Разъездная работа: какие компенсации платить, как учесть расходы и начислять «зарплатные» налоги

I. Работники с разъездным характером

Есть в ст. 166 ТК РФ загадочная фраза: «служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются». Дело в том, что законодательство не раскрывает понятия разъездного характера работы и не определяет, что следует понимать под этим.

Значит, сориентироваться, кто поехал в командировку, а кто отправился в служебную поездку, не так-то просто. Однако это весьма важно: различаются правила оплаты труда (за время командировки за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ), а время служебных разъездов оплачивается просто как рабочее время) и порядок налогообложения компенсаций.

Остается ориентироваться на мнение Минтруда (Письма Минтруда России от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047, от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185):

• разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации;

• такая работа должна носить постоянный характер;

• при этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой;

• условия, определяющие разъездной характер для конкретного работника, должны быть определены его трудовым договором, поскольку в соответствии с частью второй статьи 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия, определяющие в необходимых случаях характер работы.

Именно систематический характер поездок, являющихся неотъемлемой частью трудовой функции, будет определяющим и в таких условиях служебные поездки не считаются командировками. Если разъезды работников не носят постоянного характера и в каждом случае поездки осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то их следует рассматривать как служебные командировки.

Разъездной «образ жизни» характерен, например, для курьеров, экспедиторов, водителей, наладчиков, работников связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей), которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Но не должность является определяющей, а именно характер труда, который может быть присущ практически любой должности. 

Как видим, разъездной характер работы имеет свои яркие черты и его нельзя произвольно приписать сотруднику с учетом интересов работодателя. 

Трудовым договором могут быть определены особенности разъездной работы. Например, она может быть ограничена определенной локацией (скажем, осуществляться в пределах населенного пункта, области и т. п.), в то время как поездки в другие места имеют эпизодический характер и будут рассматриваться и оформляться как командировки.

Ст. 168.1 ТК РФ предписывает определить перечень работ, профессий, должностей работников, имеющих разъездной характер работы, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Подключите сервисы онлайн-отчётности «Такском»

II. Компенсации

Та же статья обязывает работодателя возмещать работникам, имеющим разъездной характер работы, следующие расходы, связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

В ТК РФ компенсации разъездным работникам разграничены с компенсациями для работников, направляемых в служебные командировки. Они разведены в разные статьи – 168 и 168.1. При этом перечни возмещаемых расходов аналогичны, однако вид выплаты иной. А значит, в локальных актах следует также обеспечить разграничение: оговорить их раздельно, пусть даже сами принципы и размеры компенсаций расходов будут совпадать, т. е. отдельно установить суточные для служебных поездок разъездных сотрудников, отдельно – суточные по командировкам; отдельно упомянуть правила возмещения расходов на наем жилого помещения в командировке и в служебной поездке и т. д. Произвольно расширять перечень компенсаций не рекомендуется. Так, например, ФНС в свое время негативно высказалась относительно обоснованности расходов на оплату разъездным работникам питания, мол, эти расходы с поездками никак не связаны, а значит и учесть их в целях налогообложения нельзя (п. 2 Письма ФНС РФ от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488)

Как видим, речь в законе идет именно об обязательном возмещении расходов работника, а не о надбавке за характер труда, как элементе оплаты труда. Такой порядок был введен еще в 2006 г., когда в ТК РФ появилась ст. 168.1, но у многих работодателей до сих пор путаница: приняты надбавки к окладам вместо компенсационных выплат. Это влечет негативные последствия: не соблюдаются требования ТК РФ, а значит, грозит наказание за нарушение трудового законодательства; неверно начисляются НДФЛ и страховые взносы.

III. Особенные суточные

Не секрет, что компенсации, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, включая служебные разъезды, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

К этим нормам мы часто обращаемся и в случаях с командировками. Но есть интересный нюанс: суточные, выплачиваемые за каждый день нахождения в служебной командировке, не подлежат налогообложению НДФЛ, а также страховыми взносами, которые администрирует ФНС России, лишь в пределах 700 рублей при поездках по России и в пределах 2 500 рублей в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации.

Т. е., НК РФ нормирует применительно к «зарплатным налогам» только суточные при поездках в командировки, но ни словом не упоминает нормирование аналогичных выплат за время пребывания в служебных поездках лиц, имеющих разъездной характер работы. Да, последние не облагаются страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, установленном локальным актом организации. С этим согласны и в Минфине (см. Письма от 30.12.2021 № 03-04-06/107896, от 20.05.2021 № 03-15-06/38668, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 24.02.2021 № 03-04-06/12696). Но не стоит допускать злоупотреблений: при проверке затраты обязательно будут оценены на предмет разумности их величины (все же суточные определены ст. 168 ТК РФ как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства), как будет проанализирован и сам характер труда – правда ли он разъездной.

IV. Предъявите документы!

Суточные традиционно не подтверждаются документально, однако по всем остальным компенсируемым работнику расходам обязательно надо иметь оправдательные документы. Как отмечает Минфин, при отсутствии таковых теряется компенсационный характер выплат разъездным работникам и указанные суммы подлежат включению в облагаемый доход работника (Письма Минфина России от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487).

Так, если под видом компенсаций назначаются выплаты, поставленные в зависимость от занимаемой должности, отработанного сотрудником времени, но сами разъезды и связанные с ними траты никак не фиксируются документально, выдать желаемое за действительное не получится (см., например, Определение ВАС РФ от 07.11.2013 № ВАС-14952/13 по делу № А43-23164/2012, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 08.12.2021 № Ф06-11729/2021 по делу № А65-1963/2021).

Хотим предостеречь не только от заблуждений на этот счет, но и от заведомых злоупотреблений: ведь так соблазнительно назначить работникам выплаты, которые и к расходам отнести можно, да еще и НДФЛ и страховыми взносами не облагать! Однако у налоговых органов и судов давно «набита рука» на таких делах.

Пример

Организация утвердила перечень профессий и должностей работников, которым установлен разъездной характер: директор, главный инженер, бухгалтер, офис-менеджер, инспектор отдела кадров, главный бухгалтер, юрист, начальник производственно-технического отдела, главный энергетик, производитель работ, мастер штукатур-маляр, машинист автокрана, арматурщик, финансовый директор, кладовщик, водитель-снабженец, энергетик.

За разъездной характер работ им была установлена компенсация в размере 200 % от должностного оклада.

Выплату начисляли в зависимости от количества отработанных каждым работником дней на основании приказа, актов выполненных на объектах работ, табелей учета рабочего времени.

Никаких документов, подтверждающих, что спорные выплаты обусловлены реальными расходами сотрудников и связаны с непосредственным выполнением ими трудовых обязанностей в разъездах, при налоговой проверке не представлено. 

Выплаты не облагались НДФЛ и страховыми взносами на том основании, что были названы компенсациями за разъездной характер работы. 

Налоговый орган счел действия работодателя нацеленными на уклонение от уплаты налогов. Суд, куда обратился налогоплательщик, проверяющих поддержал: решил, что выплаты являются не компенсацией расходов, а составной частью заработной платы, а значит, под освобождение от налогообложения не подпадают (по материалам Определения Верховного Суда РФ от 18.06.2020 № 308-ЭС20-9499 по делу № А32-22252/2019).

Льготы по НДФЛ и страховым взносам не распространяются и на надбавки, выплачиваемые взамен положенных по ТК РФ компенсаций (или сверх них). Как элементы оплаты труда такие выплаты облагаются в общем порядке (Письмо Минфина РФ от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).