Электронная транспортная накладная (ЭТрН): как это работает

I. От стратегии до закона, от закона до НПА 

С марта 2022 года в обиход входят т. н. электронные перевозочные документы: электронная транспортная накладная (далее – ЭТрН), электронный заказ-наряд (электронная форма договора фрахтования) и электронная сопроводительная ведомость (формируется при подаче порожнего контейнера грузоотправителю или груженого контейнера грузополучателю в случае, если погрузка груза в контейнер, выгрузка груза из него осуществляются посредством снятия контейнера с транспортного средства).

Это не просто еще несколько новых электронных форматов, на которые нам предлагают переходить, отказываясь от бумажного документооборота, а часть цифровой трансформации транспортной отрасли, стратегию которой предложил Минтранс России. Всегда полезно понимать какие задачи ставит перед собой государство, разрабатывая те или иные изменения законодательства – это помогает осознать, насколько серьезным с его стороны будет отношение к нововведению, насколько жестким будет контроль и как будет использоваться поступающая в госструктуры за счет применения ЭДО информация. В данном случае из Паспорта Стратегии цифровой трансформации транспортной отрасли Российской Федерации (утв. Минтрансом России) следует, что на базе создаваемой сейчас государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) планируется:

• создать систему сквозного обмена электронными перевозочными документами, в том числе на межгосударственном уровне, экосистему цифровых транспортных коридоров ЕАЭС, в том числе национальный цифровой контур логистики, минимизировать контрольные процедуры в пути (включая таможенные);

• увеличить скорость перевозок, внедрить в отрасли смарт-контракты на базе блокчейна.

Министерство рассчитывает, что к 2024 г. 30 % грузовых перевозочных документов будут переведены в цифровой вид, к 2030 г. ожидается сокращение на 45 % доли «серых» грузовых автомобильных перевозок, а также увеличение налоговых поступлений в бюджеты разных уровней от внутренних автоперевозок на 90 %. Обратите внимание: создается именно государственная система ЭПД, т. е. дело не ограничивается только организацией ЭДО между участниками договора перевозки, экспедирования.

Законодательные основы этой системы заложены в новой, вступившей в силу с 01.01.2022 г., редакции Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (далее – Устав). Изменения внесены в ст. 8 «Заключение договора перевозки груза» Устава, где теперь предусмотрено, что транспортная накладная оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного документа.

Необходимые форматы ЭТрН, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда уже утверждены Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@.

Новая ст. 18.1 «Электронные перевозочные документы» Устава регламентирует правила ЭДО при применении ЭПД: сначала грузоотправитель (если иное лицо не предусмотрено договором) формирует электронный заказ (заявку) в специальной информационной системе ЭПД, затем к электронному документообороту подключаются другие действующие лица – перевозчик, грузополучатель, которые добавляют в ЭТрН свои сведения. Все они взаимодействуют через операторов информационных систем (это специально отобранные Минтрансом лица, включенные в соответствующий реестр). Операторы ЭДО помимо обеспечения документооборота между участниками сделки направляют ЭТрН в ГИС ЭПД. Оператором ГИС ЭПД назначен Минтранс.

Получается, что ЭДО перевозочными документами основан на двух уровнях информационных систем – коммерческих, через которые взаимодействуют участники сделки, и государственной, где аккумулируются все сведения о грузоперевозках, оформленные в электронном виде, а именно (согласно Проекту Постановления Правительства «Об утверждении перечня видов информации и порядка представления такой информации в государственную информационную систему электронных перевозочных документов, а также порядка доступа органов государственной власти Российской Федерации (включая перечень таких органов) и операторов информационных систем электронных перевозочных документов к информации, содержащейся в государственной информационной системе электронных перевозочных документов» (ID проекта 02/07/08-21/00118695, станет НПА с 01.03.2022)):

• информация о грузоотправителе (об уполномоченном им лице), лице, осуществляющим погрузку груза в транспортное средство, перевозчике, водителе, грузополучателе (уполномоченном им лице), заказчике услуг по организации перевозки груза, фрахтователе, фрахтовщике, в том числе их персональные данные;

• информация о грузе, в том числе сопроводительных документах на груз;

• информация о приеме и выдаче груза;

• информация о транспортных средствах;

• информация о контейнерах;

• информация о стоимости услуг перевозки;

• прочая информация, содержащаяся в электронных перевозочных документах, в том числе дата и время создания, порядковый номер электронного перевозочного документа.

Некоторые статистические данные системы предполагается со временем сделать открытыми, но в целом информация ГИС ЭПД относится к информации ограниченного доступа. Общедоступными на специальном сайте ГИС ЭПД станут данные о количестве участников информационного взаимодействия по видам участников, количестве полученных ЭПД по видам таких документов, а также о количестве ЭПД по субъектам РФ отправления/назначения грузов. Все остальное – для избранных, а конкретно – для таких органов государственной власти как ФНС России, МВД России, Ространснадзор, Минтранс России, Минцифры России. Список очень показателен: сразу понятно, как будут использоваться данные ГИС ЭПД в рамках госконтроля.

II. Документооборот у сторон

Применение ЭТрН добровольно – в НПА не обозначены ни сроки, ни планы как таковые по трансформации всего документооборота перевозочными документами в электронный вид. Крупные компании проявляют интерес к ЭДО при перевозках (для них это элемент оптимизации бизнес-процессов), а после того как система будет отлажена, вероятно, подтянутся и другие желающие перевести документооборот в этой области на электронные рельсы.

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

III. Что требуется от тех, кто хочет приобщиться к применению ЭПД

Безусловно, сначала найти взаимопонимание в этом вопросе с другими участниками сделки, предполагающей перевозку груза. В ЭДО должны участвовать все: и грузоотправитель, и перевозчик, и грузополучатель. Затем нужно заключить соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с оператором коммерческой информационной системы ЭПД. Далее каждый участник электронного взаимодействия формирует свои файлы обмена и с помощью своего оператора информационной системы рассылает их остальным участникам сделки (их представителям). Как следует из Проекта Постановления Правительства «Об утверждении порядка обмена электронными перевозочными документами и сведениями, содержащимися в них, между участниками информационного взаимодействия, направления таких документов и сведений в ГИС ЭПД, а также предоставления иной информации, связанной с обработкой таких документов и сведений из информационной системы электронных перевозочных документов в ГИС ЭПД по запросу оператора ГИС ЭПД» (ID проекта 02/07/10-21/00120996, станет НПА с 01.03.2022)) сторонами сделки может быть совокупно сформировано до 8 файлов обмена на одну ЭТрН:

1. грузоотправителя (состоит из сведений об участниках перевозки (грузоотправителе, перевозчике, грузополучателе), об обстоятельствах предъявления груза к перевозке, сведениях о грузе, соответствующих сопроводительных документах, указаний грузоотправителя, условий перевозки, сведений о предъявлении передачи груза перевозчику, адресах приемки и сдачи груза, а также сведений о транспортном средстве и водителе);

2. перевозчика, принявшего груз к перевозке (состоит из идентификационных сведений о файле обмена информацией грузоотправителя и сведений перевозчика в отношении принятого к перевозке груза (оговорок и замечаний перевозчика при приеме груза, отметок перевозчика);

3. грузополучателя (состоит из сведений о приеме груза грузополучателем от перевозчика, отметок грузополучателя);

4. перевозчика, выдавшего груз грузополучателю (состоит из идентификационных сведений о файле обмена информацией грузополучателя и сведений перевозчика в отношении груза, выданного грузополучателю);

5. перевозчика - об изменении финансового состояния в результате перевозки (состоит из сведений о стоимости услуг перевозчика, порядке расчета провозной платы, сведений о лицах, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни со стороны грузоотправителя и перевозчика) – этот файл не обязателен, формируется при необходимости;

6. грузоотправителя - об изменении финансового состояния в результате перевозки по версии грузоотправителя (состоит из сведений о файле обмена информацией об изменении финансового состояния в результате перевозки, полностью дублирует состав файла обмена информацией об изменении финансового состояния в результате перевозки и заполняется грузоотправителем в случае его несогласия с информацией в файле обмена информацией об изменении финансового состояния в результате перевозки) – этот файл не обязателен, формируется при необходимости;

7. перевозчика - о переадресовке (состоит из сведений об изменении конечного пункта доставки груза, сведений о новом грузополучателе) – формируется при необходимости;

8. перевозчика - о заменах водителя и/или транспортного средства (состоит из сведений об изменении (замене) транспортного средства и/или водителя при перевозке груза) – формируется, если актуально.

Договор перевозки считается заключенным и груз вверенным перевозчику после погрузки груза грузоотправителем (лицом, осуществившим погрузку груза) в транспортное средство перевозчика, и подписания обеими сторонами сведений о передаче/приеме груза в ЭТрН (п. 28 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (в ред., действующей с 01.03.2022), далее – Правила).

ЭТрН подписывается УКЭП представителей грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя (пп. 28 п. 1 ст. 2 Устава, п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@).

Лишь в п. 110 Правил оговорено, что водителем для подписания ЭТрН может использоваться простая электронная подпись (в том числе с использованием федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации») или усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат проверки ключа которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, при условии последующего подписания ЭТрН УКЭП перевозчика.

Также вид ЭП, отличной от УКЭП, может быть использован (по соглашению сторон) для подписания файлов обмена, содержащих сведения раздела 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» транспортной накладной (если этот раздел вообще заполняется) (п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@). Представитель грузополучателя должен подписать файл обмена с данными о приемке груза своей УКЭП, причем действовать он должен на основании машиночитаемой доверенности (МЧД), выданной ему за УКЭП руководителя грузополучателя (пп. 2 п. 1 ст. 17.2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Регламентированное использование УКЭП и МЧД приемщиком груза и даже использование простой (или усиленной неквалифицированной) электронной подписи водителем ТС – одни из самых «узких» мест ЭДО транспортными документами.

III. К бухгалтерии особое отношение 

Бухгалтерия привыкла мучиться с неправильно оформленными транспортными накладными. Градус проблем в последние годы только нарастал преимущественно из-за активности Минтранса, который неоднократно менял форму и правила заполнения этого документа, в то время как те, кто должен был заполнять транспортные накладные, не поспевали (или не особенно старались поспевать) за новыми требованиями. Что же принесет появление ЭТрН и ИС ЭПД бухгалтеру? Скорее всего… освобождение. 

В новой редакции Постановления Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации» (п. 10 Правил) впервые прямо прозвучало, что транспортная накладная может не использоваться в качестве первичного учетного документа.

Весьма вероятно, именно этот вариант и станут предпочитать организации и ИП. 

Дело в том, что применение транспортной накладной как «первички» теперь обязывает нас:

• составлять отдельный экземпляр – обязательно бумажный – транспортной накладной для бухгалтерии грузоотправителя (п. 10 Правил). И это будет оригинал с «живыми» подписями, а не просто распечатка ЭТрН;

• непременно заполнять раздел 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях», в то время как в иных случаях это факультативно (п. 114 Правил);

• при внесении исправлений производить их нужно в соответствии с требованиями к исправлениям в первичных учетных документах, установленными Федеральным законом «О бухгалтерском учете». При этом п. 11 Правил прямо оговаривает такой порядок только для раздела 12 транспортной накладной, но нет оснований полагать, что к другим разделам это не относится, ведь это общие нормы для всей первичной документации. Согласно п. 7 ст. 9 Федерального закона «О бухучете» и п. 21 ФСБУ 27/2021 в бумажном документе исправление производится путем зачеркивания ошибочного текста или суммы и указания исправленного текста или суммы, исправление должно сопровождаться надписью: «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ. Получается, что в зависимости от того в какой раздел ТН вкралась ошибка, потребуются правки за подписью того или иного первоначального подписанта. Так, в разделе 8 «Прием груза» проставляются подписи лица, осуществившего погрузку груза и водителя, принявшего груз для перевозки; в разделе 10 «Выдача груза» - подписи грузополучателя и водителя, сдавшего груз; в разделе 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях» - подписи сотрудников перевозчика и грузоотправителя, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни. Учитывая такие требования представляется, что внести правки как положено будет очень сложно.

Что же остается? Воспользоваться подсказкой из Постановления Правительства № 2200 и не рассматривать транспортную накладную как первичный документ, оставить ее в поле гражданско-правовых отношений. Она, по-прежнему, обязательна, но не для нужд бухгалтерии. С подачи Минфина России и ФНС России (см. Письмо Минфина России от 08.09.2021 № 03-03-06/1/72593, Письма ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@, от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@) в роли первичного документа ТН может заменить УПД, акт или любой другой документ, косвенно подтверждающий наличие договорных отношений и факт оказания услуг.

Работа с электронными транспортными документами будет доступна в ЭДО-сервисах компании «Такском»

В ходе создания и запуска государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) компания «Такском» участвует в тестировании оформления электронной транспортной накладной, электронного заказ-наряда и электронной сопроводительной ведомости.