг информацию об операциях таких клиентов.
Как видим, описанные действия работников с корпоративными картами способны навредить работодателю, повышая его уровень клиентского риска в глазах банка.
Целесообразно предложить работникам памятку о том, с какой целью им выданы карты, как их надлежит использовать, а чего делать нельзя.
и получайте новости первыми!