Отчёт по форме 4-ФСС

Многие бухгалтеры должны сдавать отчёты по форме 4-ФСС. Это одна из основных форм отчётности в Фонд соцстраха, которую работодатели сдают регулярно. Что это за документ, кто обязан его предоставлять, в какие сроки, каковы нюансы сдачи, какие решения предлагает Такском? Разбираем в деталях.

4-ФСС: для чего предназначен

Это отчёт в Фонд социального страхования для расчёта страховых взносов по производственным травмам и профессиональным заболеваниям работников. Форма утверждена приказом службы от 07.06.2017 № 275. 

Ранее она была  значительно крупнее по объёму и включала гораздо больше позиций. Связано это с тем, что прежде в неё включались взносы по нетрудоспособности и материнству. Три года назад они перешли в ведение ФНС.

Данный документ сдают один раз в квартал в ФСС: по итогам 2019 года, 1-го квартала, полугодия и девяти месяцев 2020 года. То есть, бухгалтеры сдают его в ФСС 4 раза за год.

Кто должен сдавать отчёт 4-ФСС

Отчёт 4-ФСС должны сдавать юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые имеют сотрудников и начисляют взносы за травматизм за них. Отчёт 4-ФСС сдают вне зависимости от налогового режима и организационно-правовой формы.

Сюда же относятся физические лица, нанимающие по трудовому договору себе помощников. 4-ФСС кто сдаёт, например? Гражданин, нанявший телохранителя или тренера. Блоггер, нанявший себе SMM-специалиста. Родитель, нанявший няню.

И ещё одна группа – это частнопрактикующие лица (адвокаты, нотариусы).

Сдача 4-ФСС на бумажном носителе или в электронной форме

Сдачу ФСС предусмотрел как в бумажном, так и в безбумажном виде. Однако выбор формы сдачи зависит от того, насколько велик ваш бизнес в плане численности штата.

Отчёты в ФСС на бумаге могут предоставлять юридические лица с числом сотрудников не более 25 человек. Отчёты 4-ФСС в электронном виде в обязательном порядке сдают все, у кого штат свыше 25 человек.

Сроки сдачи отчёта в ФСС

Сроки сдачи отчётности таковы:

• 4-ФСС на бумажном носителе сдают до 20-го числа первого месяца в следующем квартале;
• Сдавать 4-ФСС в электронной форме следует до 25-го числа первого месяца в следующем квартале.

Если крайний день попадает на выходной или праздник, то дедлайн по отправке отчёта переносится на ближайший рабочий день. 

За 1-й квартал 2020 года крайний срок сдачи отчёта 4-ФСС был до 15 мая 2020 года, причём это верно как для бумажной, так и для электронной формы. Назначение этой даты связано с тем, что в конце марта и в апреле президент страны объявил нерабочие дни из-за угрозы распространения коронавируса. 

Однако уже за 2-й квартал в ФСС сдают форму, руководствуясь стандартными сроками (и за последующие тоже):  

• За первые 6 месяцев 2020 года 4-ФСС на бумажном носителе сдают до 20 июля, на электронном – до 27 июля
• За первые 9 месяцев 2020 года 4-ФСС на бумажном носителе сдают до 20 октября, на электронном – до 26 октября
• За весь 2020 год 4-ФСС сдают на бумаге до 20 января 2021 года, в электронном виде – до 25 января 2021 года

Куда сдавать отчёт 4-ФСС

Расчёт по форме 4-ФСС подают в территориальное отделение ФСС. ИП – по месту жительства, организации – по месту нахождения. 

Обособленные подразделения с отдельным балансом и расчётным счётом сдают форму 4-ФСС по своему месту нахождения, а не головной организации. 

Как мы уже упоминали, сдача отчётности 4-ФСС предусмотрена законодателем как в бумажном, так и в электронном виде.  Далее рассмотрим механизм действий бухгалтера в обоих случаях.

Куда сдавать 4-ФСС на бумажном носителе

Итак, если среднесписочная численность сотрудников не больше 25 человек, то сдавать отчёт 4-ФСС можно в бумажном виде. Как это происходит?

1. Распечатайте отчёт в двух экземплярах.
2. Скиньте его электронную версию на флеш-накопитель. Цифровая подпись не нужна.
3. Отнесите в территориальное отделение ФСС.
4. Сотрудники ФСС сохранят данные и отдадут вам второй экземпляр с пометкой о принятии.

4-ФСС куда сдавать в электронной форме

Если у вас работает больше 25 человек, то вы обязаны сдавать форму 4-ФСС в электронном виде с применением электронно-цифровой подписи. Алгоритм действий следующий:

1. Заключите договор с компанией-оператором электронного документооборота. 
2. Уведомите ваше территориальное отделение ФСС о заключении такого договора.
3. Начинайте отправку 4-ФСС отчётности через интернет. Например, через сервис компании Такском Онлайн-Спринтер. 
4. После того, как вы отправили отчёт, Фонд в ответ присылает квитанцию о доставке в качестве подтверждения, что вы сдали необходимый отчёт. 
5. После должной проверки отчёта 4-ФСС вы получите протокол с результатами.

Нулевая форма

Если вы не работали в отчётном периоде и (или) не производили отчисления персоналу, то вы всё равно должны отправить форму в Фонд – нулевую. При заполнении «нулёвки» нужно сдать титульный лист и прочерками заполненные таблицы 1, 2 и 5. При желании (не в обязательном порядке) приложите пояснение, что у вас был простой, и вы не делали отчисления.

Ликвидация компании

Если ваша организация находится в процессе ликвидации, то сдать 4-ФСС также необходимо. Однако расчёт нужно отправить в Фонд до того, как вы подали заявление о ликвидации в ИФНС. В расчёт включаются данные с начала года до дня их отправки. Сами взносы перечисляются в Фонд в срок от 1 до 15 дней со дня сдачи отчёта.

Какие предусмотрены санкции

Своевременную сдачу ФСС контролирует. За просрочку отчётов ФСС налагает штрафы:

• Если вы опоздали не более, чем на 180 календарных дней – штраф 5 % от суммы взносов за каждый месяц просрочки, но не больше 30 % и не меньше 100 рублей. 
• Если вы опоздали уже более, чем на 180 календарных дней – штраф 30 % от суммы взносов, а со 181-го дня он возрастает на 10 % за каждый месяц просрочки. Максимального размера нет, минимальный – 1 000 рублей. 

А ещё есть штраф, если у вас работает более 25 человек, но отчёт сдавался на бумаге. Он составляет 200 рублей.

Чтобы не пропустить сроки сдачи и не получить штрафные санкции, удобно пользоваться сервисами по отправке отчётности через интернет. Такском предлагает сервис со встроенным персональным календарём бухгалтера, который не даст забыть о предстоящем отчёте.

Решения компании для сдачи отчётности в ФСС

Компания Такском является одним из ведущих операторов электронного документооборота в России. Вот уже более 20 лет она предлагает решения для отчётности во все контролирующие государственные органы: ФНС, ПФР, Росстат, РПН, Центробанк и, безусловно, в ФСС.br>
В части обмена документами с ФСС, во все тарифы, помимо отправки отчёта 4-ФСС, входит работа с электронными больничными. Пользователь сервиса Такскома может в режиме онлайн получать, заполнять и моментально отправлять электронные листы нетрудоспособности в ФСС.

Заполнение отчёта в ФСС в Онлайн-Спринтере максимально простое. Все действия происходят с главной страницы сервиса, в том числе создание электронного документа. Нажмите «Создать», далее выберите направление обмена с Фондом соцстраха. В ниспадающем списке или по поиску выберите нужную форму:

 
Что удобно, так это то, что многие поля будут заполнены автоматически, в том числе наименование вашей организации, ИНН, КПП, ФИО руководителя, регистрационный номер страхователя. 

Красным цветом Онлайн-Спринтер подсветит те поля, что обязательны к заполнению.

Нажав «Проверить», вы узнаете о наличии ошибок в отчёте, если они имеются.  Можно вернуться в раздел, где они допущены, для исправления. В ФСС отправится только должным образом заполненный отчёт. 

А пока решили не отправлять документ и что-либо уточнить – нажмите «Сохранить» и заполненные формы сохранятся в разделе «Черновики».

Поэтому в сдаче ФСС этой формы нет ничего сложного.

В тарифах сервиса Онлайн-Спринтер есть всё необходимое для грамотной и быстрой работы бухгалтера.

• Электронная подпись, без которой невозможен b2g документооборот через интернет.
• Календарь бухгалтера с напомнаниями о приближающихся сроках сдачи отчётов.
• Автообновление форм отчётов с последними изменениями законодательства. 
• Получение смс-уведомлений о новых истребованиях от ФНС.
• ЭДО с контрагентами: безлимит на входящие документы и выгодный пакет на исходящие.
• Сервис по мгновенной проверке контрагентов Такском-Досье. За несколько минут вы сможете узнать информацию о потенциальном партнёре, проверить, как обстоят дела у конкурентов, оценить собственное положение на рынке. 
• Сверка по НДС.
• Получение справок о состоянии расчётов с ФНС и ПФР и других информационных документов.
• Простой интерфейс с возможностью менять местами блоки на главной странице, которая представляет своего рода «конструктор». 
• Возможность загружать документы непосредственно с вашего персонального компьютера.
• Круглосуточная техподдержка с функционалом (при вашем желании) удалённо подключиться к вашему рабочему столу.

А ещё Такском предлагает тарифы с постоплатой для налоговых представителей – отчётность во все госорганы из программы Доклайнер. 

Подробнее узнать о сервисе для взаимодействия с ФСС и сдачи электронной отчётности в другие госорганы можно в специальном разделе сайта компании Такском.