Работа с электронным путевым листом в сервисе «Такском-Файлер»

Из статьи вы узнаете:

• Структуру электронного путевого листа
• Схемы обмена электронным путевым листом в 2023 году
• Как реализован путевой лист в сервисе электронного документооборота «Такском-Файлер»

1 марта 2023 года вступила в силу новая редакция Постановления Правительства № 931 от 21.05.2022. В нём определены правила обмена электронными путевыми листами. Как и в случае с другими перевозочными документами, работа с электронным путевым листом возможна только через аккредитованного Министерством Транспорта Оператора информационной системы перевозочных документов (ИС ЭПД), коим и является «Такском».

Структура электронного путевого листа

Аналогично электронной транспортной накладной (ЭТрН), путевой лист состоит из отдельных титулов, которые представляют собой XML-файлы по формату, определённому в Приказе Федеральной налоговой службы от 07.02.2023 № ЕД-7-26/116@ «Об утверждении формата электронного путевого листа».

Пять титулов обязательны. Один титул дополнительный – необязательный (для грузовых перевозок). Каждый титул фиксирует конкретный набор информации путевого листа. Совокупность титулов формирует электронный путевой лист.

• Титул 1 – информация об обстоятельствах и особенностях рейса

  Создаёт собственник ТС. Титул содержит информацию об обстоятельствах и особенностях рейса, т. е. основную информацию (даты документа, сведения о виде сообщения, место отправления, сроки путевого листа, сведения о транспортном средстве, водителях, сведения об оформителе, сведения о собственнике ТС). Титул ЭПЛ подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП).

• Титул 2 – результат предрейсового медицинского осмотра

  В зависимости от схемы обмена ЭПЛ, титул создаёт штатный медицинский сотрудник или внешняя организация, например, оказывающая услуги дистанционного медицинского осмотра. Медицинский сотрудник подписывает результаты предрейсового осмотра квалифицированной электронной подписью.

• Титул 3 – результат предрейсового контроля технического состояния транспортного средства

  Титул создаёт ответственный за техническое состояние ТС. Это может быть штатный специалист или внешняя организация. Титул содержит информацию о результате предрейсового контроля технического состояния транспортного средства и о выпуске транспортного средства на линию. Файл подписывает ответственное за выпуск ТС на линию лицо (механик) усиленной квалифицированной электронной подписью.

• Титул 4 – показатели одометра до выезда ТС в рейс

  Титул содержит информацию о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки. Этот титул механик формирует и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью.

• Титул 5 – показатели одометра после рейса

  Титул содержит информацию о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку. Аналогично четвёртому титулу, его создаёт и подписывает УКЭП лицо, ответственное за выпуск ТС на линию.

• Титул 6 – результаты послерейсового медицинского контроля

  Титул фиксирует информацию о результате послесменного, послерейсового медицинского осмотра. Такой титул подписывает УКЭП медицинский сотрудник. Как и в Титуле 2, в зависимости от схемы обмена ЭПЛ, медицинский работник может быть штатной единицей или внешним специалистом.

Схемы обмена электронным путевым листом

Минтранс предложил две основные схемы обмена электронными путевыми листами.

Схема № 1 – применяют для работы с электронным путевым листом внутри организации собственника ТС.

Этот сценарий характерен для организаций с собственным медицинским кабинетом и штатным механиком, когда полное оформление путевого листа происходит внутри организации.

Роли процесса и их действия

1. Собственник ТС – поэтапно оформляет все титулы ЭПЛ в кабинете электронного документооборота, в нашем случае, в «Такском-Файлере».
2. Оператор информационной системы перевозочных документов (ИС ЭПД) – контролирует правила обмена электронным путевым листом и проверяет данные на соответствие формату. Передаёт сформированные титулы ЭПЛ в ГИС ЭПД.
3. Государственная информационная система перевозочных документов (ГИС ЭПД) – контролирует корректность электронных документов, переданных от ИС ЭПД; проверяет валидность электронной подписи; устанавливает статус обработки документов; хранит ЭПЛ; предоставляет информацию в федеральные органы власти.

Схема №2 – применяется, если в процессе обмена присутствуют внешние организации, участвующие в формировании электронного путевого листа.

Роли процесса и их действия

1. Собственник ТС – создаёт ЭПЛ, формируя Титул 1, и направляет его участникам электронного документооборота. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.
2. Медицинский работник – например, организация, которая проводит дистанционные предрейсовые осмотры, на основании Титула 1 формирует ответ о результате осмотра. Медицинский работник формирует Титул 2 и направляет его собственнику ТС.
3. Лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС – может быть отдельное юрлицо, которое на основании Титула 1 ЭПЛ формирует Титул 3 с результатами предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Файл заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью.
4. Уполномоченное за снятие показателей с одометра лицо – формирует Титул 4 при выезде ТС с парковки и Титул 5 при заезде ТС на парковку, фиксируя показатели одометра. Оба титула подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.
5. Оператор информационной системы перевозочных документов (ИС ЭПД) – контролирует правила обмена электронным путевым листом, проверяет данные на соответствие формату. Передаёт сформированные титулы ЭПЛ в ГИС ЭПД.
6. Государственная информационная система перевозочных документов (ГИС ЭПД) – контролирует корректность электронных документов, переданных ИС ЭПД; проверяет валидность электронной подписи; устанавливает статус обработки документов; хранит ЭПЛ; предоставляет информацию в федеральные органы власти.

Реализация путевого листа в универсальном сервисе юридически значимого электронного документооборота «Такском-Файлер»

Обмен путевыми листами возможен при помощи разного программного обеспечения:

• веб-сервис «Такском-Файлер» для электронного документооборота
• мобильное приложение «Такском-Файлер» (Android, iOS);
• решения для «1С»,
• программный интерфейс (API) для создания собственных интеграционных решений.

Рассмотрим работу с первой схемой создания путевого листа в «Такском-Файлере» – её применяют для работы с электронным путевым листом внутри организации.

Для создания ЭПЛ нужно нажать на кнопку «Создать» и выбрать тип документов «ЭПД». Отобразится список электронных перевозочных документов, доступных в кабинете ЭДО.

Выбираем пункт «Путевой лист Т1 (информация об обстоятельствах и особенностях рейса)» и приступаем к заполнению.

При заполнении любого титула ЭПЛ «Такском-Файлер» подскажет, какие поля обязательны для заполнения, подсветив их красным цветом.

Кроме этого, «Такском-Файлер» проверит данные на соответствие формату ЭПЛ. Подскажет, на какие поля нужно обратить внимание. Проверка произойдёт автоматически при подписании документа или по нажатию на кнопку «Проверить». На скриншоте мы видим результаты проверки – появилась оранжевая кнопка с отображением количества ошибок. Если нажать на кнопку, система покажет детализацию ошибок, – укажет на поля, в которых присутствуют ошибки.

Титул можно сохранить в черновиках и вернуться к заполнению позже. На скриншоте изображён заполный первый титул ЭПЛ. После заполнения и проверки автор нажимает на кнопку «Подписать и отправить». «Такском-Файлер» прикрепит к документу электронную подпись и передаст его в систему электронного документооборота.

Следующим вступает в дело медицинский сотрудник. Он получает сформированный первый титул электронного путевого листа в кабинете ЭДО. Все электронные документы организации сохраняются в кабинете сервиса электронного документооборота. Документ можно найти по простому фильтру, используя поле «Поиск…». Или, как на скриншоте, используя расширенный фильтр.

Открыв Титул 1, медицинский сотрудник может приступить к созданию Титула, содержащего результат предрейсового медицинского осмотра. Для этого достаточно кликнуть на меню документа и выбрать пункт «Создать на основе».

Откроется диалоговое окно ИС ЭПД с перечнем возможных титулов. Медицинский сотрудник выбирает Т2.

Медицинский сотрудник заполняет все необходимые поля в Титуле и нажимает «Подписать и отправить». «Такском-Файлер» прикрепит электронную подпись к титулу с результатом предрейсового медицинского осмотра, передаст документ в кабинет ЭДО организации.

По аналогичной схеме, на основании Титула 1 ЭПЛ, создаются и заполняются: титул о результате предрейсового контроля технического состояния транспортного средства; титул с показателями одометра до выезда ТС в рейс.

Ответственный за снятие показателей одометра находит Титул 4 ЭПЛ по реквизитам документа. На его основе создаёт титул с показателями одометра после рейса.

Как мы видим, работа с электронным путевым листом сводится к заполнению нескольких полей в веб-форме. Работа с ЭПЛ не требует особой квалификации. Для работы нужен доступ в сервис ЭДО и усиленная квалифицированная электронная подпись для участников процесса.

Сейчас мы завершаем отладку обмена электронными путевыми листами между участниками процесса. Вместе с тем мы продолжаем улучшать интерфейс «Такском-Файлера» для удобства использования новых форматов документов. После завершения отладки ЭПЛ станет доступен пользователям веб-версии и мобильного приложения сервиса. Уже готов модуль API для интеграции ЭДО с имеющейся у клиентов учётной системой.

Всё для электронного документооборота в сфере пассажирского и грузового транспорта

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.