Электронный документооборот для перевозчиков

Нормальная практика, когда транспортная компания строит маршруты рейсов таким образом, чтобы сократить порожний пробег. Это выгодно. Однако водители могут подолгу не возвращаться в офис транспортной компании и накапливать множество документов, нужных для получения оплаты.

Ситуация усугубляется, если транспортно-экспедиционная компания подряжает перевозчика, например, когда в регионе у неё нет транспортных средств. В этом случае часто возникает дебиторская задолженность в цепочке организаторов и исполнителей перевозки.

Один абонент «Такскома» мотивировал переход на ЭТрН так: «Много проблем с тем, что водители путают документы, теряют их. Ставят не все печати и подписи при сдаче груза. Тут начинается эпопея восстановления документов. Из-за этого возникает куча задолженностей на десятки миллионов, если не на сотни».

Оперативность получения подтверждающих перевозку оригиналов корректно оформленных документов прямо влияет на дебиторскую задолженность.

Представитель другой транспортной компании отмечает ещё одну проблему, связанную с дебиторской задолженностью: «Если нет какого-то оригинала бумажного документа, потерялся, или по каким-то другим причинам не можем найти, то в этом случае не можем подать иск, если клиент не платит».

Если использовать ЭДО в логистике, не нужно специально возвращать машину для завоза документов в офис компании. Актуальные электронные перевозочные документы доступны всем участникам цепочки в системе электронного документооборота. После передачи груза заказчик перевозки в считаные минуты получает все необходимые документы для оплаты услуг перевозки.

Скорость взаимодействия между организациями повышается благодаря молниеносной передаче электронных документов между участниками перевозки. Не нужно подшивать бумажные документы в архивные папки. Можно быстро подготовить документы для налоговой и без задержек отправить ответы на требования. Не нужно запрашивать дубликаты в случае утраты документа, ведь у всех сторон есть электронный документ. И для суда электронные документы являются юридически значимыми.

Перевозку автомобильным транспортом можно полностью перевести на электронный документооборот. ЭДО позволяет передать контрагенту не только электронную транспортную накладную, но и другие документы:

• УПД
• Счёт на оплату
• Реестр перевозок
• Договор перевозки и др.

ЭТрН помогает зафиксировать все шаги — от отправки груза отправителем до принятия груза получателем. С точностью до секунды в электронном документе указываются метки времени всех этапов работы с документом. Фиксируется хронология заверения документа электронной подписью. Эта информация может помочь при работе с претензиями по перевозке.

Бумажные транспортные накладные нужно распечатывать минимум в трёх экземплярах. Если в документе ошибка или он утрачен, то его нужно восстановить. Это затратно и приводит к путешествию бумаги по России.

Кроме ЭТрН с перевозками грузов связаны другие документы: акт, УПД, договоры. Если вести их на бумаге, то понадобится архивирование. Искать документы в архиве сложно, как и восстанавливать в случае утраты, особенно если они срочно нужны при проверках или в претензионной работе.

Электронный документооборот снижает расходы логистических компаний на обслуживание бумажных документов.