Электронная транспортная накладная. Как с ней работать? Ответы на вопросы (часть 2)

Марина Климова - профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Электронная транспортная накладная. Как с ней работать? Ответы на вопросы (часть 2)

9. Должен ли водитель предъявить ЭТрН сотруднику ГИБДД и в каком виде?
10. Имеется ли возможность прикрепить к ЭТрН сопроводительные документы?
11. Что делать, если грузополучатель отказывается от приёмки груза, перевозка которого оформлена ЭТрН, по причинам, независящим от перевозчика?
12. Можно ли вносить исправления в ЭТрН?
13. В каких случаях исправление в ЭТрН придётся внести по требованию оператора ИС ЭПД?
14. При каких обстоятельствах исправление данных, содержащихся в ЭТрН, запрещено?
15. Кому доступна информация, содержащаяся в ГИС ЭПД?
16. Вправе ли налоговый орган истребовать у организации (ИП) ЭТрН?
17. Где, как и сколько времени хранится ЭТрН?

9. Должен ли водитель предъявить ЭТрН сотруднику ГИБДД и в каком виде?

В соответствии с пунктом 2.1.1. Правил дорожного движения РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 (ред. от 02.06.2023)) водитель должен иметь при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать им для проверки, в том числе, документы на перевозимый груз (транспортная накладная, заказ-наряд, сопроводительная ведомость).

Если эти документы оформлены в электронном виде, они предъявляются в виде электронного документа или его копии на бумажном носителе.

Электронная версия в данном случае представляет собой QR-код, который формируется оператором ИС ЭПД, обслуживающим перевозчика, после успешной регистрации ЭТрН в ГИС ЭПД. Оператор передаёт QR-код клиенту по электронной почте, в личном кабинете, мобильном приложении, с помощью чат-бота, затем он направляется сотрудником компании-перевозчика своему водителю для предъявления сотруднику ГИБДД на дороге. Водителю остаётся только продемонстрировать QR-код инспектору на экране своего мобильного устройства.

Правила не определяют, в каких именно случаях предпочтение отдаётся бумажной, а к каких - цифровой форме ЭТрН, поэтому выбор остаётся за водителем (по существу – за его работодателем). Сотрудник ГИБДД не вправе вменить водителю нарушение, если транспортная накладная представлена в безбумажном варианте и в том случае, если по каким-либо причинам он не может произвести её проверку. В частности, отсутствие технической оснащённости инспектора не является основанием требовать у водителя копии ЭТрН на бумаге, поскольку это не предусмотрено действующим законодательством.

По всей стране сотрудники ГИБДД оснащены ведомственными мобильными устройствами, которые способны считывать данные электронных перевозочных документов путём сканирования QR-кода, а наличие или отсутствие Интернет-соединения в конкретной точке значения не имеет.

10. Имеется ли возможность прикрепить к ЭТрН сопроводительные документы?

Прикрепление файлов обмена, не предусмотренных форматом, утвержденным ФНС, к ЭТрН не предполагается.

Сведения о сопроводительных документах можно по желанию привести в титуле грузоотправителя (табл. 5.11 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065). Это может быть:

• перечень прилагаемых к транспортной накладной документов, предусмотренных ДОПОГ, санитарными, таможенными, гарантийными, иными правилами в соответствии с законодательством РФ;
• перечень прилагаемых к грузу сертификатов, паспортов качества, удостоверений и других документов, наличие которых установлено законодательством РФ, либо их регистрационные номера, если сами документы содержатся в ГИС;
• реквизиты товарной накладной (УПД);
• реквизиты сопроводительной ведомости (при перевозке гружёных или порожних контейнеров).

11. Что делать, если грузополучатель отказывается от приёмки груза, перевозка которого оформлена ЭТрН, по причинам, независящим от перевозчика?

Если покупатель не просит направить груз по другому адресу, перевозчику надлежит согласно п. 3 ст. 15 Устава автомобильного транспорта и п. 67 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (далее – Правила № 2200) возвратить груз грузоотправителю с соответствующим предварительным уведомлением. Расходы на перевозку груза при его возврате возмещаются за счёт грузоотправителя.

При этом осуществляется переадресовка груза (п. 69 Правил № 2200; пп. «г», пп. «л» п. 5, пп. «а» п. 19, п. 22 Правил направления ЭТрН и сведений, содержащихся в них, в ГИС ЭПД, утв. Приложением № 1 к Правилам обмена ЭПД (см. Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931); табл. 5.13, 9.4, 13.4 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065).

Грузополучатель направляет в электронной форме в адрес грузоотправителя и перевозчика уведомление об отказе в приёме груза с указанием даты, времени и причин отказа (путём внесения соответствующих сведений в титул грузополучателя. В уведомлении пишется: «Лицом, управомоченным на получение груза, при указанных обстоятельствах отказано в принятии от перевозчика груза с указанными характеристиками». Если груз принят частично, грузополучатель проставляет соответствующую отметку.

Грузоотправитель после получения им файла обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю направляет в электронной форме перевозчику указание о переадресовке непринятого грузополучателем груза (части груза), в информационной системе грузоотправителя или непосредственно в ИС ЭПД оператора грузоотправителя и направляет соответствующий файл обмена перевозчику через своего оператора.

При неполучении от грузоотправителя переадресовки в течение 2 часов с момента уведомления о невозможности доставки груза перевозчик направляет в электронной форме уведомление в адрес грузоотправителя о возврате груза и даёт указание водителю о возврате груза грузоотправителю.

При получении указания о переадресовке груза до его доставки грузополучателю, указанному в ЭТрН, перевозчик самостоятельно информирует водителя о переадресовке.

Перевозчик, оформляя титул переадресации, состоящей из сведений об изменении конечного пункта доставки груза и (или) сведений о новом грузополучателе, подписывает его УКЭП своего ответственного лица (п. 2 Приложения № 1 к Приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@).

12. Можно ли вносить исправления в ЭТрН?

Можно, но с учётом некоторых имеющихся ограничений (данные в некоторых полях править нельзя). В остальном порядок внесения исправлений зависит от момента выявления ошибки. Так, если титул ещё не подписан ответственным лицом, сведения в нём можно просто отредактировать.

После подписания и отправки в ИС ЭПД корректировки в титул могут вноситься путём создания исправленного титула. В системе сохранятся все варианты – и первоначальный, и все исправленные, – с указанием номеров и дат исправлений.

При этом исправления могут вноситься как по инициативе участников перевозки, так и по требованию оператора ИС ЭПД.

Порядок внесения исправлений в ЭТрН регламентирован Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931.

Если же править нужно раздел «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» в титуле информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки (т.е. первичный учетный документ о факте хозяйственной жизни (информация перевозчика)), то такие корректировки следует производить в соответствии с требованиями к исправлениям в первичных учётных документах (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», п. 11 Правил № 2200): исправление должно содержать дату и быть заверено подписью именно того, кто изначально подписал данный титул.

13. В каких случаях исправление в ЭТрН придётся внести по требованию оператора ИС ЭПД?

Таких оснований несколько:

• файл обмена, поступивший от участника перевозки оператору ИС ЭПД, не прошёл форматно-логический контроль;
• уникальный идентификатор документа не прошёл проверку на его уникальность или на принадлежность пулу уникальных идентификаторов документа, выданных участнику перевозки по его запросу оператором ИС ЭПД;
• УКЭП или УНЭП лица, подписавшего файл обмена, не прошла проверку на действительность.

В этих случаях оператор ИС ЭПД сообщает участнику перевозки о проблеме, и тот формирует заново соответствующий файл обмена (п. 8, 8(1) Правил обмена ЭПД, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931 (далее – Правила № 931)).

Второй этап проверки затрагивает не только формат и подпись, но и содержание файлов, составляющих ЭТрН, и проводится уже в ГИС ЭПД после передачи их туда оператором ИС ЭПД. Если в недрах государственной информационной системы выявляются расхождения (несоответствия, противоречия) в данных, представленных участниками перевозки, оператор ИС ЭПД информирует клиента о необходимости внесения исправлений в информацию, содержащуюся в ЭТрН. В этой ситуации для формирования новых (исправленных) файлов обмена отведено максимум 5 календарных дней, которые отсчитываются со дня получения участником информационного обмена сигнала от оператора ИС ЭПД о необходимости внесения исправлений (п. 9 Правил № 931).

«Такском» предлагает организациям-перевозчикам выбрать оптимальное решение для электронного документооборота и готов оказать экспертную поддержку на пути перехода к обмену электронными перевозочными документами с контрагентами.

14. При каких обстоятельствах исправление данных, содержащихся в ЭТрН, запрещено?

Невозможно изменение некоторых ключевых полей, заполняемых участниками перевозки:

Корректировки в этой части ЭТрН запрещены пунктом 10 Правил № 931. Если в каком-то из этих полей допущена ошибка, ЭТрН подлежит переделке и все ранее направленные сторонами друг другу через операторов ИС ЭПД файлы обмена оформляются заново. Незаконченная в документообороте испорченная ЭТрН остаётся в ГИС ЭПД, но дальнейшей обработке её файлы не подвергаются. Аннулировать такой документ сторонам не нужно, поскольку его оформление не было завершено, за исключением случая, когда непоправимые ошибки были допущены в последнем по порядку оформления обязательном титуле – файле обмена информации перевозчика о выдаче груза.

15. Кому доступна информация, содержащаяся в ГИС ЭПД?

Одна из функций ГИС ЭПД – представление электронных перевозочных документов и сведений, содержащихся в них, органам государственной власти РФ (п. 24 ст. 2 Устава автомобильного транспорта).

Доступ органов государственной власти к данным осуществляется посредством т.н. СМЭВ (системы межведомственного электронного взаимодействия).

Перечень органов власти, которым предоставляются электронные перевозочные документы, сведения, содержащиеся в них, и иная информация, размещённая в ГИС ЭПД, приведён в Приложении к постановлению Правительства РФ от 03.03.2022 № 281 и включает МВД России, Минтранс России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзор.

Сами участники перевозки не могут получать сведения и документы из ГИС ЭПД напрямую, так как у них нет права доступа.

16. Вправе ли налоговый орган истребовать у организации (ИП) ЭТрН?

По общему правилу (пп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ) налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов.

Сама по себе транспортная накладная подтверждает заключение и исполнение договора перевозки груза. Она может использоваться также в качестве первичного учётного документа, но это необязательно (п. 10 Правил перевозки грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). В последнем случае этот документ может быть необходим налоговому органу в целях контроля правильности исчисления налогов, и именно в таком случае он может быть истребован контролёрами.

Применение ЭТрН в настоящее время добровольно. Налоговый орган не вправе требовать (и не будет требовать) предоставления именно ЭТрН, если налогоплательщик практикует бумажный документооборот.

В то же время, как мы показали выше, у органов ФНС России и отдельных сотрудников ФНС России есть возможность почерпнуть данные об ЭТрН из ГИС ЭПД. Это не исключает права проверяющих обратиться за документом к самому налогоплательщику (а в предусмотренных ст. 93.1 и 93.2 НК РФ случаях – и к его контрагентам, аудитору). Однако ФНС России Письмом от 26.06.2023 № СД-4-2/8096@ рекомендовала территориальным налоговым органам отдавать приоритет получению информации из доступных государственных ресурсов и истребовать документы у налогоплательщиков только если они не могут быть получены из ГИС.

17. Где, как и сколько времени хранится ЭТрН?

В ГИС ЭПД электронные накладные хранятся в течение пяти лет с даты размещения (п. 5 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта).

Такой же срок обеспечивать хранение ЭТрН в своей информационной системе обязан оператор, с которым заключён договор у участника перевозки (пп. 15 п. 4 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта).

В то же время сами участники перевозки обязаны также обеспечить хранение документов, образующихся в их деятельности, в порядке, установленном российским законодательством. Так, согласно п. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, категория документов, к которой можно отнести транспортную накладную, подлежит хранению в течение 5 лет. Этот же срок называет НК РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Распечатывать ЭТрН в целях хранения нет нужды.

Если электронная накладная рассматривается экономическим субъектом как первичный учётный документ, при её хранении следует исполнить требование п. п. 23 и 24 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте»: хранить необходимо подлинник в виде электронного документа. Правила хранения в организации документов, в том числе электронных определены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными перевозочными документами с контрагентами.