Сценарии применения электронного путевого листа

Текст: Илья Конохов — менеджер продуктового департамента компании «Такском»;

Павел Ильичев — представитель компании «Медикум», разработчик программно-аппаратного комплекса для проведения дистанционных медицинских осмотров водителей.

Рассмотрим несколько сценариев, о которых чаще всего спрашивают наши абоненты ЭДО, и ответим на вопросы:

• Как создать электронный путевой лист
• Как в один ЭПЛ внести несколько водителей
• Как быть, если нужно снять водителя с рейса, но при этом ТС прошло технический контроль
• Как сформировать ЭПЛ при проведении дистанционного медицинского осмотра водителя

Напоминаем структуру ЭПЛ. Электронный путевой лист состоит из 6 отдельных файлов — титулов.

Каждый титул содержит определённый набор информации:

• Титул 1 — обстоятельства и особенности рейса. В нём указывается исчерпывающая информация о рейсе. Титул формирует владелец ТС.
• Титул 2 — результаты предсменного медицинского осмотра. В титуле ставит отметку внутренний или внешний медицинский сотрудник о допуске водителя к рейсу.
• Титул 3 — результаты предрейсового контроля технического состояния ТС. Механик или другое ответственное лицо ставит отметку о надлежащем техническом состоянии ТС, которое выпускается на рейс.
• Титул 4 — показания одометра при выезде.
• Титул 5 — показания одометра при заезде.
• Титул 6 — результаты послерейсового медицинского осмотра.

Титулы связывают между собой. В интерфейсе сервиса ЭДО «Такском-Файлер» титулы создаются на основании предшествующего по следующей схеме:

* «Титул 4» формируется на основании «Титула 1», если создаётся новая цепочка ЭПЛ. Об этом расскажем ниже, в сценарии «Снятие с рейса водителя»

Все титулы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Реализацию работы с электронным путевым листом продемонстрируем в веб-интерфейсе сервиса ЭДО «Такском-Файлер» — он позволяет работать с широким перечнем документов, в том числе, с электронными перевозочными документами, к которым относится электронный путевой лист.

Материал «Как создать кабинет ЭДО для обмена электронными перевозочными документами» читайте здесь.

Сценарии

Сценарий: перевозка грузов одним водителем на транспортном средстве с одним путевым листом.

Назовём этот сценарий «базовый». В описании остальных сценариев покажем, чем они отличаются от «базового».

Описание сценария

Титулы формируются в сервисе ЭДО «Такском-Файлере». Во время отправки «Файлер» проверит титулы на соответствие формату ФНС и передаст титулы в ГИС ЭПД.

Роли участников сценария

Все роли (сотрудники) состоят в штате собственника ТС.

• собственник (владелец)/арендодатель транспортного средства — ответственный за формирование путевого листа;
• медицинский работник, проводящий медосмотр водителей;
• механик или любое другое должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортного средства;
• механик или любое другое должностное лицо, уполномоченное на фиксацию в путевом листе показаний одометра.

Начало рейса

1. Для создания «Титула 1» с описанием обстоятельств и особенностей рейса в «Файлере» следует нажать кнопку «Создать», затем кликнуть на раздел ЭПД (электронные перевозочные документы). «Файлер» откроет список формализованных перевозочных документов, доступных в кабинете.
   Кликнуть на «Путевой лист Т1 (информация об обстоятельствах и особенностях рейса)»

2. «Файлер» попросит указать получателя электронного документа. Указать свою организацию и нажать «Создать».

3. Заполнить все обязательные поля — они подсвечены красным. Нажать «Подписать и отправить». «Файлер» проверит титул на соответствие формату ФНС и передаст титул ЭПЛ в ГИС ЭПД.

4. Для продолжения работы открыть раздел «Документооборот» и на вкладке «Отправленные» кликнуть на ранее созданный «Титул 1» ЭПЛ.
   Для поиска титула можно воспользоваться фильтром, как показано на скриншоте.

5. Медицинский сотрудник открывает необходимый «Титул 1» ЭПЛ. На карточке Титула нажимает кнопку «Мед. осмотр». «Файлер» создаст форму «2 Титула».

6. Медик фиксирует результат о допуске водителя к исполнению трудовых обязанностей в «Титуле 2» ЭПЛ. После нажимает «Подписать и отправить».

7. Ответственный за предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства, например, механик, открывает «Титул 1». Нажимает на кнопку «Контроль технического состояния».

8. «Файлер» откроет «Титул 3». Механику нужно заполнить обязательные поля, подтверждая результаты предрейсового контроля технического состояния ТС.

9. Осталось внести в электронный путевой лист показания одометра при выезде. Для этого откройте «Титул 3», созданный на предыдущем шаге. Нажать на кнопку «Контроль одометра». Откроется форма «Титул 4» электронного путевого листа.

10. В «Титуле 4» заполните показания одометра. Нажмите «Подписать и отправить».

После заполнения и заверения электронной подписью «Титула 4» ЭПЛ считается сформированным. В мобильном приложении сервиса «Такском-Файлер» будет доступен QR-код для предъявления сотруднику МВД.

Завершение рейса

11. Фиксация показания одометра после завершения рейса.
    Для этого создайте «Титул 5» — показания одометра при заезде.
    Откройте ранее созданный «Титул 4». В форме титула ЭПЛ нажмите «Контроль одометра».
    Откроется форма «Титул 5». Заполните её по аналогии с «Титулом 4», как на шаге 10.

12. Последний «Титул 6» (результаты послерейсового медицинского осмотра) — необязательный для перевозок груза. Титул оформляется по аналогии с «Титулом 2». Но создаётся на основании «Титула 5», созданного на шаге 11.

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

Сценарий: перевозка осуществляется двумя водителями на одном транспортном средстве

Отличительная особенность этого сценария в том, что указывается два водителя при формировании «Титула 1» об обстоятельствах рейса. Т. е., два водителя отправляются в рейс на одном ТС.

Описание сценария

В данном сценарии на каждого водителя отдельно формируется «Титул 2» с результатами предсменного медицинского осмотра. При необходимости формируются два «Титула 6» после завершения рейса.

Все титулы заполняются в «Такском-Файлере», в кабинете ЭДО собственника ТС, и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью.

Реализация в сервисе «Такском-Файлер»

Отличие от базового сценария заключается в добавлении ещё одного водителя на этапе формирования «Титула 1».

Для этого в разделе «Титула 1» «Сведения о водителе (водителях) транспортного средства», нажмите на кнопку «+ Добавить». Создастся новая вкладка с данными о водителе.

Медицинский сотрудник по аналогии с базовым сценарием создаёт «Титул 2» для каждого водителя по отдельности.

Создавая титулы «На основании», сервис «Такском-Файлер» их связывает и передаёт данные о связи в ГИС ЭПД. Из ГИС ЭПД информацию о ЭПЛ получают сотрудники МВД — при считывании QR-кода.

Сценарий: снятие с рейса водителя

Сценарий будет актуален, если что-то идёт не так, когда водитель, получивший ЭПЛ, снимается с рейса. В этом сценарии ТС уже прошло предрейсовый технический контроль. Нужно учесть этот факт при назначении на рейс нового водителя.

Описание сценария

В этом сценарии завершается рейс первого водителя созданием «Титула 5» с признаком окончания рейса «2 — сдача транспортного средства».

Создаётся новая цепочка титулов со ссылкой на предыдущий «Титул 1». Это позволит повторно не проводить предрейсовый контроль технического состояния ТС.

Создайте новый «Титул 1» с признаком начала рейса «2 — приём-сдача транспортного средства». В поле «Уникальный идентификатор предыдущего путевого листа» укажите «№ сделки» предыдущего «Титула 1».

Вторая цепочка формируется без «Титула 3», поскольку транспортное средство уже прошло технический контроль, и это зафиксировано в первой цепочке.

Реализация в сервисе «Такском-Файлер»

В «Титуле 1» устанавливается признак рейса: «приём-сдача транспортного средства». Вносится «Уникальный идентификатор предыдущего путевого листа» из поля «№ сделки».

Дальше процесс идёт по базовому сценарию. Формируется «Титул 2», «Титул 4».

«Титул 3» не формируется.

Сценарий: перевозка на транспортном средстве с одним путевым листом, с прохождением медицинского осмотра в отдельной организации

Этот сценарий аналогичен «базовому» за одним важным исключением: медицинский предрейсовый и послерейсовый осмотр проводит сотрудник, находящийся вне штата собственника транспортного средств. Это может быть приходящий врач или сервис дистанционного осмотра водителей. Например — «Медикум».

Описание сценария

Титулы 1, 3, и 4 заполняются в сервисе ЭДО собственника транспортного средства. «Титул 2» оформляется в сервисе ЭДО медицинской организации.

«Титул 5» оформляется в сервисе ЭДО собственника транспортного средства.

«Титул 6» оформляется в сервисе ЭДО медицинской организации.

Сформированные и подписанные УЭКП титулы ЭПЛ оператор информационной системы перевозочных документов, в нашем случае «Такском», передаёт в ГИС ЭПД.

Участники:

• собственник или арендодатель ТС — юридическое лицо, зарегистрированное на территории Российской Федерации;
• медицинский сотрудник, состоящий в штате медицинской организации, зарегистрированной на территории Российской Федерации и оказывающей собственнику транспортного средства по договору услуги по проведению предсменных, предрейсовых медицинских осмотров, а также, при необходимости, послесменных, послерейсовых медицинских осмотров;
• механик или любое другое должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортного средства, состоящее в штате собственника транспортного средства;
• механик или любое другое должностное лицо, уполномоченное на проставление в путевом листе показаний одометра, состоящее в штате собственника транспортного средства.

Реализация в сервисах «Такском-Файлер» и «Медикум»

Этот сценарий реализован совместно с нашим партнёром — компанией «Медикум», которая занимается проведением дистанционных медицинских осмотров водителей на аппаратно-программном комплексе СДМО «Медикум».

В этом сценарии получателем «Титула 1» указывается юридическое лицо «Медикум».

После отправки «Титула 1» водитель проходит медицинский осмотр на аппаратно-программном комплексе «Медикум».

По результатам медицинского осмотра «Медикум» формирует «Титул 2» с результатом осмотра и передаёт его в кабинет ЭДО отправителя «Титула 1».

Каждый сформированный «Титул 2» заверяется УКЭП медработника. «Титул 6» с результатом послерейсового медицинского осмотра также формируется вышеописанным способом. Обязательным условием проставления отметки о прохождении медицинского осмотра в электронном документе является отправка в «Медикум» «Титула 1».

Процедура осмотра фиксируется в кабинете «Медикум». Чтобы посмотреть, как проводился осмотр, зайдите в личный кабинет пользователя «Медикум» по ссылке https://mdcm.online/.

Введите логин и пароль. Логином является e-mail, указанный при создании личного кабинета. Пароль приходит в письме на вышеуказанный e-mail. В левом вертикальном меню автоматически выбирается раздел «Осмотры».

В открывшемся окне с осмотрами выберите нужный и откройте карточку осмотра. В карточке осмотра можно посмотреть видео осмотра, фото, сделанные в момент алкотестирования, в момент идентификации пользователя, а также результат осмотра.

Находясь в разделе «Осмотры», вы можете скачать каждый осмотр в виде PDF файла. Также к каждому осмотру вы можете скачать файл SIG. Это документ, который формируется в результате заверения результатов медосмотра УКЭП медработника.

Подлинность файлов PDF и SIG можно проверить на сайте «Госуслуги» по ссылке:

Пока водитель получает медицинский допуск, формируются остальные титулы ЭПЛ по аналогии с базовым сценарием.

Всё для электронного документооборота в сфере пассажирского и грузового транспорта

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.