Сервис электронного документооборота
Такском-Файлер

В Такском-Файлере реализованы шаблоны всех формализованных документов, формат которых утверждён или рекомендован ФНС. К формализованным документам традиционно относятся счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры, УПД, УКД, акты выполненных работ (оказанных услуг), товарные накладные ТОРГ-12.

Для удобства оформления формализованных документов по регулярным (например, ежемесячным) сделкам предусмотрена возможность создания документов посредством копирования ранее отправленных (функция «Создать на основе»).

Для скопированного документа достаточно указать номер и дату составления, остальные реквизиты будут сохранены в полном объёме.

Перед отправкой все документы обязательно проверяются на соответствие утверждённому ФНС формату, подписываются выбранной электронной подписью и отправляются контрагенту.

В случае необходимости документ можно подписать и не одной электронной подписью.

В Такском-Файлере предусмотрена возможность не только создания документов по шаблонам, но и загрузки документов, сформированных во внешней учётной системе.

Для успешной загрузки документов в Такском-Файлер они должны быть подготовлены в утверждённом ФНС формате xml (образцы xml-файлов доступны в документации для разработчиков).

Сама загрузка документов может осуществляться как конкретным пользователем, так и автоматически — с приложением Такском-Ассистент.

Обмен электронными счетами-фактурами возможен только по взаимному согласию сторон. Аналогичная практика применяется и при обмене другими видами электронных документов — как формализованных, так и неформализованных.

В решениях от компании Такском для выражения сторонами обмена взаимного согласия используются специальные сообщения-приглашения: одна из сторон отправляет приглашение, вторая — принимает, тем самым подтверждая согласие на обмен документами, или отклоняет.

Доступ к разделу «Контакты» имеют только сотрудники, которым администратор организации предоставил соответствующие права.

Для компаний, осуществляющих обмен документами с закрытыми группами контрагентов (например, дилерами или агентами), предусмотрена возможность массовой настройки ЭДО партнёра).

Настройте организационную структуру в Такском-Файлер, добавив необходимое количество сотрудников и определив для них права согласования, подписания и перемещения документов согласно должностным обязанностям.

После этого все документы (как исходящие, так и входящие) могут быть направлены по цепочке согласования, включающей уполномоченных на согласование и подписание.

Отправка возможна как вручную, так и по заранее настроенному маршруту. Сохранённая история согласования/подписания позволит в любой момент просмотреть информацию об этапах прохождения документа.

Администратор может централизованно определять права сотрудников, имеющих доступ к Такском-Файлеру. Он может позволить пользователю:

• Согласовывать документы.
• Подписывать документы.
• Передавать документы на подпись или согласование другим сотрудникам.
• Перемещать документы между структурными подразделениями.
• Запрещать доступ по сертификату. Настройка актуальна для организаций, использующих интеграционные решения для работы с электронными документами («1С», SAP и др.). При установке флажка «Запретить доступ по сертификату» доступ сотрудника к Такском-Файлеру будет ограничен. При этом у сотрудника в полном объёме сохранятся права использования его сертификата для подписи электронных документов. Такое решение повысит уровень внутренней безопасности компании: с документами будут работать только сотрудники с соответствующими функционалом и полномочиями.
• Разрешить доступ к списку контрагентов. Это значит, что управлять списком (отправлять, принимать и отзывать приглашения, удалять контрагентов и осуществлять их поиск) смогут только те сотрудники, которые имеют соответствующие права.
• Разрешить изменение реквизитов организации в разделе «Настройки» → «Реквизиты».

При большом объёме ЭДО может потребоваться массовая загрузка документов в Такском-Файлер. Это можно сделать двумя способами.

• Режим ручной загрузки: в Такском-Файлере — загрузить и выделить документы для загрузки. Они отобразятся в разделе «Черновики».
• Режим автоматической загрузки: настройте Такском-Ассистент для загрузки документов в Такском-Файлере. Они отобразятся в разделе «Черновики», к ним могут быть применены все функции Такском-Файлер.
  Важно! Убедитесь, что доступ к Такском-Ассистент предусмотрен условиями вашего тарифного плана.

В Такском-Файлер предлагаются два варианта печатных форм на выбор: «Рекомендованные» и «Расширенные». Ключевое отличие расширенных печатных форм от рекомендованных заключается в отображении в печатных формах информации, указанной в «Информационном поле»*. По умолчанию используются рекомендованные формы. Переключение осуществляется в Такском-Файлере через настройки.

*Форматами формализованных документов предусмотрена возможность передачи дополнительной информации к документам в «Информационном поле». Оно может быть указано как к документу в целом, так и к каждой строке табличной части документа. В результате в печатных формах может отображаться информация, предназначенная, например, для автоматической обработки документа. Наличие такой информации увеличивает время, необходимое для проверки поступившего электронного документа.

Все формализованные документы, а также неформализованные (сформированные в форматах pdf/doc) могут быть распечатаны со штампом оператора. Он содержит подробную информацию о подписях документа. Печатная форма со штампом оператора может использоваться, например, для предоставления по запросу третьих лиц.

Пользователи интеграционных решений могут использовать для получения печатных форм со штампом оператора специальный метод (информация о нём — в документации для разработчиков).

В Такском-Файлере предусмотрена возможность автоматической настройки роуминга: одна сторона отправляет приглашение, указав идентификатор получателя, другая принимает поступившее приглашение, тем самым завершая настройку роуминга. Это исключает обработку заявок на стороне операторов ЭДО и сокращает срок настройки до нескольких минут.

Важное условие для настройки роуминга с использованием приглашений — техническая готовность оператора ЭДО, с которым работает ваш контрагент.

Автоматический роуминг поддерживается всеми основными операторами ЭДО.

• Отправленное приглашение может быть отозвано в одностороннем порядке до момента приёма/отклонения приглашения получающей стороной.
• Поступившие приглашения можно принять или отклонить.
• При отправке приглашения можно указать адрес электронной почты, на который поступит копия приглашения. Для подтверждения приглашения вашему контрагенту достаточно перейти по ссылке в поступившем письме и выбрать сертификат или ввести логин/пароль от личного кабинета Такском-Файлера.
• Дополнительная копия приглашения поступит вашему контрагенту на адрес электронной почты, указанный им при регистрации в качестве участника ЭДО.

Несмотря на то, что такой документ, как счёт на оплату, является неформализованным (а это значит, что для него нет рекомендованного или утвержденного ФНС формата) абоненты компании Такском могут обмениваться счетами на оплату, сформированными в формате xml. Это позволяет настраивать автоматическую обработку документа в учётной системе. При этом сохраняется возможность обмена счетами на оплату и в других форматах, например, xls или pdf.

Важно! Счёт на оплату в формате xml поддерживается в следующих конфигурациях ПП «1С»:

• «Управление производственным предприятием», редакция 1.3
• «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0
• «Управление торговлей», редакция 10.3
• «Управление торговлей», редакция 11
• «Комплексная автоматизация», редакция 2
• «Управление нашей фирмой», редакция 1.6
• «Бухгалтерия государственного учреждения».