Возможности ЭДО в области перевозки и экспедирования грузов автотранспортом

Автор: Марина Климова, профессиональный бухгалтер и независимый налоговый консультант, автор более 70 книг и многочисленных статей по проблемам бухгалтерского учёта и налогообложения, к. э. н.

Заинтересованные стороны могут в связи с перевозкой грузов заключать договоры перевозки и/или договоры транспортной экспедиции. Их заключение регулируется гл. 40 и гл. 41 ГК РФ, а также рядом законов и подзаконных актов. Эти договоры кардинально разнятся предметом сделки:

• по договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (п. 1 ст. 785 ГК РФ);
• по договору транспортной экспедиции экспедитор обязуется оказать услуги по организации перевозок грузов любыми видами транспорта и оформлению перевозочных документов, документов для таможенных целей и других документов, необходимых для осуществления перевозок грузов (ст. 801 ГК РФ, ст. 1 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»).

Требования к документообороту по этим договорам также чётко определены нормативно-правовыми актами, а в настоящее время появились еще и возможности организации ЭДО по этим сделкам.

Разберёмся подробнее в возможностях цифровизации документов по перевозке и экспедированию грузов.

Договор перевозки груза

1. Сам договор может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа.

Заказ оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного заказа. Форма этого документа государством не утверждена, но состав его обязательных реквизитов определён Приложением № 5 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200 (далее – Постановление № 2200)

При определении формата электронного заказа предпочтение может быть отдано формату т. н. договорного документа (файл PDF/A-3), предложенному Приказом ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@. Преимущество именно этого, а не «самодельного» варианта в том, что при истребовании документа налоговым органом, его можно представить проверяющим как есть, не изготавливая копии (п. 2 ст. 93 НК РФ). Это вообще одно из главных удобств работы с форматами, утверждаемыми ФНС России, даже в тех случаях, когда их применение факультативно.

Оформить и направить электронный заказ допустимо любым согласованным образом. Например, через сайт перевозчика, по электронной почте, по интернету через оператора ЭДО и т. д. Но не забудьте: для подписания электронного заказа (заявки) может использоваться только усиленная квалифицированная электронная подпись, как со стороны грузоотправителя, так и со стороны перевозчика (п. 8 Правил перевозки, утв. Постановлением № 2200).

2. Заключение договора перевозки груза обязательно подтверждается составлением транспортной накладной (п. 2 ст. 785 ГК РФ, п. 20 ст. 2 Устава автомобильного транспорта). При перевозках автотранспортом в обязательном порядке используется унифицированная форма транспортной накладной, бланк и порядок заполнения которой утв. Постановлением Правительства № 2200.

Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, составляется грузоотправителем, причём если накладная не оформлена, то перевозчик не должен принимать груз к перевозке (п. 1, 3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта)

Она может быть бумажной или электронной (т. н. ЭТрН – электронная транспортная накладная).

С сентября 2022 г. вступают в силу Правила обмена электронными перевозочными документами, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 № 931. Обязательный к применению участниками договора перевозки грузов формат ЭТрН определён Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. К слову, этим же документом определены форматы и двух других электронных перевозочных документов – сопроводительной ведомости и заказ-наряда. Заказ-наряда – это форма договора фрахтования. А сопроводительная ведомость нужна при подаче порожнего контейнера грузоотправителю или гружёного контейнера грузополучателю в случае, если погрузка груза в контейнер, выгрузка груза из него осуществляются посредством снятия контейнера с транспортного средства.

Использование ЭТрН, безусловно, дисциплинирует стороны договора. Но, переходя на этот формат, нужно, как минимум, учесть следующее:

• обмениться электронными перевозочными документами можно только по интернету через операторов ЭДО (п. 2, 4 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта);
• данные такого перевозочного документа доступны грузоотправителю, перевозчику и грузополучателю, а также направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД, п. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта), что автоматически сделает их доступными ФНС России, МВД России, Ространснадзору, Минтрансу России, Минцифры России (Приложение к Правилам представления информации в ГИС ЭПД, утв. Постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281);
• подписывать ЭТрН можно усиленными квалифицированными или неквалифицированными электронными подписями, сертификаты ключа проверки которых созданы и используются на портале Госуслуг (пп. 2 п. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта (в ред., действующей с 01.09.2022)). Это правило универсально и касается всех подписантов, включая представителей грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика;
• если транспортная накладная будет использоваться грузоотправителем как первичный учётный документ для подтверждения расходов, то должен составляться её отдельный бумажный оригинал для грузоотправителя (п. 10 Правил перевозки грузов, утв. Постановлением № 2200).

3. Последнее упомянутое правило очень осложняет применение ЭТрН: получается, что от бумаги полностью отказаться нельзя. По этой причине уже сейчас многие грузоотправители склонны принимать решение использовать в качестве первичных учётных документов не транспортные накладные, а альтернативу, которую готов предложить перевозчик: акты, универсальные передаточные документы (УПД). Это допустимо для документирования расходов (письма ФНС от 19.04.2021 № СД-4-2/5238@, от 10.08.2018 № АС-4-15/15570@), но не отменяет необходимости оформления транспортной накладной для иных целей, как документа, подтверждающего наличие договора перевозки груза. Акты и УПД также могут быть оформлены на бумажном носителе или в электронном виде. Ещё в 2015 г. ФНС России предложила формат акта выполненных работ (оказанных услуг) (утв. Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@). Этот формат перевозчик может применять, если он его устраивает, но можно предложить и свой. В последнем случае, как мы отмечали выше, при представлении таких документов в налоговые органы придётся изготавливать их копии, в то время как при применении рекомендованного ФНС России формата электронные акты передаются в инспекцию как есть. Направлять электронные акты клиенту можно по любому электронному каналу, согласованному сторонами, а подписывать любым видом электронных подписей – также по соглашению участников документооборота. Что касается УПД, который также подойдёт бухгалтерии грузополучателя, то тут всё однозначно: применяем только формат, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, направляем только по интернету через оператора ЭДО (Приказ Минфина России от 05.02.2021 № 14н), подписываем усиленной квалифицированной подписью уполномоченного лица перевозчика, а также электронными подписями любого согласованного сторонами вида – от имени лиц, ответственных за оформление факта хозяйственной жизни, со стороны перевозчика и со стороны грузоотправителя (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 2 Формата, утв. Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@).

Оставьте заявку, если возникли вопросы.

Договор транспортной экспедиции

Требования к экспедиторским документам очень жёсткие.

В ст. 2 (п. 2) Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» закреплено, что перечень экспедиторских документов (документов, подтверждающих заключение договора транспортной экспедиции) определяется Правилами транспортно-экспедиционной деятельности. Эти Правила утв. Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554.

К экспедиторским документам отнесены:

• поручение экспедитору;
• экспедиторская расписка;
• складская расписка.

Формы этих документов должны соответствовать Приказу Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23 (п. 7 Правил транспортно-экспедиционной деятельности).

В зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования и иных экспедиторских документов. В частности, функцию поручения экспедитору может выполнять заявка на перевозку (п. 5 ст. 8 Устава автомобильного транспорта).

При этом экспедиторские документы являются неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции.

Качественный документооборот крайне важен для клиента: Минфин России не раз пояснял, что в отсутствие требуемых нормативных актов и верно заполненных экспедиторских документов клиент не сможет учесть расходы по сделке. Состав экспедиторских документов может быть расширен, но не заменён, а отклоняться от утверждённых форм (сокращать состав обязательных реквизитов) нельзя (см., например, письма Минфина от 09.09.2021 № 03-03-06/1/72942, от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2121, № 03-03-06/1/2126, от 05.07.2017 № 03-03-06/1/42369, от 16.01.2018 № 03-03-06/1/1533).

Экспедитор, действующий от имени клиента, обязан представить клиенту оригиналы договоров, заключённых экспедитором с транспортной компанией от имени клиента на основании выданной им доверенности (п. 4 ст. 4 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ).

Формировать экспедиторские документы можно как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 8 Правил транспортно-экспедиционной деятельности).

1. Всё начинается с Заявки на перевозку или Поручения экспедитору. И та, и другая формы определяют перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг по договору. Требования к содержанию заявки установлены Приложением № 5 к Постановлению Правительства № 2200, а форма поручения – Приложением № 1 к Порядку оформления и форм экспедиторских документов, утв. Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23.

Если применяется электронная заявка, то для её подписания используется только усиленная квалифицированная электронная подпись как представителя грузоотправителя, так и представителя перевозчика (п. 8 Правил перевозки, утв. Постановлением № 2200).

Рекомендуемые форматы электронной заявки (поручения) органами власти не утверждались – можно разработать их самостоятельно. Можно использовать и любой согласованный сторонами способ ЭДО.

2. Экспедиторская расписка подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя. Форму документа находим в Приложении № 2 к Порядку оформления экспедиторских документов. Оцифровать её можно самостоятельно. Электронная подпись экспедитора на этом бланке может быть любого вида – простая, усиленная неквалифицированная или квалифицированная – в зависимости от соглашения сторон. Способ передачи такого документа в электронном виде также нужно согласовать.

3. Складская расписка (Приложение № 3 к Порядку оформления экспедиторских документов) подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение, если такая услуга предусмотрена договором. Всё вышесказанное об экспедиторской расписке актуально и для складской расписки.

4. Факт оказания экспедиторских услуг подтверждается актом (УПД, см. письма Минфина России от 22.06.2015 № 03-03-06/1/35869, от 09.06.2015 № 0303-06/1/39517, от 21.09.2015 № 03.03.06/1/53868). Правила формирования и передачи актов и УПД в электронном виде мы рассмотрели выше (см. п. 3 раздела «Договор перевозки грузов» настоящей статьи). Не забывайте, что особенности заполнения счетов-фактур, а, значит, и УПД экспедиторами, действующими по агентской схеме, определены нормами Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Всё для электронного документооборота в сфере перевозок грузов

«Такском» подберёт для организаций-перевозчиков решения для электронного документооборота, благодаря которым вы без проблем сможете обмениваться электронными документами с контрагентами.

Контакт для консультаций:
Илья Конохов, старший менеджер продукта, +7 (495) 739-07-97, доб. 2192.