Электронная подпись для Пенсионного фонда (ПФР)

Как и во всех иных случаях, электронной подписью (ЭП) надо заверять электронные документы перед их отправкой через программы электронного документооборота (ЭДО) в государственные органы или партнёрам и контрагентам. Существующее российское законодательство, а именно, Федеральный закон № 63-ФЗ, приравнивает электронный автограф к росписи от руки.

Чтобы обмениваться, сначала следует подобрать оператора ЭДО и определиться с софтом.

Как правило, лучшие продукты и условия предлагают компании, одновременно специализирующиеся на электронных компьютерных программах для онлайн-бухгалтерии, на софте для интернет-отчётности в контролирующие органы, на сервисах и технике для торговли, на выпуске ЭП. Лучшие из таких организаций вдобавок наделены статусом «Оператор фискальных данных». Это означает, что государство в лице Федеральной налоговой службы доверяет им приём сведений о продажах через интернет и дальнейшую передачу их налоговикам.

После покупается электронная подпись. Чтобы не стать жертвой злоумышленников, рекомендуется оформлять подпись в удостоверяющих центрах (УЦ). Минкомсязи, а также ФСБ, наделили эти организации правом выпускать, обслуживать и отзывать цифровые подписи. Полный реестр отечественных УЦ размещён Минэкономразвитием тут.

Наконец, заполняется и отправляется в фонд «Заявление о подключении к системе ЭДО». Затем заключается «Соглашение об обмене в системе ЭДО» с тем филиалом фонда, что расположен в месте регистрации вашей компании. Детальные сведения и образцы форм – здесь.

Предприятиям и компаниям, где количество работников не превышает 25 человек, разрешается отправлять отчётность в ПФР на бумаге или электронную – как угодно. Когда же в фирме трудятся больше 25 работников, то выбор отсутствует. Электронную подпись применяют для заверения подотчётных сведений и высылают их исключительно в электронном виде.

Дешевизна по сравнению с почтой и курьерами. Благодаря современному софту, траты на физическую офлайн-пересылку корреспонденции, на закупку бумаги, расходы на приобретение, обслуживание и ремонт принтеров, на замену картриджей и тонера – снижаются до 80 %.

Экономия времени на личные визиты в госучреждения или на почту. До почтового отделения или до налоговой инспекции ещё нужно добраться – потратить время на дорогу. Использование же электронного документооборота сберегает до 70 % времени. Одновременно на эти же 70 % увеличивается скорость бизнес-процессов в целом.

Автоматический интеллектуальный анализ ошибок. Таким функционалом обладает весь софт «Такскома», предназначенный для отправки электронной отчётности и для онлайн-обмена иными документами с надзорными органами. Найденная программой ошибка наглядно визуально выделяется, её несложно и недолго исправить.

Уведомления и подтверждения о доставке. Неверно заполненный бумажный бланк отчёта, переданный в госучреждение лично или почтой, может стать причиной штрафа. К примеру, компания очно сдаёт отчёт с ошибками в последний день приёма подотчётных данных. Такой отчёт не примут. Придётся переделать документ и уплатить штраф.

При передаче же сведений через специальную программу, отправитель сразу получает от адресата онлайн-уведомление о том, что отчёт получен, принят или не принят. Также через ЭДО-программы госструктуры могут истребовать дополнительные сведения, а предприниматели – запрашивать у государственных учреждений необходимые им справки и подобное.

Сразу несколько адресатов. «Онлайн-Спринтер» создан для файлообмена не только с Пенсионным фондом, но и с Федеральной налоговой службой, с Фондом социального страхования, с Росстатом и с Центральным банком. Подготавливать электронные отчёты в эти учреждения намного проще из окна одной программы, чем заполнение данных на сайтах разных госорганов.

Задел на перспективу. Органы власти продолжают непрестанно цифровизировать экономику, сами отказываются от бумаги. Всё больше государственных услуг предоставляется через интернет. С каждым днём удлиняется перечь подотчётных сведений, сдавать которые на бумаге уже нельзя.