Есть множество различных перевозочных документов. Из них в цифровом формате на время написания статьи реализовано только шесть. Два наиболее популярных формата ЭПД – это ЭТрН и ЭПЛ. Все электронные перевозочные документы заполняются в XML-формате. Их юридическая значимость при наличии подписей УКЭП или УНЭП не отличается от заверенной бумажной документации. Обмен ЭПД производится через операторов ЭДО, включенных в реестр ИС ЭПД.
Что такое ИС ЭПД? Это информационная система для организации документооборота электронными перевозочными документами. Оператор ЭДО «Такском» участвовал в эксперименте Министерства транспорта, начатом в 2020 году, и с 1 сентября 2022 г. вошёл в реестр операторов ИС ЭПД.
Выбрать перевод документации в цифровой формат – означает идти в ногу со временем. При этом самым важным препятствием к цифровизации является согласование перехода на ЭПД между всеми сторонами перевозки. Как замотивировать партнеров пользоваться электронными перевозочными документами, если вы сами уже поняли все выгоды данного формата? Расскажите им о преимуществах ЭПД и, возможно, они поддержат ваше решение.
Наиболее популярны электронный путевой лист и электронная транспортная накладная. Кроме них, в цифровой форме представлены заказ-наряд (подвид договора фрахтования, ЭЗН), сопроводительная ведомость (для операций с контейнером), заказ и заявка (еще два формата для заказа грузоперевозки). Обмен ЭПД регламентируется правительственным постановлением №931. Порядок взаимоотношений между участниками перевозок и правила документооборота зафиксированы в Уставе автотранспорта (ФЗ №259). Электронные форматы документов установлены приказами ФНС.
Создан для повышения удобства водителей и увеличения прозрачности документооборота. Позволяет не перевозить в машине несколько бумажных документов, а всю информацию о рейсе получить, открыв QR-код. Водитель за счет использования ЭПЛ снимает с себя лишнюю нагрузку и может сосредоточиться на основном своем занятии – безопасной перевозке пассажиров и грузов.
ЭПЛ позволяет рассчитать зарплату и надбавки водителям, подтвердить расходы на ГСМ, оплату парковки, компенсации за личный транспорт.
Документ состоит из 6 титулов. Первый файл заполняет и подписывает механик. Он указывает срок действия ЭПЛ, информацию о водителе и автомобиле, ФИО и должность ответственного лица, заполняющего титул. Титул 2 – ответственность медработника, производящего предрейсовый медосмотр. Реализовать осмотр можно в двух вариантах: реальным образом в автопарке или удаленно с помощью приборов телемедицины. В файл медработника вносятся сроки осмотра и его итоги, информация о медлицензии, данные водителя и ответственного медика.
Третий и четвертый файл содержит итоги техосмотра транспортного средства и показания прибора-одометра. Шестой и седьмой титулы заполняются после рейса и содержат в себе данные с одометра и заключения медицинского работника после медосмотра. Послерейсовый медицинский осмотр нужен, если водителю больше 55 лет, при перевозке пассажиров, подозрении на приём алкоголя и/или наркотиков. Все файлы обмена должны быть подписаны УКЭП участников перевозки.
Этот ЭПД создан для подтверждения договоренностей об услугах перевозки и расходов на логистику. В этом документе содержатся данные водителя, характеристики и условия доставки грузов, перечень сопроводительных актов. Цифровой формат ЭТрН включает в себя восемь файлов обмена или титулов, из которых четыре обязательны к заполнению. Они подписываются отправителем груза, его получателем и перевозчиком с помощью УКЭП.
Заказ-наряд в электронной форме подтверждает запрос на работы и их выполнение, является разновидностью договора фрахтования. Электронный формат данного перевозочного документа установлен Приказом ФНС от 9 декабря 2021 года. Этот ЭПД заполняется фрахтовщиком (исполнителем) и фрахтователем (заказчиком) в четырех титулах с информацией о грузе и условиях перевозки, маршруте, оплате услуг и сроках оказания. Для валидности ЭЗН обязательны УКЭП заказчика и исполнителя в соответствующих титулах.
Электронный формат заявки используется, если нет договора о грузоперевозке, а заказа – если он есть. Два титула этого ЭПД заполняются ответственными лицами и подписываются УКЭП или УНЭП. Их формат установлен Приказом ФНС от 13.02.2023 № ЕД-7-26/108@. Правила обмена и схема направления данных документов в ГИС – в приложениях №9 и №10 к ПП РФ №931.
Первый титул заполняет грузоотправитель или заказчик, который указывает предпочтения к транспортному средству, описывает груз, адреса погрузки и выгрузки, сведения о себе и о перевозчике. Второй титул заполняет перевозчик, который даёт точные данные по ТС, водителю и оплате. Оба файла подтверждаются УКЭП или УНЭП ответственных лиц. На основе ЭЗЗ возможно формирование ЭТрН.
Данный ЭПД применяется для оформления передачи пустого контейнера отправителю груза или загруженного контейнера получателю. Актуально, если контейнер снимается с автосредства для того, чтобы его загрузить или выгрузить. Количество титулов и сведения к заполнению зависят от операций с контейнером. Есть три варианта: предоставление пустого контейнера отправителю груза, загруженного контейнера его получателю и возврата пустого контейнера грузоперевозчику. Файлы обмена содержат данные об участниках, контейнере, ТС, условиях и обстоятельствах операции. Подробности заполнения титулов содержатся в приложении 5 к ПП РФ №931.
Электронный договор фрахтования оформляется на конкретную перевозку и транспортное средство. В этом электронном документе фрахтовщик фиксирует отношения с фрахтователем, предоставляя ему автотранспортное средство или его часть для транспортировки груза или пассажиров. XML-формат и XCD-схема заполнения изложены в Приказе ФНС РФ от 13.02.2023 № ЕД-7-26/109@. Титулы заполняют фрахтователь и фрахтовщик. В них содержатся сведения об участниках перевозки, описание груза и транспортного средства, данные водителя и подписи УКЭП или УНЭП заполняющих ответственных лиц.
Оставьте заявку, если возникли вопросыПока заполнять электронные перевозочные документы необязательно. Можно использовать и бумажный, и цифровой форматы. В 2024 году будет необходимо оформлять ЭПД. В частности, Минтранс сообщает, что в 2024 году состоится переход на цифровой формат транспортной накладной.
С 1 июня 2024 года при транспортировке алкогольной и содержащей спирт продукции нужно будет оформлять ЭТрН. Это указано в 108-ФЗ от 03.04.2023, который вводит поправки в федеральное законодательство по государственному регулированию производства и оборота алкогольной продукции. Чтобы пользоваться электронными перевозочными документами, к оператору ИС ЭПД нужно будет подключаться всем участникам перевозки.
Цифровая трансформация транспортной отрасли, в том числе перевод на ЭПД, – приоритетный вектор стратегии Минтранса. Согласно стратегии цифровой трансформации, такой переход увеличит привлекательность транспортных коридоров РФ, снизив чрезмерную трансакционную нагрузку по оформлению и контролю бумажной документации, число посредников.
Если у вас остались вопросы по ЭПД, получите все ответы по контактным телефонам на сайте «Такскома» или закажите обратный звонок. Все консультации по продуктам бесплатны. Вам расскажут, что такое электронные перевозочные документы, как их заполнять, помогут выбрать оптимальный тариф для вашего бизнеса.
Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов
«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными перевозочными документами с контрагентами.
и получайте новости первыми!