Порядок обмена электронными перевозочными документами

• Закон об электронных перевозочных документах
• Организация документооборота электронных перевозочных документов
• Как перейти на ЭПД
• Правила обмена электронными перевозочными документами на примере ЭПЛ
• Заполнение титулов ЭПЛ и отправка в ГИС ЭПД

В электронном формате в настоящее время существует 6 видов перевозочных документов: путевой лист, товарно-транспортная накладная, сопроводительная ведомость, заказ-наряд, заказ и заявка, договор фрахтования. Их использование в законодательном порядке началось в сентябре 2022 года, со времени вступления в силу Постановления Правительства №931 о правилах обмена ЭПД и начала работы государственной информационной системы перевозочных документов. Электронные перевозочные документы не нужно дублировать в бумажном виде.

Закон об электронных перевозочных документах

Устав автомобильного транспорта сформулирован в ФЗ №259. Федеральный закон регулирует отношения между участниками грузо- и пассажироперевозок на автомобильном и наземном электрическом транспорте, устанавливает общие условия оказания перевозочных услуг и порядок обмена ЭПД.

Правительственное постановление №931 утверждает правила обмена электронными перевозочными документами и порядок направления их из информационных систем операторов в государственную информационную систему. В приложениях к постановлению подробно рассматриваются правила направления каждого ЭПД в ГИС, а также приводятся схемы с описаниями. Кроме того, в ПП РФ №281 содержатся правила представления сведения в ГИС и технические требования к ИС.

Приказ ФНС России №ЕД-7-26/1065@ содержит форматы ЭТрН, ЭСВ и ЭЗН. Приказ №ЕД-7-26/108@ устанавливает формат ЭЗЗ, №ЕД-7-26/1109@ – ЭДФ, №ЕД-7-26/116@ – ЭПЛ.

Правительственное постановление от 30.11.2021 № 2116 содержит поправки в Правила перевозок грузов. ФЗ от 02.07.2021 № 336-ФЗ утверждает изменения в Устав автомобильного транспорта, которые касаются ЭТрН, ЭЗН и ЭСВ. 39-ФЗ от 06.03.2022 устанавливает поправки в Устав автомобильного транспорта относительно ЭПЛ, ЭЗЗ и ЭДФ. Приказ Министерства транспорта РФ от 28.09.2022 № 390 утверждает содержание правила оформления ЭПЛ.

Организация документооборота электронных перевозочных документов

Передавать данные из ИС в ГИС могут не все операторы ЭДО, а только аккредитованные Минтрансом и включённые в реестр. На момент написания данной статьи их было 11. Такском участвовал в эксперименте Минтранса по введению ЭПД с сентября 2020 г. и вошёл в реестр в апреле 2022 г. Правила формирования и ведения реестра утверждены в Приказе Министерства транспорта РФ от 10.02.2022 № 40. В данном приказе прописано, что операторы ИС ЭПД должны соответствовать требованиям Устава автотранспорта, изложенным в ст. 4 18.1 259-ФЗ от 8 ноября 2007 г.

Среди них наличие информационной телекоммуникационной инфраструктуры, аппаратных средств электронной подписи и законных прав на их использование, обеспечение соответствия ИС ЭПД техническим требованиям Правительства РФ, требуемый ФЗ размер чистых активов, отсутствие долгов по налогам и другие.

В приказе Министерства транспорта РФ от 25.05.2022 № 200 содержатся правила приёма в реестр операторов, перечень подаваемых документов, сроки и условия одобрения или отказа, основания для исключения, а также другие подробности процесса формирования реестра.

Как перейти на ЭПД

Переход на обмен электронными перевозочными документами достаточно прост. Путь к организации документооборота состоит всего из 4 шагов.

1. Выберите оператора из списка аккредитованных Минтрансом и заключите с ним договор.
2. Закажите УКЭП для участников. Электронная подпись для заполнения титулов ЭПЛ и ЭТрН необходима.
3. Сделайте МЧД для представителей компании, если они не наделены полномочиями с кодом 5 («на основании бумажной доверенности») или 6 («иное»), которые позволяют не использовать МЧД.
4. Подключитесь к сервисному программному обеспечению для оформления и обмена ЭПД. Мы рекомендуем использовать «Такском-Транспорт» или «Такском-Файлер».

При обмене ЭПЛ понадобится договор с медорганизацией или медиком, который будет проводить медосмотр, очно или дистанционно. В Такском дистанционный осмотр производит медицинская компания «Медикум» с лицензией на оказание предрейсовых и послерейсовых медосмотров.

Правила обмена электронными перевозочными документами на примере ЭПЛ

Заполнение титулов ЭПЛ и отправка в ГИС ЭПД

Файлы обмена ЭПД заполняются участниками и подписываются УКЭП. Заполнение производится согласно законодательным нормативам ФНС и Минтранса по оформлению электронных перевозочных документов.

1. Первый файл обмена с основными сведениями в настоящее время заполняет диспетчер или механик перевозчика (собственника ТС). В новом формате планируется оставить один вариант (данные будет заполнять только механик). В нём содержатся реквизиты оформителя, срок действия листа, название ТС, сведения о водителях и видах перевозки.
2. Второй файл обмена заполняет медработник, который проводит предрейсовый медосмотр. Тут может быть два варианта. Это может быть реальный представитель медицинской организации, который находится непосредственно в автопарке и лично измеряет основные показатели: (среди них давление, пульс, температура, содержание алкоголя). Второй вариант – использование телемедицины*: есть оборудование, медбоксы от организации с аккредитацией по оказанию услуг по проведению предрейсовых медосмотров. Кроме даты и времени проведения медосмотра, его результатов, ФИО водителя и медработника в титуле должна быть информация о медицинской лицензии.
3. Третий файл обмена – это раздел ответственного за техосмотр. Его заполняет механик из штата перевозчика, который проводит предрейсовый техосмотр автомобиля. Специалист осматривает, заполняет дату и время проведения ТО, его результаты, дату и время выхода ТС на линию, данные лица, заполнившего файл, которое отвечает за безопасность автомобиля при выходе на рейс.
4. Четвертый файл обмена – файл ответственного за показания одометра. Он заполняется при выезде ТС на рейс или при приёме ТС от другого водителя. В нём должны быть такие параметры, как дата, время выезда, показания одометра, данные заполняющего лица.

В новом формате планируется объединение 3 и 4 титулов в один. Операторы ИС ЭПД, собрав титулы, отправляют их в ГИС ЭПД. Форматно-логический контроль ЭПЛ производится в информационных системах операторов ЭПД и ГИС ЭПД (автоматически), после утверждения в системе (например, в «Такском-Транспорте» или «Такском-Файлере») формируется QR-код, который водитель показывает инспектору ГИБДД вместо бумажного путевого листа. Если форматно-логический контроль не пройден (например, подпись недействительна или при заполнении допущены нарушения), то ГИС не даёт оператору ИС разрешение на формирование кода, водитель не может выехать на рейс.

Водитель, возвращаясь из рейса, проходит медосмотр и снимает показания одометра. Титулы (файлы) 5 и 6 опциональны.

5. Пятый файл обмена содержит данные одометра при заезде на парковку или передаче автомобиля сменному водителю.
6. Шестой файл обмена включает в себя результаты медосмотра, который должны проходить не все водители, а только при соблюдении определённых условий (наличие хронических заболеваний, возраст старше 55 лет, склонность к употреблению алкоголя или наркотиков, участие в пассажироперевозках).

*Водитель перевозчика может проходить удалённый медосмотр на основании ст. 46 323-ФЗ, части 9. Необходимо использовать медицинские изделия для автоматической дистанционной передачи информации и контроля состояния здоровья. Работник, проходящий медосмотр, должен пройти идентификацию личности с проверкой документов в целях предотвращения прохождения медосмотра вместо него другим человеком.

Электронными перевозочными документами занимаются различные операторы ИС, и файлы-титулы ЭПЛ или ЭТрН могут заполняться участниками обмена, подключёнными к разным операторам ЭДО, благодаря роумингу. «Такском» поддерживает роуминг документооборота с АО «Калуга Астрал», ООО «Э-КОМ», АО «ПФ «СКБ Контур», ООО «Эдивеб», ООО «Компания «Тензор», ООО «Эвотор ОФД».

В «Такском-Файлере» можно заполнять и обмениваться ЭПЛ и ЭТрН, реализованы два варианта интерфейса, веб-версия для ПК и мобильное приложение для смартфона. Мы подготовили статью о работе с ЭТрн в «Такском-файлере». «Такском-Транспорт» – удобный сервис, предназначенный для простого и быстрого оформления путевых листов.

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными перевозочными документами с контрагентами.