Автор: Марина Климова – профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.
Электронные путевые листы по закону стало возможно формировать и использовать с марта 2023 г. Надо отметить, что первый электронный путевой лист по данным Минтранса был сформирован в России только в конце мая 2023 г. Но, как говорится, лиха беда начало.
Электронный путевой лист – это один из семи видов электронных перевозочных документов, предусмотренных Уставом автомобильного транспорта.
Это электронный документ, состоящий из нескольких файлов обмена формата XML. Формат электронного путевого листа установлен Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ и обязателен к применению участниками электронного взаимодействия. Формирование электронных путевых листов не по формату, установленному ФНС России, не предусмотрено. По всей видимости, формат будет доработан с учетом новых требований к путевым листам, применяемых с 1 сентября 2023 г.
Электронный путевой лист включает до шести файлов обмена, четыре из которых обязательные:
Сформировать путевой лист должен собственник (владелец) транспортного средства, а при использовании его в рамках договора аренды с экипажем – арендодатель (п. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).
Структура сведений в файлах обмена должна отвечать требованиям к путевым листам, утв. Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Формат электронного путевого листа позволяет выбрать, будет ли он формироваться на один день или на более длительный срок, и во втором случае указать даты начала и окончания срока его действия; в поле «Сведения о виде перевозки» выбирается обозначение коммерческой перевозки, перевозки для собственных нужд или передвижения и работы специальных транспортных средств и т. п. Составителю путевого листа предоставлена возможность включать в электронный документ дополнительную информацию путем формирования новых информационных полей.
В файле обмена информации о медосмотре водителя должны содержаться сведения о виде медосмотра: предсменный или предрейсовый. По способу проведения и набору медицинских процедур они не различаются, но предсменные медосмотры проводятся перед началом рабочего дня (смены), а предрейсовые – перед выходом в рейс – и те и другие в целях выявления признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения. При положительном результате медосмотра в электронный путевой лист вносится отметка «Прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Файл обмена информации об обстоятельствах и особенностях рейса также содержит признак обязательности проведения послесменного, послерейсового медицинского осмотра. Это поле позволяет ответственному лицу проставить отметку «да» или «нет». Напомним: обязательные послерейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, если такая работа связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Результат проведения такого медосмотра в электроном путевом листе находит отражение в отдельном файле обмена информации о результате послесменного, послерейсового медицинского осмотра.
С 1 сентября 2023 г. выступают в силу нормы, позволяющие проводить медосмотры водителей с использованием дистанционных технологий (п. 7, 8, 12 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», Постановление Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 «Об особенностях проведения медицинских осмотров с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу информации о состоянии здоровья работников и дистанционный контроль состояния их здоровья», Приказ Минздрава России от 30.05.2023 № 266н «Об утверждении Порядка и периодичности проведения предсменных, предрейсовых, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, медицинских осмотров в течение рабочего дня (смены) и перечня включаемых в них исследований»). В связи с этим в формат электронного путевого листа должны быть внесены изменения, поскольку согласно п. 25 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н по результатам прохождения дистанционного медосмотра в путевой лист должны быть внесены дата, время и результат проведения медицинского осмотра в виде отметки «прошел предсменный (предрейсовый) медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», «прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр» или «прошел послесменный (послерейсовый) медицинский осмотр, выявлены признаки» с указанием воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работника, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения. Соответствующая отметка в электронном путевом листе заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью медработника с указанием его ФИО и наименования медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации).
К слову, даже если работодатель когда-нибудь всецело перейдет на проведение медосмотров с применением телемедицинских технологий, он все равно не менее двух раз в год должен будет направлять водителей на очное химико-токсикологические исследования наличия (отсутствия) в организме наркотических средств, психотропных веществ и их метаболитов (п. 11 ст. 46 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
Файл обмена информации о результате предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства и выпуске транспортного средства на линию факультативен потому, что такой контроль осуществляется не всегда. Его должны проводить организации и ИП, осуществляющие коммерческие перевозки пассажиров и (или) грузов, а также перемещение для собственных нужд пассажиров и (или) материальных объектов автобусами и грузовиками (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, п. 2 Порядка, утв. Приказом Минтранса России от 15.01.2021 № 9). Отметка по результату проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства принимает значение: «1 – выпуск на линию разрешен» или «2 – выпуск на линию не разрешен».
«Такском» предлагает организациям-перевозчикам выбрать оптимальное решение для электронного документооборота и готов оказать экспертную поддержку на пути перехода к обмену электронными документами с контрагентами.
Оставьте заявку, если возникли вопросы.
Соответствующие файлы обмена электронного путевого листа подписываются:
Все подписанты должны использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись (пп. 2 п. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта, Приказ ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Обратите внимание: электронный путевой лист отнесен к числу электронных перевозочных документов, поэтому на него в полной мере распространяются требования ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта (в том числе, в части допустимых видов электронных подписей).
Подтверждение полномочий подписанта возможно в соответствии с данными, содержащимися в электронной подписи. Это актуально для руководителя организации или ИП, а также для представителя юрлица, использующего УКЭП организации с указанием в качестве владельца физического лица-представителя, причем для последнего – в срок не позднее 31.08.2023 г. (п. п. 2.4, 2.7 ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ). Начиная с 01.09.2023, представитель организации или ИП должны будут использовать свою личную УКЭП или УНЭП и смогут подтвердить свои полномочия на подписание информации в электронном путевом листе:
Способ подтверждения полномочий на подписание документа указывается в самом файле обмена наряду ФИО, типом подписи и должностью уполномоченного лица.
Если электронный путевой лист используется при приеме груза для перевозки, перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить его для сверки грузоотправителю в электронной форме либо его копию на бумажном носителе.
В остальном обмен электронными путевыми листами между участниками информационного взаимодействия может осуществляться исключительно посредством использования информационных систем электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), т. е., только через уполномоченных операторов ЭДО (п. 2 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта).
Оператор ИС ЭПД, в свою очередь, направляет электронный путевой лист в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), где согласно Постановлению Правительства от 03.03.2022 № 281 сведения из такого путевого листа становятся доступны уполномоченным сотрудникам МВД России, Минтранса России, Минцифры России, ФНС России, Ространснадзора.
Несомненно, что переход на электронные перевозочные документы не только требует революционных изменений в организации документооборота хозяйствующего субъекта, но и резко повышает прозрачность деятельности перевозчика и его контрагентов (клиентов) для государства. Тем не менее, вероятно, за этими технологиями будущее.
и получайте новости первыми!