Предпосылки внедрения электронных перевозочных документов (ЭПД)

Минтранс России совместно с ФНС, Минцифры и МВД обеспечили полномасштабный запуск Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

С 1 сентября 2022 г. появилась возможность оформлять в электронном виде транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд.

С 1 марта 2023 г. Минтранс планирует расширить перечень электронных перевозочных документов и нашим абонентам станут доступны: путевой лист, договор фрахтования и электронный заказ (заявки).

Перевозочные документы – часть документооборота

Электронные перевозочные документы – частный случай юридически значимого документооборота.

Как правило, в бизнес-процессах организации, кроме перевозочных документов, присутствует широкий перечень других документов.

Для примера, усреднённый сквозной процесс поставки с возможными документами в нём.

Широкий перечень документов этого сквозного процесса делает нецелесообразным отделение электронных перевозочных документов от общего документооборота, т. к. влечёт за собой необходимость обслуживать несколько процессов и информационных систем. Как следствие, возникают дополнительные временные и финансовые затраты. В этой связи необходимо выработать единое решение, позволяющее перевести в электронный документооборот максимальное количество процессов обмена документами с контрагентами.

Электронные перевозочные документы дополняют уже существующие привычные форматы бухгалтерских документов, утверждённых ФНС, такие как: УПД, счёт-фактура, акт и другие. Электронные перевозочные документы увеличивают долю электронных документов в обороте компании – масштабируют электронный документооборот.

За счёт масштабирования и единообразия процесса возникает экономия средств на документообороте.

Интеграция с корпоративной системой сервиса ЭДО обеспечит работу с полным перечнем формализованных документов. Также есть возможность настроить работу с неформализованными документами, например, передавать акты с фотографиями повреждений грузов с заверением их электронной подписью.

Если бы не было грядущей обязательности использования ЭПД, то с управленческой точки зрения потребность во внедрении электронного документооборота и интеграции ЭДО с инфраструктурой компании обусловлена следующим:

• операционный уровень – автоматизация рутины;
• организационный уровень – организация и контроль бизнес-процесса.

Задачи операционного уровня

Как правило, операционными задачами занимаются следующие специалисты: логисты, управленцы запасами и закупками, клиентские службы, бухгалтеры.

К типовым задачам документооборота функционального уровня можно отнести:

• Оформление договоров с перевозчиками;
• Организация и контроль доставки груза;
• Формирование реестров перевозок на оплату;
• Проверка правильности оформления документов;
• Проверка перевозчика на благонадежность;
• Подготовка пакета товаросопроводительных документов для перевозки;
• Уведомление контрагентов о необходимости возврата перевозочных документов;
• Контроль сроков получения документов по осуществляемым перевозкам;
• Восстановление документов;
• Составление документов, подтверждающих соблюдение сроков грузоперевозок;
• Регистрация входящих документов;
• Сканирование документов;
• Внесение документов в учётную систему;
• Архивирование документов и т. п.

Эти задачи можно вести не в бумажном, а в электронном документообороте. Например, расширение базы перевозчиков связано с необходимостью заключать договора, обмениваться официальными письмами, актами, бухгалтерскими документами. Задачи отправки/получения документов между контрагентами решает юридически значимый ЭДО. Цифровизация документооборота кратно ускорит процессы. А при масштабировании электронного документооборота значительно снижаются как финансовые, так и временные затраты на обслуживание бумажных документов, аренду площадей для хранения архивов, перемещение документов, архивирование и изъятие из архива, затраты на оргтехнику и расходные материалы.

Задачи организационного уровня

Сохранить пользовательский опыт – операции должны выполняются сотрудниками в привычном программном обеспечении, не допускать «зоопарка информационных систем». С этой задачей призвана справиться интеграция – выстроить процесс таким образом, чтобы пользовательский опыт минимально изменился – сотрудник остаётся в привычной среде.

Повысить производительность бизнес-процессов.. Внутри организации можно настроить идеальные процессы. Но на границах межорганизационного взаимодействия будет возникать «бутылочное горлышко», которое сводит на нет все усилия от оптимизации процессов. Юридически значимый электронный документооборот как раз поможет настроить сквозной межорганизационный процесс обмена и согласования документов.

Сократить затраты на рутинные операции – подготовка, печать, контроль возврата, внесение правок в документы, сканирование, архивирование – эти рутинные операции не добавляют ценности услугам, а, значит, фактически не приносят прибыль. Более того – генерируют издержки/потери. Но рутинные операции должны выполняться. Потери от рутинных операций известны как потери первого рода: бизнес вынужден идти на потери, при этом потери не конвертируются в ценность.

В Национальном стандарте РФ «Бережливое производство. Основные положения и словарь» ГОСТ 56020-2020 даны такие определения:

• Ценность – полезность, присущая продукции с точки зрения потребителя и находящая отражение в цене продаж и рыночном спросе.
• Потери – любое действие на всех уровнях организации, при осуществлении которого потребляются ресурсы, но не создаются ценности.

Если за действие не готов платить потребитель – потеря.

Перечислим некоторые потери, которые вызывает бумажный документооборот, разложив их по видам потерь:

• Перепроизводство – физическое копирование документов, распечатка файлов «на всякий случай».
• Лишние движения – поиск документов в архиве; брошюровка документов; неудобное расположение принтеров; переключение сотрудника на задачи печати и физической комплектации пакета документов; замена и заказ расходных материалов для оргтехники; восстановление работоспособности оргтехники; сбор подписей и штампов на документ.
• Ненужная транспортировка – пересылка документов между подразделениями внутри одной компании (разные этапы одного процесса физически распределены по разным локациям). Возврат документов контрагентам.
• Излишние запасы – завал бумаг на столах. Очень часто приходится видеть подобную картину в логистических подразделениях – на столах, в лотках скапливаются стопки бумаг, а некоторые стопки даже успевают покрываться пылью. Закупка излишнего количества оргтехники на случай замены. Закупка с запасом картриджей и бумаги.
• Избыточная обработка – дублирование информации. Часто видим процесс, когда менеджер склада подтверждает информацию о получении товара: сканирует накладные на стационарном сканере, пересылает скан-копию на свой компьютер, отправляет скан-копию закупщику; дублирование информации одного рода в разных учётных системах; длинные цепочки согласования; трансфер данных «цифра-бумага-цифра». Например, кладовщику формируют в учётной системе комплектовочный лист, распечатывают, выдают на руки. После комплектования заказа его проверяет менеджер, ставит на лист свою подпись и отмечает завершение комплектования в учётной системе.
• Ожидание – ожидание согласования документа; ожидание оформление документа печатью и подписью; ожидание комплекта документов на этапе упаковки. Ожидание курьером оформления документов после сдачи товара.
• Переделка – переделка документов после изменения номенклатуры; восстановление документов после утери на территории компании; восстановление документов по просьбе контрагентов

Интеграция ЭДО с учётными системами способствует сокращению потерь на обеспечение рутинных операций, не приносящих добавленной ценности, ценности для потребителя. И чем компания крупнее, чем распределённее её цепочки поставок, тем эффект от сокращения потерь будет ощутимее за счёт масштаба.

Мы задали несколько вопросов эксперту, о том какие проблемы сейчас вызывает бумажный документооборот у транспортно-экспедиционных компаний.

Евгений Литвин – руководитель проекта по внедрению ЭПД, ООО «СТЛ» (Системы и технологии в логистике) – 3PL-оператор логистических услуг по доставке сборных грузов в температурном режиме +2…+6° С.

Какие рутинные операции может сократить применение ЭДО?

Ручная проверка счетов-фактур и прочих документов. Дальше мы сканируем документы и загружаем сканы в учётную систему. При использовании электронного документооборота – работаем сразу с электронным документом, который маршрутизируется туда, где он должен быть. Т. е., при подписании нами документ сразу попадает в нужное место. Ручная обработка минимальна.

Мы посчитали, что 1 сотрудник обрабатывает входящие бумажные документы около 6 часов в день. А с ЭДО время обработки сокращается до 2 часов. Остаётся время на выполнение других задач.

Часто обращаетесь в электронный архив?

Бывает необходимо по запросу клиентов перепроверить определённые документы. Обращаемся к архиву при встречных проверках.

Какие сложности возникают у транспортных компаний в циклах бумажного документооборота?

Чаще всего – неправильное заполнение и утрата документа. Это приводит к увеличению цикла закрытия документов до 2-3 недель. Соответственно, увеличиваются сроки оплаты. Если документ теряется в крупной компании, в большинстве случаев восстановление документа связано с процессами контрагента, которые предполагают прохождение документа через центральный офис. Центральный офис может быть значительно удалён. А когда документы всё же туда попадают, затрачивается время на сверку и подписания. Проходит очень много времени. В электронном виде работа с документами идёт оперативно.

Как сказываются циклы бумажного документооборота на клиентском сервисе?

По условиям договора, до возврата полного и корректно оформленного пакета документов – заказчик вправе не оплачивать услуги по организации перевозки груза. Часто проблемы возникают с перевозчиками – водители не подписывают документы со своей стороны, несмотря на наши инструкции. Иногда документы возвращаются в ненадлежащем виде. Водители не хотят разбираться, что и к чему относится, сдавая документы кучей. Сразу оценить корректность оформления таких комплектов не представляется возможным. Такие документы после проверки направляются перевозчику на доработку. Это, в свою очередь, отодвигает сроки расчётов между участниками. Но при переходе на транспортный ЭДО мы даём подробные инструкции со своей стороны, ведём работу с водителями. У нас есть отделы координации и складского документооборота, которые круглосуточно на связи и соответственно присутствуют на отгрузке. В этом процессе работу с водителями проводим – водители разбираются, учатся. Появляется возможность проверить статус и корректность подписания в режиме онлайн.

Какие средства автоматизации межорганизационных процессов вы используете?

Мы разработали собственную информационную систему и постоянно улучшаем её с учётом наших бизнес-процессов, удобства партнёров и требований законодательства. Клиент размещает заявку – на её основании может выгрузить необходимые документы, такие, как поручению экспедитору, транспортная накладная и другие. Также обмениваемся первичными документами посредством ЭДО. В планах обмен ЭПД после принятия всех необходимых государственных нормативных актов.

Всё для электронного документооборота в сфере пассажирского и грузового транспорта

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.