Сроки и порядок оплаты электронного больничного

• Электронный больничный: как оформить работнику
• Электронный больничный: что должен сделать работодатель для начала работы
• От работника получен номер электронного больничного листа: что делать дальше
• Кто должен оплатить больничный
• Как оплачивается электронный больничный лист: сроки
• Оплата электронного больничного листа: как рассчитывается выплата
• Что предлагает «Такском» для работы с электронными больничными листами
• Отчётность для кадровика
• Другие решения

Электронный листок нетрудоспособности (ЛН) или электронный больничный лист стал официально действовать в России с середины 2017 года. А с 1 января 2022 года листки нетрудоспособности выдаются медицинскими учреждениями только в электронном виде. Однако на бумаге они остались только для работающих с гостайной, а также в новых регионах РФ (ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области).

Технология оформления и выдачи электронных больничных не требует ни распечатывания документа, ни прямой пересылки его от медорганизации к работодателю. Взаимодействие работника, работодателя, медицинского учреждения и Соцфонда России происходит через информационную систему ЕИИС «Соцстрах». В ней электронный больничный хранится от создания до закрытия.

Созданием листа в электронном виде могут заниматься не только государственные поликлиники и больницы, но и частные, например – клиники, подключённые по ДМС.

Электронный больничный: как оформить работнику

Какие этапы должны быть пройдены для получения больничного в безбумажном формате?

Врач открывает листок нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах». С этого момента СФР получает данные об оформленном ЛН и передаёт эту информацию работодателю посредством СЭДО. Когда больничный закрывается, СФР запрашивает у работодателя недостающие сведения, которые он уточняет и отправляет их в СФР. После получения необходимых сведений СФР рассчитывает и выплачивает пособие.

Работнику получать в медучреждении ничего не требуется – ни больничного, ни печатей, ни подписей. Всё, что от него требуется, — это передать номер электронного ЛН работодателю, в отдел кадров.

Электронный больничный: что должен сделать работодатель для начала работы

Порядок работы с электронными листами нетрудоспособности предполагает несколько шагов.

Первое, что необходимо сделать, — назначить ответственных сотрудников.

Второе необходимое и обязательное действие — оформление усиленной квалифицированной электронной подписи для каждого ответственного сотрудника. Затем установить на их рабочие места сотрудников, программу по проверке ЭП. «Удостоверяющий центр» компании «Такском» предлагает различные электронные подписи, а том числе для документооборота B2G и сдачи отчётности в госорганы. В дополнение к УКЭП сотрудникам понадобятся и машиночитаемые доверенности (МЧД) для подтверждения полномочий подавать сведения в СФР от имени компании.

Третий шаг — это приобрести программное обеспечение для работы сотрудников с этим электронным документом. Можно использовать как ПО, предоставляемое государством (например, личный кабинет на сайте Соцфонда России), так и специальные программы и сервисы. Такое ПО предоставляют многие операторы ЭДО. О решениях компании «Такском» для обмена данными и документами с СФР в части электронных ЛН расскажем ниже.

От работника получен номер электронного больничного листа: что делать дальше

После того, как работодатель получил номер электронного листа нетрудоспособности, он при помощи указанных программ или сервисов должен найти лист нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах».

Далее в документе необходимо заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем». Электронный вариант больничного листа содержит те же графы, что печатный.

После заполнения на документ нужно поставить электронную подпись и сохранить его. Данные автоматически будет отправлены в СФР и работодатель сможет произвести выплату по больничному.

Кто должен оплатить больничный

Оплачивается больничный лист как работодателем, так и Соцфондом России. Зависит от того, находится ли первый на прямых выплатах или работает по зачётному принципу.

В первом случае первые 3 дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, остальные дни — СФР.

Во втором случае, при использовании зачётной системы, оплачивается больничный лист организацией в полном размере, СФР возместит ей расходы после.

Кроме того, СФР оплачивает полностью (с первого дня) листки нетрудоспособности по беременности и родам, а также по уходу за больным членом семьи, несчастным случаям на производстве, карантину.

Как оплачивается электронный больничный лист: сроки

В срок до 3 дней работодатель обязан передать в СФР данные о сотруднике, а в срок до 10 дней СФР должен оплатить ЛН.

В цифровом листке нетрудоспособности указывается код причины нетрудоспособности, например, 01 — заболевание; 02 — травма (в т.ч. на производстве); 03 — карантин; 05 — отпуск по беременности и родам; 08 — долечивание в санатории; 09 — уход за больным членом семьи и др. В зависимости от кода применяются разные правила оплаты.

Оплата электронного больничного листа: как рассчитывается выплата

Помимо того, что нужно понимать, как оплачивается больничный лист, нужно также знать, как оплатить электронный больничный и какие формулы использовать.

Выплаты по больничным зависят от размера МРОТ. Минимальная стоимость дня по больничному начинается от этой суммы.

Для тех работников, у кого официальный общий трудовой стаж более 8 лет, оплачивается больничный лист по стандартной формуле: средний заработок работника х 24 месяца / 730 дней = стоимость одного дня заработка. Получается, что выплата производится как за отработанный день, то есть в 100-процентном размере.

Для подсчёта общей суммы выплаты достаточно умножить полученный среднедневной доход на количество дней, указанных в больничном.

Если трудовой стаж работника менее 8 лет, то в расчёте выплат по электронному больничному помогут специальные коэффициенты.

При стаже до 6 месяцев стоимость одного дня больничного будет рассчитываться от размера, установленного на год МРОТ.

При стаже от 6 месяцев до 5 лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 60% от рассчитанной средней стоимости одного дня.

При стаже от 5 до 8 лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 80% от рассчитанной средней стоимости одного дня.

Важно! Если больничный выдан работнику в связи с профессиональным заболеванием, производственной травмой или в связи с беременностью и родами, то вышеуказанные коэффициенты не применяются. Оплачивается больничный в таких ситуациях в 100-процентном размере.

Средний заработок считается за два года, что предшествовали получению сотрудником больничного.

Что предлагает «Такском» для работы с электронными больничными листами

Работать с электронным больничным можно во всех программных продуктах компании «Такском» для сдачи отчётности, например, в веб-сервисе «Онлайн-Спринтер». Он не требует установки дополнительных программ, вся работа происходит онлайн в браузере через защищённое соединение.

Работать с электронными больничными в сервисе совсем не сложно. Переходим в «Создание отчётности и документов», выбираем «ФСС», «Больничный».

«Онлайн-Спринтер» выдаст все формы документов для работы с электронными листами нетрудоспособности. При заполнении сервис обозначит поля, которые обязательны для заполнения. Система проверки на ошибки укажет на некорректно заполненные или пропущенные поля, и пользователь сможет вернуться к документу, чтобы исправить их, до отправки в контролирующий орган.

Помимо отчётности, в «Онлайн-Спринтере» есть функционал по электронному документообороту с контрагентами (B2B).

Отчётность для кадровика

Документооборот по электронному больничному — это часть кадрового документооборота в предприятии. Зачастую кадровикам приходится работать не только с больничными, но и с другой отчётностью в СФР — пенсионной.

В «Онлайн-Спринтере» от компании «Такском», помимо обмена электронными документами для заполнения электронных листов нетрудоспособности, доступна сдача отчётности в СФР по форме ЕФС-1.

Другие решения

Кроме «Онлайн-Спринтера», функционал электронных больничных есть также в других программных решениях от компании «Такском». В частности сервис «Доклайнер» представляет собой ПО, устанавливаемое на компьютер. В числе плюсов данного софта — многопользовательский режим с разграничением прав доступа.

Можно отправлять отчётность и обмениваться документами с СФР и напрямую из интерфейса привычной учётной системы «1С» благодаря решению «1С: Электронная отчётность». В нём также возможна одновременная работа нескольких пользователей в системе.