Разъездная работа: вопросы работодателей

Текст: Елена Карсетская — юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

Большая часть вопросов работодателей в отношении разъездной работы вызвана тем, что фактически трудовое законодательство данный характер работы не регулирует, многие моменты необходимо определить в локальном акте организации. В статье рассмотрим те проблемы, с которыми чаше всего сталкиваются компании.

Кому можно установить разъездной характер работы

Трудовой кодекс не устанавливает четкие правила в отношении разъездной работы. Предусмотрено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы (ст.168.1 ТК РФ).

При этом перечень должностей, которым устанавливается разъездной характер работы, определяется локальным актом, а условие о разъездной работе вносится в трудовой договор.

В этой связи, у организации имеется право самостоятельно определить перечень должностей, в отношении которых вводится разъездной характер работы.

И здесь возникает вопрос, кому данный характер работы можно установить? По мнению Минтруда, разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. И такая работа должна носить постоянный характер (письмо Минтруда России от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047).

Иными словами, надо учитывать, что разъездной характер работы предполагает наличие частных регулярных поездок. Кроме того, признаком разъездной работы является отсутствие стационарного рабочего места.

Поэтому, если работник совершает единичные поездки, можно сделать вывод, что такая работа не носит разъездной характер.

В этой связи, поскольку не установлено четкое определение разъездной работы, логично исходить из регулярности поездок. Если характер работы таков, что работник совершает регулярные поездки, ему может быть установлена разъездная работа.

Разъездной характер работы может быть установлен и дистанционным работникам. Представители Роструда поддерживают эту позицию (письмо ГИТ по г. Москве от 04.03.2021 № 77/10-6629-ОБ/18-1299).

Обращаем внимание, необходимо документальное оформление разъездного характера работы. Для этого надо:

1. Разработать и утвердить локальный нормативный акт, в который включить перечень должностей, по которым предусматривается разъездной характер работы, а также размер и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
2. Внести в трудовые договоры работников условие о том, что работникам устанавливается разъездной характер работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Как возмещать расходы на поездки

Трудовое законодательство устанавливает обязанность работодателя по возмещению работникам расходов, связанных с поездками. Компания должна возместить:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Все нюансы возмещения расходов (размер, порядок, правила представления подтверждающих документов, перечень подтверждающих расходы документов и др.) включаются в локальный нормативный акт компании. Организация может разработать отдельный ЛНА, регулирующий порядок разъездной работы.

Отметим, что на практике, компании устанавливают работникам с разъездным характером работы специальные доплаты. Данные доплаты не предусмотрены трудовым законодательством, при этом работодатель вправе предоставить работнику больший объем гарантий по сравнению с тем, что предусмотрен ТК РФ и включить в трудовой договор условие о доплате.

НДФЛ и страховые взносы

Суммы, выплачиваемые работникам в качестве компенсации расходов на поездки, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, но только в том размере, который предусмотрен локальным нормативным атом компании.

Данные суммы относятся к компенсационным выплатам, установленным законодательством РФ, связанным с исполнением трудовых отношений. Соответственно, сумма компенсации не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), страховыми взносами (подп. 1,2 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Обратите внимание: если подтверждающие расходы документы отсутствуют, данные выплаты применительно к налоговому законодательству не могут признаваться компенсационными. Соответственно, они будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами по общим правилам (письма Минфина России от 30.12.2022 № 03-04-06/129887, от 29.12.2022 № 03-04-06/129496).

Отметим, что в отношении суточных представлять подтверждающие документы не надо. Суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, установленном ЛНА.

Если работодатель выплачивает работнику доплату за разъездной характер работы, эта сумма облагается НДФЛ и страховыми взносами по общим правилам. К компенсационным выплатам данная доплата не относится.

Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров — практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки