Электронные путевые листы для такси

• Электронный путевой лист — что это
• Порядок заполнения титулов
• ЭПЛ — решение для перевозчиков, таксопарков и других участников перевозок
• Предложение от «Такском» для такси
• Преимущества и особенности «Такском-Транспорта»
• В заключение

В данной статье рассмотрим, что такое электронный путевой лист и возможности использования ЭПЛ для такси.

Электронный путевой лист — что это

Путевой лист, согласно Федеральному закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного и городского наземного электрического транспорта», определяется как документ, служащий для учёта и контроля работы транспортного средства и водителя (пункт 14 статьи 2).

Путевой лист оформляется собственником (владельцем) на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды ТС с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем. Путевой лист составляется на бумажном носителе или в виде электронного документа.

Разберём подробнее электронный вид путевого листа (ЭПЛ) и расскажем о его удобстве и преимуществах.

Предпосылки создания ЭПЛ связаны с законодательными инициативами. Так, Федеральный закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» закрепил возможность формирования путевого листа в электронном виде. Позднее приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 утверждён его состав и порядок оформления. Наконец, приказ ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ утвердил формат электронного путевого листа. Повторим, что ЭПЛ является цифровым аналогом традиционного бумажного путевого листа.

ЭПЛ состоит из шести титулов (частей): первые четыре титула оформляют перед началом рейса, два — после его завершения. Шестой титул является опциональным, его оформляют преимущественно при пассажирских перевозках. Ответственные сотрудники подписывают титулы квалифицированной электронной подписью (КЭП) или неквалифицированной подписью (НЭП) «Госключа».

Порядок заполнения титулов

Атрибутивный состав Титула 1 содержит информацию об обстоятельствах и особенностях рейса:

• об оформителе путевого листа;
• сроке его действия;
• транспортном средстве;
• водителях;
• виде перевозки;
• лице, ответственном за выпуск транспортного средства в рейс.

Титул 2 включает в себя информацию о прохождении водителем предрейсового медицинского осмотра:

• о дате, времени, результате медосмотра;
• медицинском работнике;
• лицензии на проведение медицинских осмотров.

Титул 3 содержит информацию о техническом состоянии транспортного средства и прохождении техосмотра:

• о дате, времени, результате технического осмотра;
• должностном лице, которое отвечает за выпуск транспортного средства.

Титул 4 — это информация о показаниях одометра при выезде:

• о дате и времени выезда транспортного средства с парковки или приёма ТС от другого водителя;
• показаниях одометра при выезде с парковки или приёме ТС;
• должностном лице, которое имеет право снимать показания одометра.

Титул 5 включает показания одометра при заезде транспортного средства в гараж или на парковку, состоит из следующих обязательных параметров:

• дата и время въезда транспортного средства на парковку или сдаче ТС другому водителю;
• показания одометра при въезде на парковку или сдаче ТС;
• данные о должностном лице, которое имеет право снимать показания одометра.

Титул 6 содержит сведения о послерейсовом медицинском осмотре:

• о дате, времени, результате медосмотра;
• медицинском работнике;
• лицензии на проведение медицинских осмотров.

В связи с тем, что участники пассажирских и грузоперевозок не имеют прямого доступа к государственной информационной системе обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД), сформировать и отправить ЭПЛ в ГИС можно через аккредитованного оператора, который выступит в роли посредника при передаче документации посредством электронного документооборота (ЭДО). Компания «Такском», аккредитованный оператор ИС ЭПД, разработала для транспортной отрасли несколько специализированных решений. Одно из них — сервис «Такском-Транспорт».

ЭПЛ — решение для перевозчиков, таксопарков и других участников перевозок

Предложение от «Такском» для такси

«Такском-Транспорт» — это онлайн-сервис, предназначенный для быстрого и простого создания электронных путевых листов для водителей такси и любого автотранспорта. Некоторые особенности сервиса:

• автоматизированное заполнение данных — минимизирует потребность в ручном вводе информации и уменьшает риск ошибки;
• получение QR-кода для каждого путевого листа — даёт возможность быстро предоставить документы для проверки на дороге;
• хранение данных в личном кабинете пользователя — обеспечивает удобный доступ и улучшает управление документооборотом.

Полезный функционал:

• разграничение прав доступа сотрудников;
• разделение сотрудников по ролям: администратор, диспетчер, медработник, механик водитель;
• регистрация в системе нескольких компаний (автопарков);
• получение и отображение QR-кода со сведениями об ЭПЛ;
• отслеживание статусов по каждому ЭПЛ и его титулам;
• автоматическое заполнение данных пользователя на основе ранее введённых сведений;
• контроль правильности и полноты заполнения ЭПЛ;
• защита от случайного дублирования титулов при оформлении ЭПЛ;
• поля для указания вида ГСМ.

Для оформления электронных путевых листов в сервисе предусмотрено разделение ролей:

• администратор компании — это, например, сотрудник таксопарка, с правами регистрации;
• диспетчер — лицо, ответственное за оформление ЭПЛ, имеет доступ к заполнению Титула 1.
• механик — заполняет Титулы 3, 4, 5 и опционально Т1;
• медработник — сотрудник медицинской организации либо штатный медик компании, который проводит предрейсовый (послерейсовый) медицинский осмотр и заполняет Титулы 2 и 6;
• водитель — лицо, непосредственно управляющее ТС, может, но не обязан проставлять данные по одометру в Титулы 4 и 5 используя мобильное приложение «Такском-Транспорт».

Преимущества и особенности «Такском-Транспорта»

Сервис обладает рядом преимуществ, среди которых:

• быстродействие;
• ничего сложного, ничего лишнего;
• полная автоматизация оформления ЭПЛ;
• ЭПЛ всегда под рукой у водителя в виде QR-кода в смартфоне — не теряется и не портится в отличие от бумаги.

Сервис «Такском-Транспорт» обеспечивает полное соответствие оформляемых путевых листов всем требованиям законодательства в данной сфере.

Современный таксопарк представляет собой сложную многоуровневую систему, где одновременно задействованы сотни сотрудников: водители такси, технические специалисты, координаторы и медицинский персонал. Ежедневно возникают ситуации, требующие оперативного вмешательства: технические неисправности транспортных средств, дорожно-транспортные происшествия с машинами такси, административные штрафы от контролирующих органов, а также внеплановые проверки со стороны налоговой и миграционной служб, транспортного ведомства.

Эффективно управлять таким количеством процессов без специализированного программного обеспечения для координации работы такси очень сложно.

С данной задачей справится система управления таксопарком от партнёра компании «Такском», разработчика сервиса для такси Taxilogic — это комплексное ИТ-решение для автоматизации и обеспечения полного контроля за работой таксопарка, которое позволяет значительно снизить издержки и расширить возможности оперативного управления.

Партнёрский сервис позволяет водителям такси самостоятельно проходить медкомиссию через МедЦентр, автоматически формирует путевые листы для водителей, а также: автоматически списывает арендные платежи с карт водителей, взимает задолженности с карты водителя даже после его увольнения из такси. Taxilogic даёт возможность оперативно получать данные о количестве ремонтов ТС, ДТП, сроках ТО, счетах за проезд по платным дорогам и стоянку на парковках, при этом оплата парковки происходит непосредственно с таксометра водителя, сроках действия полисов ОСАГО, КАСКО, ОСГОП и другие данные о каждом ТС.

Решение позволяет контролировать доступ водителя в автомобиль и оповещает о попытках угона ТС. Кроме этого, данные из электронных путевых листов помогают вести учёт режима труда и отдыха водителей такси, что напрямую сказывается на безопасности — ведёт к снижению рисков ДТП.

В заключение

Переход на электронные транспортные документы — важный этап в цифровой трансформации логистической отрасли страны. Это не просто техническое нововведение, а системный шаг, направленный на создание прозрачной и эффективной системы транспортного управления.

Заблаговременное внедрение электронных путевых листов — это не только вопрос соответствия регуляторным требованиям, но и возможность получить конкурентное преимущество, оптимизировать издержки и избежать операционных рисков при осуществлении перевозок пассажиров и грузов.

Успех внедрения электронных путевых листов зависит от комплексного подхода, учитывающего всех участников процесса — от сотрудников офиса до персонала автопарков. Такие задачи, как разработка поэтапного плана внедрения, обучение сотрудников с разным уровнем цифровой грамотности и выбор надёжных технологических решений, становятся критически важными уже сегодня. Цифровые сервисы и специалисты компании «Такском» помогают внедрить ЭПЛ и обеспечить соблюдение всех требований регуляторов. Результат — снижение ошибок при оформлении путевых листов, ускорение выхода водителей в рейс, а также видимая экономия времени и ресурсов компании.