Путевой лист (ПЛ) в цифровой форме введён в действие в 2023 году. Задача этого документа — повышение прозрачности и безопасности пассажирских и грузовых перевозок, а также упрощение и удешевление документооборота. В целом порядок оформления цифровых ПЛ изменился мало, но в 2025 году при его оформлении нужно учитывать несколько нюансов.
В этой статье разберёмся, как заполнить путевой лист согласно действующим нормативно-правовым актам.
Электронная форма ПЛ предусмотрена пунктом 9 состава сведений путевого листа, утверждённого приказом Министерства транспорта РФ № 390. Изменения в этот нормативно-правовой акт внесены в марте 2023 года, при этом сохранена возможность оформления ПЛ на бумаге.
Переходить на электронный вид можно по своему желанию. Исключение составляет ситуация, когда транспорт используют двое и более водителей, и на одну машину нужно делать несколько документов. Тогда единственной допустимой формой остаётся бумажная.
Кроме того, оформлять ЭПЛ обязательно нужно при транспортировке алкогольной продукции. Это изменение в действующий порядок вступило в действие с 01.03.2025.
В будущем Министерство транспорта РФ планирует ввести ЭПЛ для таких видов грузов:
Правила заполнения путевого листа регламентируются ФНС России. Бизнес должен руководствоваться приказом ЕД-7-26/116@ от 17.02.2023.
Зачем нужен путевой лист? Он подтверждает правомерность эксплуатации ТС для коммерческих целей. Он гарантирует, что машина прошла предусмотренную законом проверку, а состояние здоровья водителя позволяет ему безопасно управлять транспортом.
ПЛ понадобятся при приёмке товара, во время проверок ГИБДД, Ространснадзором и Федеральной налоговой службой, а также при возникновении трудовых споров между водителями и транспортными организациями.
Если организация или ИП приняли решение об использовании цифровой формы документа, это необходимо зафиксировать документально. Руководитель компании издаёт приказ, которым вносит изменения в учётную политику.
Для создания и обмена ЭПЛ необходимо заключить соглашение с оператором ЭДО. Он должен состоять в реестре Минтранса России, где указаны все организации с правом на работу с перевозочными документами. Заключать договоры с контрагентами для перехода на ЭПЛ не нужно.
После этого алгоритм работы будет следующим:
ГИС ЭПД контролирует правильность составления цифровых ПЛ и наличие на них КЭП. Она определяет порядок обработки документации, хранит её и направляет по запросу в контролирующие органы.
Самостоятельно выбирать и утверждать форму документа не нужно. Необходимые для этого типовые бланки в ЭДО соответствуют формату, принятому ФНС России.
Сам цифровой ПЛ состоит из нескольких частей:
В ЭПЛ вносят сведения о результатах медицинского осмотра, который проводится удалённо. Для этого у транспортной организации должно быть специальное оборудование и договор с компанией, имеющей лицензию на оказание этих услуг.
В цифровом документе предусмотрены следующие обязательные реквизиты:
Отдельная категория — использование спецтехники и ТС спецназначения. Данные указывают согласно Техническому регламенту Таможенного союза 018\2011.
В 2025 году можно использовать и электронный, и традиционный вариант ПЛ. Составлять его должен собственник автомобиля. Его заполняют на каждую машину, если она задействована в работе. Если транспортное средство передано в аренду вместе с водителем, то ПЛ составляет арендодатель.
Подготовить документ необходимо до начала рейса. При этом разрешено оформление:
Если лист оформляют в цифровом формате, в него можно вносить изменения о водителе и автомобиле (прицепах).
В ЭПЛ обязательно указывают дату и время, а также результат проведения медицинского осмотра. Его проводят перед сменой или рейсом и после их завершения. Эти сведения вносит медработник. Они содержат:
Результаты осмотра он заверяет усиленной КЭП в электронном формате. Они имеют форму медицинского заключения, подтверждённого отметкой в ПЛ. Порядок и периодичность проведения всех видов медосмотров для водителей, а также перечень исследований, проводимых при этом, утверждены в приказе Минздрава РФ от 30.05.2023 № 266н с учётом закона «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» № 323–ФЗ от 21.11.2011.
В 2025 году водители транспортных организаций могут проходить периодические медицинские осмотры с помощью оборудования, которое дистанционно передаёт информацию о здоровье водителя. В этом случае информацию о результатах проверки указывают в ЭПЛ согласно постановлению Правительства РФ № 866 от 30.05.2023.
Информацию о дате и времени выхода автомобиля на рейс или смену вносит должностное лицо транспортной компании. Эта ответственность лежит на сотруднике, который отвечает за безопасность эксплуатации машин и их состояние. Его назначают приказом директора юридического лица или предпринимателя. Если ИП или физлицо работают самостоятельно, они и вписывают эти данные.
Также в ЭПЛ указывают дату и результат контроля технического состояния машины перед выездом. Кроме того, фиксируются показатели одометра на панели приборов.
Правильность внесённых данных подтверждается электронной цифровой подписью человека, который проводил контроль и вносил данные о нём в документ.
В результате в ЭПЛ должна быть одна из резолюций:
После возвращения машины из рейса или со смены, а также после выполнения последнего заказа такси необходимо зафиксировать показания одометра. Их вписывает в путевой лист ответственное лицо ООО или ИП, либо сам предприниматель или физическое лицо. Данные обязательно заверяются электронной подписью.
При оформлении бумажных листов на нескольких сотрудников, работающих на одной машине, указывать показания одометра при передаче транспортного средства может сам водитель. Их может вписать человек, который сдавал машину или тот, кто её принимал следующим (если первый вариант невозможен). В этом случае в путевом листе указывают ФИО водителя.
Если транспортная компания или предприниматель применяет в работе путевые листы в электронной форме, водитель или экспедитор должны предъявить эти документы отправителю груза в цифровом виде или в виде бумажной копии.
Несмотря на это, что бумажный путевой лист продолжает действовать, переход на электронную форму этого документа даёт транспортным организациям несколько преимуществ:
Электронный путевой лист действует в России с 2023 года. С момента принятия процесс его оформления практически не изменился и не требует таких же усилий, как заполнение бумажного документа. Более того, для упрощения взаиморасчётов с заказчиками транспортная компания может использовать и другие цифровые перевозочные документы. Например, транспортную накладную, сопроводительную ведомость, заказ-наряд.
Всю эту документацию можно оформлять в компании «Такском», которая включена Минтрансом РФ в реестр операторов ИС ЭПД.
и получайте новости первыми!