Сдача новой отчётности в ПФР в 2020 году

Цифровизация постепенно переходит во все сферы бизнеса. Вот она добралась и до кадрового делопроизводства. Так, с началом 2020 года началось введение электронных трудовых книжек. Это новый формат или, говоря другими словами, вид документа, который хорошо всем известен. 

Напомним, какую информацию содержит этот документ. В нём все записи о трудоустройствах, увольнениях и карьерном пути сотрудника (повышениях, понижениях в должности, повышениях квалификации, переводах в другие отделы, управления, департаменты и другие). 

Электронная трудовая содержит все те же сведения, что и её бумажный аналог, по количеству и составу хранимых данных. Поэтому новое законодательство призвано дополнить возможности работы с кадровой информацией россиян.

Переход на новый формат для россиян абсолютно добровольный: каждый работающий гражданин выбирает бумажный или электронный вариант её дальнейшего ведения и использования из неё данных. Выбрав последний вариант, он получает от работодателя свою печатную трудовую, и тот с этого момента освобождается от какой-либо ответственности за её хранение и занесение в неё записей (напомним, что раньше работодатель «головой» отвечал за сохранность ТК). 

По новым правилам страхователь сможет предоставлять сведения о трудовой деятельности в компании, используя специальные сервисы (ПФР или специализированных компаний).

Самое важное, касаемо сдачи кадровой отчётности

Отчётность в ПФР с 2020 года регламентирует недавно вступивший в силу 439-ФЗ. Исходя из него, какие отчёты необходимо сдавать? С 1 января 2020 года сдавать в Пенсионный фонд нужно отчёт по форме СЗВ-ТД. Форму нового ежемесячного отчёта утвердило постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (23.01.2020 зарегистрировано в Минюсте РФ). 

Отчёт включает в себя данные о:

• принятых на работу и уволенных, 
• тех, с кем произошли повышения, понижения, переводы, 
• тех, кто подал заявление о выборе ТК, 
• тех, кто был в судебном порядке лишён права занимать определённую должность и заниматься определённой деятельностью,
• тех, кому были присвоены вторая и следующая профессия или другая квалификация,
• тех, с кем были другие кадровые изменения. 

Отчёт сдаётся также, если было переименование компании.

Стоит обратить внимание, что так называемый «нулевой» отчёт сдавать не нужно: если упомянутых событий не было, он не отправляется.

Новый отчёт в ПФР с 2020 года: кто будет сдавать?

Новый отчёт в ПФР с 2020 года сдают все организации и ИП, имеющие наёмных работников. Электронно сдавать отчёт должны все, у кого персонала свыше 25 человек. Работодатели с меньшим количеством могут предоставлять отчёт в ПФР в печатном виде. 

Заверяет новый отчёт в ПФР с 2020 года руководитель компании или лицо, именуемое «уполномоченным». Чтобы уполномоченное лицо могло сдавать отчётность, нужно отправить в ПФР соответствующее уведомление (о предоставлении ему полномочий).  Это тоже можно сделать электронно.

Алгоритм действий прежде, чем сдавать новую отчётность

До 30 июня 2020 года нужно под роспись уведомить сотрудников своей компании об их праве выбрать формат ТК. Роспись о том, что сотрудник уведомлён о всех последствиях своего выбора, нужно получить до того, как он подаст заявление о выборе.

Необходимо внести корректировки в свои локальные кадровые нормативные акты, касаемые ТК, и обеспечить возможность передачи нового отчёта в ПФР электронно. 
Для реализации последнего нужно, чтобы в организации был соответствующий технический уровень готовности к этому. Для этого требуется ПО для сдачи отчётности. Его предоставляют специальные компании – операторы электронного документооборота. 

До работы с новой формой кадрового отчёта СЗВ-ТД, работодатель должен зарегистрироваться в системе ЭДО, которую запустил Пенсионный фонд специально для сдачи такой отчётности. Для этого нужно отправить в фонд заявление на подключение. В дальнейшем перед сдачей СЗВ-ТД отправлять такое заявление не надо.

Легко пройти регистрацию (буквально одним нажатием мыши), заполнить и отправить СЗВ-ТД можно через Онлайн-Спринтер. Это онлайн-кабинет. Чтобы войти, нужен лишь ПК, интернет и действующий сертификат электронной подписи. 

В системе отчёты можно сдавать не только в ПФР, но и в другие контролирующие подразделения госорганов: ФНС, Росстат, ФСС и другие. А дополнительно к отчётности в «Спринтере» можно подключить документооборот с партнёрами и проверку контрагентов.

Сроки сдачи нового отчёта в ПФР

Законодатель сделал сдачу отчёта ежемесячной, за исключением «нулевых» отчётов. Страхователи будут сдавать новую отчётность только если в отчётном месяце были уже упомянутые причины для заполнения формы отчёта. 

Предусмотрены следующие сроки сдачи отчётности в ПФР. В 2020 году новый отчёт сдают не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое событие, либо в котором подано заявление о выборе ТК. Например, за март 2020 года сдают до 15 апреля включительно. Что касается января в 2020 году, то за этот отчётный период работодатели осуществляли сдачу нового отчёта до 17 февраля из-за выходных.

А уже с 2021 года сроки сдачи отчётности станут жёстче. Если был приём или увольнение, то дата сдачи отчёта – не позднее рабочего дня с издания внутреннего документа об этом. Во всех остальных случаях оставят срок до 15 числа каждого месяца.

Правила заполнения нового отчёта в ПФР

Образец формы, правила и примеры заполнения ПФР разместил на своём сайте. Новый кадровый отчёт не так сложно заполнить, по крайней мере, что касается заполнения сведений о работодателе и сотруднике. Основная проблема возникает с кодом, который ставят по виду кадровых мероприятий. К примеру, кадровикам рекомендовано использовать следующие коды:

• приём: код «1»;
• перевод: код «2»;
• увольнение: код «3»;
• смена наименования компании: код «4»;
• прохождение службы в армии: код «5»;
• образование: код «6»;
• обучение в рабочее время: код «7».

И другие, подробнее с которыми можно ознакомиться на сайте ПФР. Данные коды заносятся в седьмую графу новой формы отчётности.

Частые ошибки кадровиков при заполнении формы

Только что закончилась вторая отчётная компания, то есть работодатели закончили отчитываться по новой форме (а именно: за кадровые события февраля и января), поэтому самые распространённые ошибки, совершённые ими, уже известны. Это невключение в новые отчёты кадровых перемещений на начало года, отправка отчётов с ФИО и СНИЛС с пустыми графами, заполнение строк об одновременной подаче заявлений на бумажную и электронную ТК. Ошибки могут быть обнаружены как кадровиками (сотрудниками, ответственными за эту отчётность), так и фондом. Конечно, второго пути лучше избежать, заблаговременно проверив сдаваемые документы.

Ошибки кадровику помогают обнаружить специальные сервисы, разработанные операторами электронного документооборота. Эти «умные» программы заранее, ещё до того, как пользователь отправит отчёт, покажут все совершённые ошибки в форме отчёта. Пользователю достаточно будет просто вернуться в документ и исправить неверные данные на верные.

А вот когда ошибки обнаруживает ПФР, то страхователю отправляется протокол с кодами ошибок. По ним, в том числе, можно понять, принял ли фонд отчётность, и что нужно исправить (дополнить).

Вообще все ошибки необходимо обязательно исправлять, иначе можно попасть на штрафы, что всегда неприятно, будь то малый или крупный бизнес.

Чтобы понять, как исправить неверно заполненную отчётность, нужно обратиться к уже упомянутому Постановлению № 730п. В нём подробно описано, как вносить изменения. Общий алгоритм действий при исправлениях отчётности таков:

1. Найти место в отчёте с ошибочной информацией, и что конкретно неверно.
2. Внести изменения, исправив на верные реквизиты.
3. Использовать программу, которая проверяет исправленную отчётность.
4. Убедиться, что ошибки больше не выдаются.
5. Заново отправить отчёт в ПФР.

Беспроблемное заполнение отчёта в Пенсионный фонд предлагает Такском. Нужно перейти во вкладку «Создание отчётности и документов» «Онлайн-Спринтера», выбрать «ПФР». Кто впервые сдаёт отчёт, тем нужно сначала отправить заявление на подключение к ЭДО ПФР, иначе СЗВ-ТД не примут. После подтверждения о принятии заявления, останется заполнить СЗВ-ТД и отправить в подразделение Пенсионного фонда. Сервис компании Такском проверит форму на предмет ошибок, и у пользователя будет возможность исправить их до отправки отчёта в ПФР. Таким образом, можно избежать долгих разбирательств с ПФР и возможных штрафных санкций.

Выбрал бумажную ТК: как сдавать отчёт по форме СЗВ-ТД?

Допустим, что работник написал заявление, где указал, что хочет печатную ТК. Должен ли тогда работодатель сдавать ежемесячные отчёты в ПФР на него? Отвечая, можно с уверенностью сказать, что должен, если в отчётном месяце произошли соответствующие кадровые изменения. 

Ведь несогласие сотрудника на электронную ТК вовсе не освобождает работодателя от обязанности сдачи отчётности в ПФР на него.  Тогда кадры должны будут вести отчётность по этому сотруднику одновременно и в электронном, и в бумажном виде.

Какие отчёты ещё заполнять?

Ещё одна из новых разработанных форм – это СТД-Р. Она представляет собой своего рода выписку о кадровых событиях, произошедших с сотрудником внутри конкретной компании. Этот новый документ в 2020 году и далее также заполняют все работодатели и выдают по личному запросу сотрудника или при увольнении. У этого документа есть правила выдачи. Когда сотрудник запрашивает у работодателя сведения о трудовой деятельности, последний обязан предоставить их в срок до трёх дней. Здесь имеются в виду рабочие дни. Выдача СТД-Р происходит в бумажной или электронной форме по выбору сотрудника. 

А при увольнении выписку надо предоставить день в день. Если уволенный не может получить сведения самостоятельно, то работодатель отправляет заказное письмо с уведомлением.

Такой новый кадровый документ предоставляется по всем сотрудникам. Это штатный персонал, который работает по трудовому договору, совместители, сотрудники с гибким графиком и неполным рабочим днём, дистанционные сотрудники. Главный критерий – это связывающие с ним трудовые отношения. 

Если информация в документе окажется неверной (неполной), то по заявлению сотрудника работодатель исправляет (дополняет) сведения и отправляет их в Пенсионный фонд. Форма этого заявления сотрудника законодательно не установлена: он может подать его в произвольной форме либо на бланке работодателя (которую тот сам разработал и утвердил).

 «Бумага» всё равно останется

По-прежнему придётся вести определённую долю трудовых книжек на бумаге: если хотя бы один сотрудник организации выберет этот вариант её ведения. Кадровик будет вынужден одновременно отправлять в фонд сведения по новой форме и отображать ту же самую информацию в бумажной ТК. Таковы правила. 

При выборе электронной ТК, бумажную всё равно не выкидывают. Важно помнить: в ней сведения о трудовом пути человека до 2020 года. В электронную ТК они заносятся лишь с текущего года. Поэтому россиянам старую трудовую книжку необходимо бережно хранить, причём, как упоминалось в начале, это станет именно их обязанностью – сотрудников, а не работодателей. В бумажную трудовую, отданную на руки, будет внесена запись о выборе.

Памятка сотруднику

Если кадровая информация хранится в электронном виде, потому что сотрудник избрал этот способ её хранения, то при трудоустройстве информация может предоставляться новому работодателю как в распечатанном, так и в электронном виде. И наоборот: при увольнении сотрудника работодатель выдаёт сведения либо в бумажном, либо в электронном виде. 

Что касается получения сведений, хранящихся в ПФР, то в электронном виде их можно получить через ЛК ПФР или портал госуслуг, в бумажном виде – в МФЦ.

Те, кто по уважительной причине не успел до конца 2020 года подать заявление о выборе формата ТК, вправе сделать это позднее. А те, кто выбрал бумажную трудовую книжку, позднее могут заново подать заявление и выбрать ЭТК. 

Для тех, кто в 2021 году и позднее устраивается на работу первый раз, данные будут вестись только в электронном виде.

Преимущества ЭТК 

Главное преимущество от реформы – это возможность проводить операции с кадровой информацией не офлайн, а онлайн.

Сотрудникам переход на ЭТК позволяет не волноваться за сохранность данных. Электронную трудовую книжку нельзя потерять, повредить или украсть: данные хранятся в информационных системах ПФР. 

Плюс, гораздо быстрее и из любой точки мира можно получить сведения о своей трудовой деятельности и оперативно предоставить их туда, куда нужно. А если нет необходимости «физически» получать такие выписки, то это, безусловно, снижает нагрузку на отдел кадров.

Работодатель станет увереннее в потенциальных сотрудниках. Снизится вероятность подделки информации об опыте. Всегда можно будет сравнить резюме кандидата и информацию, указанную в ТК.

Ещё электронные трудовые хотя бы у части сотрудников предприятия позволят сэкономить на приобретении бумажных вариантов. Ведь завести трудовую книжку впервые устраивающемуся сотруднику – обязанность работодателя.

Кадровому специалисту – рабочее место

Отправка новой отчётности в ПФР реализована во всех тарифных планах сервисов для сдачи отчётности компании Такском. Помимо сервиса «Онлайн-Спринтер», отправка документа возможна в «Доклайнере» – ещё одном программном решении Такскома, являющемся устанавливаемой на ПК программой. Заполнение и отправка отчётов будет происходить офлайн. Архивы будут сохраняться непосредственно на компьютер пользователя. 

В веб-решении «Онлайн-Спринтер» Такском предлагает тариф «Кадровый». Его покупка подразумевает приобретение рабочего места в системе для кадровика. И это помимо того, что в программе могут работать бухгалтеры и другие лица, отвечающие за отчётность в другие подразделения государственных органов. Стоимость этого годового тарифного плана невелика, и помимо работы с новой кадровой отчётностью, кадровик получит ещё и работу с электронными листками нетрудоспособности, с реестрами больничных листов и других пособий.